浅议档案开发利用的制约因素及对策

【前言】浅议档案开发利用的制约因素及对策由文秘帮小编整理而成，但愿对你的学习工作带来帮助。一、当前制约档案开发利用的主要因素 1、档案部门自身因素􀀁 （1）观念因素 首先重藏轻用的传统档案库思想一直影响着档案部门, 使档案部门从思想到工作都强调了保管, 而档案信息的开发利用一直没有受到足够的重视。其次, “ 保密保险、开放危险” 的心理, 使...

摘要：对档案信息进行开发利用, 为经济建设这个中心提供服务, 是市场经济对我们档案工作者提出的新要求, 也是改变档案工作默默无闻现状, 提高档案工作地位的良方,只有对制约档案信息开发利用的因素进行透彻分析, 采取切实可行的对策, 才能真正做好档案开发利用工作, 提高档案工作水平。

关键词： 档案开发利用 制约因素 对策

中图分类号：G271文献标识码： A

前言

知识经济是以现代科学技术为核心, 建立在知识和信息的生产、传播、使用、消费之上的经济, 它依赖于知识或有效信息的积累和利用。档案信息是国家和社会的重要信息资源之一, 是信息产业的一个方面军, 开发利用好档案信息资源, 在推进经济和社会进步中有着极为重要的地位和不可替代的作用。

一、当前制约档案开发利用的主要因素

1、档案部门自身因素􀀁

（1）观念因素

首先重藏轻用的传统档案库思想一直影响着档案部门, 使档案部门从思想到工作都强调了保管, 而档案信息的开发利用一直没有受到足够的重视。其次, “ 保密保险、开放危险” 的心理, 使档案人员对开放、传递档案信息顾虑重重。第三, 弱竞争意识产生的心理惰性, 使相当部分档案人员怯于竞争, 缺乏社会参与意识, 思想跟不上改革开放的新形势。对社会、用户了解少, 势必会限制档案部门开发提供档案信息的主动性。􀀁

2、业务工作上的因素

（1）档案馆收藏内容尚欠, 档案馆建设中仍然存在着档案的结构不够合理、档案成分的优化程度和某些全宗的完整性不够高以及重量轻质、重藏轻用等的问题。

（2）服务方式单一, 范围狭窄, 现有的传统的服务方式传播的信息有限, 效率低、范围窄, 无法满足社会广泛多方面的利用需求。同时, 档案部门对用户利用档案信息限制过严, 利用手续繁琐, 也人为地阻碍了档案信息的交流。

（3）档案部门传递信息手段落后, 检索工具质量差。档案信息的手工传递方式, 使档案信息从档案部门的传输到用户之间出现一段很大的时间差, 无法满足用户迅速及时的信息需求。检索工具是档案信息开发利用中不可缺少的重要媒介, 但目前不少档案部门仍存在着检索工具设置单一、结构不合理, 检索工具不公开等问题, 使档案信息不能被充分揭示, 检索工具也不能起到交流媒介的作用。

（4）档案工作宣传范围和力度不够, 使社会上仍有不少人未真正了解档案工作, 不知道档案的作用和如何利用档案解决工作、生活中的实际问题。

（5）档案信息的加工程度不高。档案信息的数量、种类虽逐年增多, 但开发能力仍较低, 加工层次较浅, 仍制约档案信息的传递, 不能满足用户的需求。

3、人员素质因素。档案工作者是档案开发利用中不可缺少的、最有活力的、最关键的要素之一。档案工作者要素能否正常地发挥整体功能, 不仅取决于档案工作人员之间关系的协调状况, 同时还取决于档案工作人员的素养结构状况, 即是指档案工作者所具有的文化素质、技能素质及职业道德修养等整体水平状况。

三、档案信息资源开发利用的对策

开发档案信息资源是利用档案提供的拓展和深化。要做到及时、准确、全面地开发档案信息资源, 我认为可以通过以下途径:

