浅析如何提高高校办公室工作效率

摘要：高校办公室作为综合性管理部门处于核心地位，是学校的“窗口”和枢纽，该部门承担着上传下达、参谋、督查、协调和服务等重要职能，其管理水平及工作效率直接关系到学校各项工作的正常运转。本文从制度、环境、人员素质等多角度探讨了影响办公室效率的因素，并提出了具体的积极措施。

关键词：高校管理 办公室工作 效率与质量

随着高等教育事业的迅速发展和高等教育改革的不断深化，学校办公室的任务越来越重，工作越来越复杂，其地位和作用更加突出，故提高办公室工作效率是必须的。提高办公室效率从以下几方面做起：

一、创造舒适的办公环境，营造和谐工作氛围

1、舒适的办公环境：⑴要整洁、宽敞，办公室外来人员较多、容易拥挤的现象，应该合理规划与设计办公区域，营造干净宽松的工作环境。⑵要有良好的自然采光、自然通风及绿色植物，这样才能为室内带来新鲜空气，改善室内环境，将人与自然结合到一起，创造一个舒适健康的办公环境。

2、和谐工作氛围需要一个和谐的团队：⑴微笑服务，是营造和谐工作氛围的前提，团队中的每一个人都应带着微笑工作为他人服务。⑵学会包容与理解，尊重他人并理解任何一个事情存在的道理，能虚心倾听各种声音，站在别人的出发点去了解对方的心境。我们每个人不求个性一致，但求和谐统一。⑶建立和谐办公关系，办公室工作人员要相互配合，积极合作共同完成任务，每个人虽然有分工侧重点，但是很多工作涉及到方方面面，需要大家共同配合。另外，高校办公室的工作人员需要经常与教职员工沟通，故办公室人员要处理好人际关系，不仅是内部关系，还包括与教职员工的关系。建立和谐的办公关系，是保证工作快速、有效、高质量完成的因素。⑷要有积极向上的精神，专业和敬业是首要的，同时这也是和谐团队的共同价值观。和谐的团队，一定是是非分明，荣辱清晰的。办公室内部要努力形成一种“重学问，尚道德”的真正和谐风气。

二、建立健全办公室的管理制度和办法

办公室内部运行要规范科学。首先要明确岗位职责，实行目标管理责任制。对办公室各岗位明确职责范围，每一项工作，每一个环节，每一个细节落实到人，责任到人，做到“人人有责，事事有人管”。其次规范工作程序，对会务、接待、制发文件、档案管理等各项具体工作，要明确基本操作程序和要求，使之忙中有序，忙而不乱，从而提高工作效率。

三、提高办公室人员素质

1、思想素质：⑴有较高的政治素质，办公室工作政治性强，要遵纪守法、作风正派，自觉抵制各种不良风气的侵蚀，工作要得力。⑵爱岗敬业，热爱本职工作，为人谦逊，团结协作，顾全大局。有强烈的工作责任感，工作勤恳、周到细致，并有任劳任怨、勇于奉献的精神。

2、业务素质：⑴善于学习，树立终身学习的理念,勤于思考,善于总结,不断提高自身各方面修养。办公室人员不仅要加强政治理论、业务知识的学习，还应加强法律法规的学习。⑵增强办工室人员的创新与服务意识，创新是推动办公室工作不断前进的动力源泉，要在创新中求发展，在发展中求创新；服务是办公室的宗旨，一定要树立正确的工作观念，高校办公室是为全校师生服务的部门，每个人心中都要有服务意识，把“被动”服务转变为“主动”服务，增强工作的主动性、预见性和计划性, 用创新服务方式，切实提高服务水平与质量。

同时，办公室人员要树立主体意识，不能因为是“干杂活”的部门，就对自己放松要求，办公室在高校中具有“中枢”作用，因此做事情应该严格要求，同时也要严格要求各个配合部门，以达到提高工作效率的目的。⑶加强业务培训，提高办公室人员的工作能力，包括利用各种先进技术手段的能力、分配工作的能力、合理利用时间的能力、沟通的能力等。同时，也要加大工作考核的力度、完善工作业绩激励奖惩机制，用制度约束人、用考核激励人、用培训强化人。

四、利用各种先进技术手段

实现办公现代化是高等教育改革与发展的需要，它直接推进了办公室工作的科学化，也提高了办公室的工作效率，可为学校节省大量人力和物力。配备现代化的办公设备，如电脑、复印机、扫描仪、传真机等硬件设备，条件允许的情况下还可以引进现代化的办公软件。先进的办公条件可以加快信息的传递速度，降低传递成本。另外，办公室人员要自觉树立现代管理意识，通过自身的学习，努力适应现代化的办公手段，推进无纸化办公，最大限度地提高工作效率。

参考文献：

1.宋旭余 市扶贫办主任 市移民局局长;如何提高工作效率[N];咸宁日报;2010年

2.兰丽;室内环境对人员工作效率影响机理与评价研究[D];上海交通大学;2010年

3.谢心灵;团队协同的知识工作效率影响因素及效率评价研究[D];重庆大学;2010年

4.李明;做好高校办公室的协调工作[J];淮南职业技术学院学报;2002年04期

作者简介：曹富勤（1976.11--），女，重庆璧山县人，大学本科学历，目前就职于重庆医药高等专科学校，主要研究方向：高校公务