浅谈合同管理考核体系

摘 要：合同管理工作已经越来越受到各单位的重视，我局每年年终都会针对合同管理工作情况进行考核。笔者就该完善该考核体系提出了自己的一些见解，供大家交流参考。

关键词：合同管理 考核 体系

合同是企业从事经济活动，取得经济效益的桥梁和纽带，同时也是产生纠纷的根源。合同管理工作作为现代企业管理的重要一环，越来越受到重视。建立一套适合我局自身需要又能反映合同管理工作水平的考核体系愈发重要。

一、建立合同管理考核体系的意义

（一）评价单位管理水平

企业业务开展就是合同准备、合同签订、合同履行的全过程，因此，合同管理就成为现代企业管理制度的重要组成部分，是单位领导对企业有效管理的重要着力点和落脚点。对一个单位管理水平高低的评价中，合同管理内容的评价应该是一个重要指标。因此建立一套有效的合同管理考核评价体系对评价一个单位管理水平具有重要的现实意义。

（二）法务机构的考核依据

合同管理机构是从事合同管理的核心部门，它的有效运行对降低企业法律风险，提高运行效率具有重要意义。合同管理考核体系是对该机构及其工作人员，如企业法律顾问、合同管理员等工作业绩考核的依据。

（三）指导工作查缺补漏

评价不是目的，只是手段。有效的合同管理考核体系既能够用于指定合同管理日常工作，又能及时有效的发现合同管理工作中出现的问题，提醒相关部门和人员进行整改，为今后的工作顺利开展提供保障。

二、我局原有合同管理考核体系存在的问题

原有合同管理考核作为年终经济责任制考核的一项内容，在年底组织实施。考核内容涉及台账是否完整；合同是否按规定及时上交等七个方面，每项如未完成扣除2%-10%分数。但随着我局合同管理制度的不断完善，尤其是OA系统和合同履行跟踪制度的建立，原有的合同管理考核体系已经不能完全适应目前合同管理的需求，主要存在以下几方面问题：

（一）考核内容不够全面

原有考核对合同管理除了上述七个方面工作外，对制度建设、OA系统建设、合同用章等方面均未有涉及，不能覆盖合同管理工作的全部内容。

（二）考核指标不够细化

如“合同跟踪是否到位”，这项指标没有客观的评价标准；“合同签订是否存在明显不规范的情况”，这项指标包括合同文本质量、合同是否按合同管理机构审核意见进行修改、是否及时签订书面合同等多项内容，这些指标如不细化，实际考核过程中不易操作。

（三）扣分标准不能够体现各项具体工作的重要程度

原有考核指标除“合同管理工作是否存在由于工作失误造成较大损失的问题”扣5%-10%外，其余各项均扣2%。但各项指标在实际执行过程中重要程度和完成的难易程度等是不同的，应根据具体情况在制定扣分标准时予以区别。

（四）考核组织不够完善

原有考核仅在年终组织一次，时间间隔过长。此外，原有考核仅针对各单位进行考核，没有很好地体现合同管理机构，尤其是合同管理的中心人物——合同管理员的劳动成果。

三、合同管理考核体系建立的建议

（一）完善考核内容

合同管理考核体系可根据合同管理工作内容，从机构制度、资信调查、合同送审、文本质量、履行跟踪、电子系统、档案资料、合同报表、合同用章、特殊加分十个方面组织开展。

具体考核内容如下：

1、合同管理机构、制度是否完善

（1）是否能够结合本单位实际制定合同管理办法。有适合单位自身特点的合同管理办法是进行合同管理的前提条件，否则接下来的工作将无章可循。

（2）当年是否在合同管理制度上出台新制度。鼓励制度创新，结合自身具体问题，提出有针对性的制度对策，对完善企业合同管理制度有重要意义。

（3）是否有合同管理员，以及合同管理员发生变更后能否及时向局合同管理机构通报。合同管理员是合同管理的中心人物，单位必须设立专职或兼职合同管理员，负责合同管理事宜。

