浅析政府采购中的财务管理

【摘要】政府采购制度是我国近年来财政改革的一项重大举措,如何加强政府采购的财务管理、提高政府采购资金的利用效益、规避采购风险和财务风险是摆在我国政府采购部门面前的一项重要课题。本文就我国政府采购财务管理存在的一些薄弱环节,并针对强化政府采购财务管理提出了几点举措建议。

【关键词】政府采购 财务 管理

随着我国政府采购加入WTO《政府采购协议》日期的日益临近,政府采购相关问题也逐渐成为研究的热点。政府采购也称公共采购,是指各级政府及其所属机构为开展日常或提供公共服务活动的需要,在财政的监督下,以法定的方式、方法和程序,购买货物、工程或劳务的行为。政府采购要求政府成立专门的采购机构,统一负责需政府财政拨款的单位的商品和劳务的购买。政府采购制度是我国近年来财政改革的一个重大举措,它可以节省政府财政支出,强化预算的约束力,提高财政支出的效益;防止政府腐败行为的发生;有利于政府对国民经济的运行进行宏观调控;有利于开展企业间的公平竞争及国家支持的重点行业的发展。

一、政府采购财务管理存在的薄弱环节

1、预算编制不够科学

我国的政府预算编制制度是在计划经济体制下加以改良的,存在的问题较多,例如预算编制权力过于分散,财政预算政府制度不够合理,对财政资金的调度和使用监督不力等等。在这种预算编制制度内的政府采购预算编制自然也存在类似或相同的问题,主要有采购预算价格偏离市场;采购技术指标尚须规范;集中采购比例偏低;预算程序欠规范;编制仓促;编制方法不科学;预算收支内容和科目设置难以适应建立公共财政的要求;政府预算会计以收付实现制为基础不利于强化政府受托资任,不能全面反映预算单位资金运动过程及结果,进而不利于对预算执行情况进行分析,对政府进行经济决策帮助不大。由于政府采购预算多集中于专项支出中,在编制预算时较粗略,特别是一些公共的专项开支,经常要到期末才能根据主管部门的方案来确定是否属于政府采购的范畴,在期初的预算中无从确定,给政府采购的预算编制带来极大的不确定性。要完善我国的政府采购制度,必须针对我国预算制度中存在的上述问题,进行必要的改革与发展,从财务管理方面着手提出改进策略。

2、管理体制不够完备

在计划经济体制下,我国政府部门物资获取走的是“等计划―吃财政―包分配”的发展道路,“等、要、靠”思想严重,没有健全的财务管理制度观念。在市场经济浪潮的冲击下,为适应新时期的市场化采购要求,政府开始设立专门的采购部门实施政府采购,然而政府采购仍然受国家预算等因素的影响,这些都影响了政府采购财务管理体制的发展,管理职能不完善,开源节流、业务管理、运用资金、协调分配、制度执行、风险预警等方面均有待加强。许多政府采购的财务部门仅仅发挥了核算的职能,角色过于单一,同时政府采购财务的监督控制体制也相对乏力,这些存在的不足都会影响到我国政府采购效益的实现。

3、合同签订不够规范

合同是政府采购业务实施的重要依据和凭证,也是政府采购财务管理的重要依据。在我国政府采购行为的实施过程中,合同的签订和管理方面还存在着一些疏漏。一是合同内容不完整,尤其是缺少对对方的制约条款,索赔事项不清。二是合同签订的程序过于简单,缺乏必要的监控,有的只是采购部门大包大揽,没有监察、财务等部门的参与,导致许多无计划、超计划的合同无法兑现,给政府采购的财务管理工作带来被动。有的采购部门绕开管理人员,暗箱操作,使国家蒙受经济损失。三是合同文本不规范,有的根本不符合法律要求,容易被不法分子钻空子。政府采购部门如果在采购合同签订上没有认真履行义务,会为政府采购的财务管理埋下隐患,合同风险将最终转化为财务风险,由财务部门消化,因此,政府采购财务管理必须重视采购业务的合同管理问题。

4、供应商选择不够严谨

在我国政府采购管理过程中,采购供应商的供应商选择有一定的随意性。第一,对合格分承包方审查不严,把部分无产品优质证书和产品鉴定评价等资料的生产厂家列入采购对象;第二,被试用承包方比例过大,试用方的资质、资信、质保及相关配套措施没有足够的说服力,照顾性的“人情”采购较多;第三,流通领域的承包方还占有一定的比例,以私营企业居多,他们以供货方便、快捷等优势,在采购部门占有一定的市场,甚至在个别采购部门的采购范围内占据了主要地位。以上几点的供应商选择不严谨行为,都会影响政府采购的效益,为政府采购的财务管理造成潜在风险,政府采购部门和财务管理部门应高度重视。

二、强化政府采购财务管理的措施

1、准确编制预算,提高采购资金的使用效率

政府采购项目对应资金只有预算单位在实际使用的时候由财政直接支付。如果预算资金总额小于实际采购金额,则需要单位补付剩余部分资金,财政预算资金被完全使用。如果预算资金总额大于实际采购金额,则政府采购项目就会产生结余。按照财政规定结余的资金应该收回,如果预算单位需要使用应当重新编制预算。对资金本来就不宽裕的采购部门来说,充分利用剩余资金非常重要。为了提高资金的使用效率,预算单位应当注意以下几点。