1、跟新观念，强化档案意识

开发档案信息资源, 首先要坚持四项基本原则, 端正态度, 树立正确的思想, 以党的方针、政策为指南, 以《档案法》为准绳, 冲破“封闭、保守”的, 走出“神秘、手工化”的误区, 增强意识, 更新观念, 有目的地配合目前国家及形势重点开发有实用价值的档案信息资源。

2 、加强档案基础工作, 扩大档案信息资源

要开发档案信息资源, 必须大力丰富馆藏, 加强对档案的收集、整理、统计、检索等环节的基础工作, 收集完整、齐全的档案信息, 不断增加档案的信息量, 优化馆藏结构, 促进档案信息资源的合理构成, 这是开发利用档案信息资源的前提。档案的基础工作和开发工作, 二者虽各有特点, 但却有着密切的联系, 基础工作为开发工作准备了条件, 开发工作检验和促进基础工作更加完善, 它们之间相互促进、相互制约。只有做好基础工作, 有了内容丰富高质量的馆藏, 才能开发出适应社会经济发展需要的信息资源来。

3、强化档案管理者综合素质

档案信息资源的开发利用是一项知识密集型的工程, 特别是随着计算机和网络技术的发展, 对档案管理工作者的素质和要求也越来越高, 档案管理工作者除熟练掌握档案专业知识外, 还要加强现代化知识的学习, 如计算机知识、网络知识、数据库管理知识及电子文件的管理知识。一方面, 面对各种计算机、网络等技术含量的专业设施, 需要一批具有相关专业知识的技术人员进行日常维护、维修, 从而保障各种专业设施的正常运行; 另一方面, 随着专业技术水平的提高和信息化不断升级、更新, 相应的软件开发人员也是不可缺少的。只有具备一定的适应计算机技术和网络技术发展需要的基本技能, 才能处理好档案信息的数字化和网络化, 做好网络环境下的档案信息资源的开发。

4、实现档案管理现代化

《档案法》规定: “采用先进技术, 实现档案管理现代化” 。所谓档案管理现代化, 就是将计算机、网络、缩微技术等先进技术及设备应用到档案和管理中来。随着社会信息化的不断发展, 要有效地开发、利用档案资源, 充分发挥档案信息的作用, 建议从以下五个方面着手进行: 一要建立和完善档案管理现代化制度; 二要研究制定相应的专业标准, 规范档案管理软件; 三要加强培养档案管理现代化的人才; 四要加大投人, 增加和改善档案现代化管理的设施; 五要建立档案管理信息系统。这样, 就会达到全面开发档案信息, 形成整体效应和规模效应, 使档案信息真正成为信息产业, 为社会提供信息服务。

5、努力提高档案工作人员的开发能力

档案开发能力概括地说就是档案部门和档案人员胜任档案信息开发工作的主观条件, 包括调查研究、掌握社会对档案需求情况的能力、编研能力, 运用各种先进技术设备和手段进行档案信息加工、处理的技能等等, 档案开发能力的高低主要取决于档案工作人员的科学文化和业务素质。人员素质好、开发能力强, 才能从根本上加强档案开发利用的力度。

6、加强信息利用档案法规制度建设

档案信息开发利用是一项政策性、科学性和服务性很强的工作。要正确处理好开放与保密的关系, 按照《档案法》开放档案应遵循的首要原则: “ 开放档案的范围应最大化, 档案保密的范围应该最小化”及“ 开放档案不得损害国家安全和利益, 不得侵犯他人的合法权益” , 要妥善处理基础工作与开发利用、馆藏与开发、开放与保密等关系, 使档案信息开发利用工作走上法治化、规范化的轨道, 以适应信息时代开发利用档案信息资源的新形势。档案信息资源的开发利用是一项系统工程, 我们要在实践中始终坚持求真务实的态度, 积极探索开发档案信息资源的途径, 使档案工作更好地为社会发展服务。

结束语

在档案工作中, 档案的开发和利用是档案工作的重中之重, 因此做好档案的开发和利用, 可以使得档案更精谁, 更富有内涵, 以便更好的为社会服务。