（4）是否有文件明确合同管理员职责。只有明确了职责，才能让他们明白该做什么，怎么做，有的放矢的做好管理工作。

（5）合同管理员是否取得企业法律顾问资格。国家设置了企业法律顾问制度，并规定大型国有企业应当设置专门的法律事务机构；中小型国有及国有控股企业可以设置专门的法律事务机构，也可以由某一业务部门同事承担法律事务机构的职责，或者由企业法律顾问来履行期职责；非国有或国有控股企业根据经营管理和企业法律事务工作的需要设置法律事务机构或者配备企业法律顾问。

2、合同资信调查材料是否详实

合同资信调查材料是否详实、可靠，并能及时更新。资信调查是对合同相对人从事经营事务的主体资格、履行能力和履行信用情况的动态调查。它除了能为合同顺利履行提供保障外，还能起到收集企业业务来源信息，并保证信息延续的功能，避免出现业务人员离职或流动导致业务无法接续的问题。

3、合同是否及时送审

（1）合同是否能够及时送审或备案。合同送审和备案是合同日常工作的内容，它能保证单位领导和合同涉及的职能部门了解单位经营情况，并结合各自观点就合同文本提出修改意见。

（2）对合同管理机构实质性审查意见未予采纳的是否予以解释、反馈。对管理机构的意见执行情况要及时反馈，这样才能避免合同审核流于形式，走过场。

（3）因特殊情况并经分管领导同意后未签订合同先进场施工的，能否尽快补签合同。

（4）是否存在未签订合同并未经分管领导同意而进场施工的情形。

4、合同文本质量情况

（1）合同内容是否合法、合理，条款完整，不会产生歧义。本项主要是要督促合同起草人员提升法律知识和合同写作水平，尽可能避免因文本表述不清、不完善引起的合同纠纷。

（2）合同是否均有与对方名称相对应的签字、盖章、签订日期、工期等。细节决定成败，一些很简单的问题如果不注意也有可能导致重大的损失。

5、合同履行跟踪情况

合同管理不能仅就文本和档案进行管理，而应该是以合同为中心，签订前、签订时、签订后三个时间段的立体管理。合同管理机构不能签了合同放到一边，要深入跟踪合同的履行情况。因此我局建立了重点合同的履行跟踪制度，要求各单位每月至少就2个合同进行重点跟踪，深入工地，了解合同履行情况，提醒相关单位或人员注意催收相应款项，并及时参与合同履行过程中纠纷、矛盾的化解工作。这样合同管理工作才能“接地气”，才能真正为企业经营保驾护航。

（1）是否及时上报重点合同履行跟踪情况。

（2）每月重点跟踪的合同是否达到2个或2个以上。

（3）能否及时提醒相关款项的催收。

（4）对履行过程中出现的纠纷能否妥善处理。

（5）是否到工地现场跟踪合同履行情况。

6、合同管理电子系统是否完善

目前，我局合同主要内容的登记、送审等工作均已通过合同管理OA系统进行。该系统的建立对缩短的合同审核时间，提高工作效率都有重要意义。下面两项指标就是针对该系统管理情况评价而设定的。

（1）是否实现全部合同均纳入合同管理电子系统进行管理。

（2）合同管理电子系统中应填内容是否完整。

7、合同档案资料是否齐全

与合同相关的合同文本、资信调查资料、履行资料、变更解除合同资料、纠纷处理资料等是否齐全，并归档管理。合同档案的管理十分重要，因为一旦发生纠纷没有这些材料，诉讼甚至协商就将变成无源之水。这里要提醒的是，档案资料除了包含合同文本外，合同履行过程中产生的结算、对账、说明、会议纪要等函件、文本也应纳入合同档案管理的内容。