(1)预算编制应当切合实际。政府采购资金获取的周期性决定了各采购部门经常处于资金紧张的状况,而政府采购的资金又不能直接拨入采购机构。为了使学校的资金得以充分利用,各单位在编制预算尤其是有关采购项目的预算时,应当精打细算。编制的预算应建立在充分了解市场的基础上,不能为了争资金盲目扩大预算金额,造成不必要的资金积压。

(2)积极实施政府采购。财政预算批复后,才能执行政府采购项目。由于财政批复一般要到3―4月份才能下达,这样就造成了政府采购实际执行时间较晚。各单位的财务部门应当在收到政府采购的批复后,登记台账,并通知采购需求部门认真执行政府采购的项目。对因客观情况变化而确实需要调整的项目,及时向财政部门提出申请。建立相应的内部管理制度,敦促采购需求部门在年内实施与采购相关的行为。

(3)及时结清采购项目,结转剩余资金。政府采购项目结束以后,根据相关项目的台账可以及时了解资金的结余情况,如果有剩余的资金,应当向财政提出申请使用结余资金。根据政府采购的规定,如果预算单位需要使用结余资金应当根据需要重新编制采购预算,否则结余的资金到期将不能再使用。预算单位应当充分利用政府采购政策,保证不因政府采购项目的实施减少实际可使用的资金,真正发挥政府采购在使用效益上的优势。

2、依据采购合同,落实供应商支付采购资金的管理

政府采购部门向供应商支付采购资金,应当严格按照政府采购合同办理。

(1)采购款项的支付依据:《政府采购合同监督管理暂行办法》中第九条规定的几个文件是必须提供的,另外采购中心的内控制度也应建立相应规定。如项目负责人审核制、主要负责人一支笔审批制等,分次付款的,还应由财务部门正确提供已付款情况。

(2)采购款项的支付程序:一个采购项目实施完毕后,首先由采购机关组织有关部门及专业人员进行质量验收,填写“质量验收报告”,接着由采购机关与采购单位填写“验收结算书”及“接受履行报告”,供应商根据上述报告填制由采购中心设计的“政府采购款项支付审批表”一式两联,经采购单位签字盖章后,交采购项目负责人审核,审核无误后交采购中心负责人审批,批准并签字后财务部门方可付款。

3、加强政府采购中的资产管理

实行政府采购制度后,依然存在对原有固定资产包括被更换设备、设施的管理工作,这是最容易被各级财政部门忽视的问题。目前,各地也没有出台相应管理办法。实行政府采购制度后相应地对更换的旧资产进行有效管理,存在以下好处:首先,在部门之间相互调拨旧资产,如车辆、取暖锅炉调拨,可以有效地利用资产,使其不致被闲置浪费。这对于我国大多数地区财政相对困难的情况来说,不失为一种合理利用资产的好做法。其次,对被更换资产进行拍卖处理。作为财政部门就是要尽职尽责,当好政府部门的“管家”,不但要管好用好资金,而且要管好用好资产,并对各部门所用资产的管理情况进行有效的监督。这样就可以相对节约财政资金,缓解财政资金紧缺与需求膨胀的矛盾。最后,可以防止财产的损失。购买新资产后,旧资产如被闲置,极易给有些人以可乘之机,将旧资产以种种手法据为己有,造成财产流失。

4、规范政府采购程序,确保采购项目及时登记入账

政府采购部门的业务保障对象一般规模较大,各部门分工明确,实施政府采购不是某一个部门的事情。为了保证政府采购业务高效、有序地进行,采购部门内部必须指派专人负责,建立一套规范的采购程序。

只有严格按照采购程序办理有关的采购业务,才能确保采购部门的政府采购工作有序地进行,避免由于信息传递不及时影响相关部门的工作,并为财务部门正确组织会计核算、及时了解政府采购情况的动态提供有利的条件。政府采购的一般程序如图1所示。

5、从资金凭证入手,加强政府采购财务控制

采购资金是政府采购财务控制的工具、手段。采购部门总是极力从财务部门拿够钱,好与客户钱货两清或者尽量多备些物资,但财务部门则要满足资金多方面的需求,考虑多方面的因素。因此,财务需要了解采购合同,备有合同复印件,同时也要寻求最经济又切合实际的采购物资数量及金额并控制采购时间,以切合政府采购财务的实际情况。

财务控制最传统而有效的方法就是核查各种凭证。从正确性入手,审查订票、货票、出库单、运费及各种收据等各种凭证,重点审查各个凭证的数额、款项、品类、公司等,辨别其真假,如核查出矛盾,有出入或不一致,则拒付并追究责任;若手续不完备也要待手续完备之后才结算,这样才能保证付款、记录不出问题,凭证关一定要把好,保证政府采购的规范运行。

政府采购是一项涉及面广、政策性强的经济活动,各采购部门内部的财务管理过程不尽相同。只有加强对政府采购的财务管理,才能使相对复杂的过程变得简单、有序,使政府采购真正为采购部门的资金管理服务。

【参考文献】

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