论高校档案理念与档案工作之关系

摘要：由于多种原因。目前档案理念仍然较为淡薄的现象在高校依旧存在，档案理念与档案工作协调发展才是搞好高校档案管理工作的关键。本文对此作一论述。

关键词：档案理念　档案工作　关系

随着我国改革开放的深入和经济的不断发展，档案不断地得到应用。特别是高校随着五年一次评估的深入，“幕后英雄”――档案更是发挥着极其重要的作用。但由于多种原因，目前档案理念仍然较为淡薄的现象在高校依旧存在，档案理念问题已成为制约高校档案工作发展的关键问题。

一、档案理念与档案工作的区别

档案理念，是指人们对档案和档案工作这一客观事物的主观映象，也就是人们对档案的性质和价值的认识，对档案工作的性质、地位和作用的认识。既包括社会上人们对档案和档案工作的认识，也包括档案工作者对档案和档案工作的认识。

档案工作，是指管理档案和提供档案信息为社会实践服务的一项业务系统，是档案室和档案馆对档案信息资源的管理与开发工作，也就是通常所说的档案收集、整理、鉴定、保管、编目、编研、提供利用和统计等项工作。

二、档案理念与档案工作相互影响、相互制约。有着不可分割的密切关系

首先。强化档案理念对档案工作有着巨大的推动作用。有档案理念，才能以档案的眼光去看待、对待文件材料，在工作中注意收集、整理文件材料，起草文件时注意符合档案要求，方便存档立卷等。也就是说，档案理念越强，越有利于档案材料的有效收集，越能使形成的档案材料具备及时、准确、完整的特点，从而最大限度地满足利用者的需求。其次，档案工作又反作用于档案理念。做好档案服务工作，搞好档案各方面事业建设，是增强人们档案理念的关键。如：高校档案，是指高等院校在从事教学、科研及管理活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括学生档案、学籍档案、教学档案等。高校档案工作是高校各项工作中不可缺少的基础环节，也是衡量教学、科研、管理和其他各项工作水平的重要标志之一。做好档案管理工作，对于总结、探索和改革学校教学、科研及管理工作的规律，提高教学质量、科研能力和管理水平，具有十分重要的意义。诚如有些论者所言：“可以毫不夸张地说。一所学校的档案文化就是这所学校整体文化的基石。”因而，要做好高校的档案管理工作就必须加强教职员工和档案管理工作者的档案理念。

三、档案理念与档案工作应协调发展

由于多种原因，目前高校档案理念较为淡薄的现象仍然存在，特别是院(系)二级档案保管单位在档案管理方面还存在着许多问题：第一，一些院(系)领导档案理念薄弱以致没有完整的行文制度，没有档案文件的传阅制度。看完文件后就放到自己手里，不能及时归档，有时随手乱放，造成文件的丢失。第二，档案管理人员基本是兼职，由院(系)办公室人员负责。由于办公室工作头绪多、繁杂，不可能进行系统的管理，而这些人员往往又未受过档案管理工作培训，档案理念又较为薄弱，不够注重档案的及时收集、整理、归档，特别是科研档案和教学档案更是如此。第三，整理不力。在档案分类上，采用实用性存放，没有根据档案的性质进行规范分类整理，而是自己觉得有用就留下来，无用的就丢掉，造成档案材料收集不齐全。第四，不注意档案及时移交，致使某些档案材料缺乏连续性。由于人事的变动，造成档案的缺档现象严重。第五，不注意对档案材料的妥善保存，致使原始的纪录在一段时间之后纸质变黄发脆。字迹模糊无法辨认，变成一堆废纸。特别是五年一次的本科教学评估更需要档案的完整性、规范性。针对这些问题，要想尽快改变现状，笔者认为应从以下几个方面着手：

1　加强宣传力度

档案的宣传介绍是社会公民认识档案的基础，因此高校应增强院(系)教职员工和档案管理人员的档案理念，特别是加强领导对档案管理工作的重视。高校还应组织档案管理人员学习国家有关法令，学习《档案法》、《保密法》，认识到档案工作的重要性，把档案工作纳入日常的工作中。

2　完善制度

改变过去那种没有行政管理制度和传阅制度的状况，完善制度，使档案管理工作有据可查、有法可依，有规范的指导，从而使档案文件及时、完整、有序地归档。

3　加强培训

档案工作者是档案专业人员，也是档案管理的主体。增强档案工作者的档案理念是强化全社会档案理念的核心，也是搞好档案工作的保证。因此，必须对档案工作人员加强培训、以提高素质。

(1)甘于奉献。档案部门特别是院(系)档案管理人员，人员少，任务繁重，工作琐碎，又有很多是兼职，如果不具备奉献精神，是不能搞好档案工作的。所以，一个档案工作者，首先要树立全心全意为人民服务的思想，热爱本职工作。具有奉献精神。

(2)具有高度的责任感、业务能力和计算机能力。文件转化为档案是一个专业性极强，而且程序极为复杂的过程。它直接影响档案工作的质量。每一卷档案的收集、分类、装订、编目、管理都有非常严格的要求，这就要求档案工作者不仅要熟悉案卷的整理流程，还要掌握一定的档案管理和保护技术。过去院(系)档案工作紊乱很大程度上是由于档案管理人员档案理念淡薄，对档案工作不甚了解，不知如何进行收集、整理、分类、归档，对于档案的检索与服务更是不甚了解，因而我们必须对他们进行业务培训。如：《档案学概论》、《科技档案》、《档案管理学》、《保护技术学》、《文书学》等进行系统的培训。随着新型存储介质的不断出现和现代信息技术的更加广泛的应用，许多新型载体的档案出现了，也正如钱学森同志指出的：“现在图书馆、档案馆、情报单位的工作人员应当是信息专家或信息工程师，是信息系统的建设者，也是信息使用的向导者和顾问。”这正是强调了档案管理工作者应加强学习，提升业务水平，成为适应新形势下合适的档案工作者的重要性。

4　利用现代化手段管理档案

早已有论者指出：“随着档案管理现代化的发展，档案管理业务的内容与结构还将发生新的变化。”利用现代化手段管理档案，既是档案工作发展的必然，又是提高档案管理水平和工作效率的一项重要措施，院(系)领导应积极为档案管理工作创造条件，购置先进设备，使档案管理工作的现代化水平和效率提高到一个新层次。

5　搞好档案的开发利用

搞好档案资料的开发利用。使其为学校各项工作的改革发展服务，是档案管理工作的中心任务和最终目的，是档案工作诸环节的出发点和落脚点，决定着档案工作的发展方向，也是衡量档案工作质量的标准。因此，档案管理人员要做好档案的开发利用工作。首先要明确指导思想和要求，其次要认真做好档案的利用开发服务工作，及时、准确、有效地为教学管理和教育改革服务，在服务中体现档案利用工作的价值。

总之，档案理念与档案工作密不可分，在提高强化档案理念的同时，我们应努力改善自身的服务质量和水平，最终实现二者的协调发展，实现“档案为人人，人人重档案”的美好目标，为高校教学工作的规范化管理、科学发展、质量提高提供好服务。