谈目标管理法在档案管理员管理中的应用

[摘要] 档案管理员工作的特殊性决定了针对他们的管理有别于一般人员管理。当下管理者对档案管理员管理工作的不足主要有两个方面，其一是管理者思想上重视不够；其二是缺乏科学的管理方法。档案管理工作目标明确，工作性质较为单一，进行考核目标设置比较容易。此外，外部环境变化对这项工作的影响不会很大，目标设定后无需权变来适应环境的变化。加之档案管理员工作特点，共同决定了管理者在管理实践中应用目标管理法对档案管理员进行管理，是一种很好的选择。

[关键词] 目标管理法； 档案管理员； 管理工作； 应用

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）04- 0083- 01

1 档案管理员的工作特点

档案管理员是指负责组织档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的工作人员。根据档案管理员岗位职责可将其工作特点归纳如下：

系统性规范性：按照《档案管理工作规范条例》，档案管理员负责对各类档案的接收，分类，编目，编制，检索工具进行科学的系统管理。

保密性：档案管理员要树立和加强保密观念，做好文件，资料，档案的保密，保管工作。

原则性：档案主要供应本组织使用，如外单位需要查阅、利用档案资料，须经领导批准同意。

安全性：按照《档案库房管理制度》要求，做好“八防”工作，定期检查旧档案，确保档案材料安全。

创新性：积极做好档案信息资源的开发工作，不断提高工作质量和工作效率。

2 管理者对档案管理员管理工作的不足

当下管理者对档案管理员管理工作不足主要有两方面。① 管理者思想上重视程度不够。具体表现为管理者很少为档案员综合素质的提升提供平台。档案工作的特点决定了管理人员要具有一定的政治素质、专业素质等。组织应当为成员的综合素质的提升创设条件，尤其是政治素质。只有政治素质过硬的员工才能做好保密性和原则性强的档案管理工作。② 管理者在管理实践中没有科学的理论指导。多数管理者针对档案管理员的管理工作仍然按照传统方式进行，但是档案管理员的工作特点决定了这项管理工作具有一定的特殊性，所以应该有一套科学的理论作指导。

3 什么是目标管理法

目标管理法又称为成果管理法，是美国管理大师彼得·德鲁克在其所著的《管理学实践》一书中提出的重要管理思想。目标管理法是以制定和实现目标为中心，由组织的员工共同参与制定具体的、可行的且能客观衡量绩效的目标，在工作中进行自我控制，努力实现工作目标的一种现代管理方法。目标管理法采用行为科学的理论以及人性化的参与方式，由组织高层管理者与下级共同商议组织的目标，并将其具体化，细分到组织的各个部门、层次和成员，将目标与组织的各个部门、层次和成员的责任和成果相联系，组织的高层管理者激励下属去自主地实现目标，高层管理者则注重结果及评价，从而使组织能够有效运行。

目标管理法具有如下特点：

（1） 参与。由组织的员工共同参与制定具体的、可行的且能客观衡量绩效的目标。

（2） 授权。管理人员将权力下放，员工在完成自己工作时，也有一定的自。

（3） 自控。组织的高层管理者激励下属去自主地实现目标。下属在实现目标的过程中以自我管理自我控制为主。

（4） 同评。组织的上级和下级共同对下级的工作成果进行评价。

4 目标管理法在档案管理员管理中的应用

档案管理工作目标明确，工作性质较为单一，进行考核目标设置比较容易。此外，外部环境变化对这项工作的影响不会很大，目标设定后无需权变来适应环境的变化。加之档案管理员工作特点共同决定了，管理者在管理实践中应用目标管理法对档案管理员进行管理，是一种很好的选择。目标管理的参与性特点，让档案管理员可以参与工作目标的制定，可以让管理员更深刻地认识到这项工作的重要性，以及其对保密性和原则性的要求，明确自己的重要职责。目标管理的授权性特点则能进一步激发管理员工作的积极性和主动性。目标管理的自控自管和同评的特点，让管理员在被高度信任的情景下努力工作，同时提升自己综合素质。

这种方法在管理实践中的应用可以分为以下3步：

（1） 目标制定。① 建立目标体系。按照科学的程序制定档案管理员的总目标，并将总目标分解为每个管理员的具体目标。各个目标间应该相互协调，建立完整的目标体系。② 建立严格的目标责任制。把以总目标为核心的目标体系中的各个分目标落实到管理员个人。

（2） 目标实施。① 权限下放和自我控制。在目标实施过程中，管理者对员工要充分授权，使下级拥有完成目标的必要权力。同时，充分信任员工，对于目标实施的具体途径和方法，则应主要由员工自由选择。② 对实施过程的检查与控制。检查一般实行管理员自查报告和上级巡视指导相结合的办法。另外，在对实施过程检查的基础上，还要对目标实施的各项进展情况和存在的问题用文字反映出来，对目标期望值和实际值进行比较，实行目标实施的动态控制。

（3） 目标成果评价。成果评价一般实行自我评价和上级评价相结合，共同协商确认结果。目标成果评价有3个基本指标：“达到程度”、“复杂困难程度”、“努力程度”。