8、上报合同报表是否及时、准确

合同管理报表是合同统计工作的重要内容，它能够让合同管理机构和单位领导动态了解单位合同的整体情况。因此完整、规范的填写报表，并及时上报也应列入合同管理的评价体系。

（1）能否上报合同月报表。

（2）能否及时上报纸质半年报、年报。

（3）上报的合同报表填写是否完整、规范。

9、合同用章的管理是否规范

随着各单位经营交往的日益频繁，合同签订数量也逐渐增多，如果均使用单位公章将有诸多不便。因此单位应根据具体情况刻制合同专用章，并建立管理制度，指定专人进行管理。

（1）是否制作合同专用章并指定人员进行管理。

（2）是否出台合同用章管理制度。

10、特殊加分

（1）在制度创新、追讨欠款、挽回损失等方面有突出表现的可适当加分。对理论创新或合同管理中取得直接经济效益进行奖励是十分有必要的。

（2）当年撰写合同管理相关论文获得奖项或在刊物上发表可适当加分。鼓励合同管理人员将心得体会以论文的形式进行交流，借以提升各单位合同管理人员的理论水平和解决实际问题的能力。

（3）能够组织合同管理培训活动或参加合同管理培训活动的可适当加分。普法是合同管理机构和合同管理人员的工作职责之一，在全局营造学法、用法的环境对合同管理机构顺利开展工作是十分有益的。政策法规的不断更新，对合同管理人员的继续教育工作提出了很高的要求。除了合同管理人员自学外，单位也应积极组织参加各类培训交流活动，提升管理人员的各项能力。

（4） 份数和金额加分。结合各单位考核期间内管理的合同份数和金额予以加分。

（二）科学确定指标评分

结合合同管理工作具体情况科学确定各考核内容的分值，并予以动态调整，具体应遵循以下原则：

1、区分主次

根据各指标的重要程度确定具体分值。如合同是否及时送审和备案、合同档案资料是否齐全等关系合同质量及纠纷发生时是否持有相关证据的指标应加大分值。

2、区分难易

有些指标虽然很重要，但各单位已基本完成或比较容易完成，可适当降低分值。如制定合同管理办法、出台制度等。

3、区分工作量

如份数和金额加分，就应按各单位合同管理工作量的大小确定。我局有些单位一个季度可能只有几份合同，有些单位则可能有几百份合同；有些单位一个季度的合同几十万元，有些单位则会达到几千万甚至上亿元，管理难度差别巨大，应区别对待。

4、体现工作重点

评分标准可依据考核周期内合同管理工作重点予以动态调整，如某个时期需要重点督促OA系统的完善，该部分就可加大分值比例；另一时间段，需要重点进行合同履行跟踪，就可调整这部分指标分值。

5、严格惩罚

如施工后补签合同或无书面合同的，应加大扣分分值，并不设扣分上限，对无视合同风险的行为进行严格惩罚。只有严厉的惩罚才能从制度上提高单位及相关人员的法律意识，切实降低经营风险。

6、提供加分依据

有些指标如是否现场跟踪，应要求提供进行跟踪的照片等证明材料。特殊加分的应要求提供加分的具体书面材料等。

（三）优化考核组织

1、考核组成员

由局合同管理机构牵头成立考核组，有条件的可随机抽取部分被考核单位合同管理机构负责人或合同管理员参与考核。最终评分结果由考核组成员得分的算术平均数为准，其中抽取到的被考核单位合同管理机构负责人或合同管理员应回避对本单位的考核。

2、考核周期

可结合实际情况每季度组织评价一次，可采用日常抽查和定期检查相结合的方式组织实施。

3、考核结果反馈

考核结果除了上报领导外还应通报各单位。考核结果应包含各单位最终得分及排名情况、存在的主要不足、下一阶段合同管理工作的重点及可能出现的分数调整事项等。

4、明确奖惩

要各单位明确列出一名合同管理员作为考核对象，依据考核结果对考核对象予以奖惩。同时，考核结果作为局年终对各单位合同管理考核的依据。

四、结语

一个有效的合同管理考核体系，需要在实践中不断检验、不断完善，需要各级领导、合同管理部门、合同管理员的重视、支持和努力才能最终建立。在此，笔者抛砖引玉，希望能对完善我局合同考核体系，提升合同管理水平有所帮助，不对之处还请大家批评指正。