强化区县专门档案管理为服务民生提供保障

区县管理的档案是国家档案资源的重要组成部分，搞好“覆盖人民群众的档案资源体系”和“服务人民群众的档案利用体系”(以下简称两个体系)建设，对于国家档案资源建设和档案事业发展具有基础性和现实性意义。其中必然要涉及专门档案资源管理这个一直困扰着区县档案部门的现实问题，而专门档案又是民生档案资源的基础，只有以此为突破口，才能从根本上探寻民生档案管理和利用的最佳途径。

专门档案与民生档案的关系及重要性

专门档案，是指文书档案以外所有在专门活动中形成的档案，如会计档案、统计档案、诉讼档案、病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等。其特点是：很强的专业性、独立性、动态性、现行性，具有突出的现实使用价值。离开专门档案的支持，专业活动往往无法正常开展。

民生档案属于专门档案范畴。区县民生档案，涉及政府对社会进行公共管理和服务的各个部门，是有关公民生存与发展的档案。主要包括：诉讼公证、监察、税收工商、医药卫生、城市低保医保和社保、土地管理、房屋管理、规划审批、人口普查、婚姻登记、消费权益维护、残疾人权益保护、优抚救助、疾病防控、学籍管理、户籍管理、职称评定、技工等级评定、计划生育管理等内容。其显著特点是很强的动态性、管理和服务对象大多为公民个体。是“人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题”在档案工作中的集中体现。

专门档案管理现状及民生档案管理中的问题

区县民生档案资源体系和服务体系建设，涉及如何准确把握对专门档案实行统一领导、分级管理、条块结合和档案资源共享等问题。

2006年，北京市西城区对全区专门档案资源普查结果表明：近年来，专门档案形成的种类和数量剧增，涉及民生的档案增速尤为迅猛，在普查的378种专门档案中，涉及民生内容的就有210种，占总数的55％。由此看出，各级政府对民生问题给予极大关注，档案部门也正在努力应对出现的新问题，适应形势发展需要。但同时也不能回避，区县在建设覆盖人民群众的档案资源体系中仍存在一些薄弱环节，需要认真研究，对症下药，努力改善。

普查中发现的主要问题有：

1．专门档案管理相互交叉，不顺畅；规范和标准的制定滞后。一方面，各级档案行政管理部门对本级专门档案管理现状缺乏调研，对其形成、种类、数量、保管以及利用等情况缺乏清晰了解。另一方面，国家、省市级专业主管部门，大多对各区县本专业的档案管理情况不明，底数不清。由于对各专业档案的统一干预和控制不够，造成条块交错、相互重叠与分割，出现缺位和空位。

此外，378种专门档案中，制定规范或标准的有232种，没有制定的有146种；而这些规范和标准中，由上级业务主管部门与档案部门联合制发的只有86种，其他或由上级业务主管部门单独制定，或由立档单位、形成科室自行制定。由于尚缺乏统一的管理规范和标准，区县档案部门在工作中不能对专门档案管理进行有效监督、指导和服务．也未能取得立档单位认可。

2．专业档案形成数量剧增，保管空间严重不足。据近三年统计，西城区平均年形成文书档案36084件，专业档案129316卷、1228680件、42355袋、14017盒、778箱。专门档案数量的剧增，表明了区县档案工作呈现出新的发展态势，专门档案占主导地位。但由于档案的归属与流向不确定，销毁期限不明确，市专业、行业档案管理部门尚未形成接收计划，造成档案只有进口，没有出口，存储空间严重不足，尤其是档案数量增幅较大的社保、医保、低保、公证、房管、工商、城管监察等部门。这给基层专门档案的收集、保管、利用带来很大困难，而用房有限，保管条件较差，又存在着不安全隐患。

3．专门档案整理编目缺乏章法，各行其是。由于对一些专门档案没有明确统一的管理规范，只能由立档单位自创方法或依靠区县间相互交流进行管理。此外，专门档案使用的装具也存在各行其是的现象。一些表格、单据材料因整理上无章可循或数量太大，尚未进行整理编目，为利用工作带来不便。

管理民生档案，为开展民生工作服务

1．针对区县各类专门档案管理、特别是民生档案管理中缺位、错位、越位问题，应全面梳理各级档案部门与专业主管部门、综合栏案馆与专门档案馆、监督指导机关与档案形成部门的职责分工，形成覆盖完整、分工明确、制度健全、密切协调、共同管理的民生档案资源体系。

2．区县档案行政管理部门要深入调研，确定本区县重点民生档案及形成单位和形成内容。各级各类档案管理部门，要根据自身管理民生档案的职责范围和工作特点，层层把关，提出管理方案和措施。

3．根据区县各类民生档案形成、保管、利用的情况和特点。创造民生档案管理和服务的新理念、新模式和新方法。

第一，民生档案要收集先行，管理到位，覆盖完整。区县民生档案的收集涉及许多相关部门，要建立档案来源标准，了解来源渠道。不仅在民生档案类别上齐全完整，还要在档案内容、管理对象以及档案载体上齐全完整。为此，区县档案行政管理部门，要加强对分散在各个机关的大量与人民群众切身利益相关的民生档案的监督指导，明确相关部门和单位的档案管理责任，完善民生档案管理的制度。

第二，整合民生档案资源，实现规范化、专业化、信息化、区域化、系统化、集约化。整合档案资源，变分散为集中，实现民生信息资源共享。一是把民生档案作为区县综合档案馆馆藏资源的重要组成部分，将反映民生内容的重要档案，从形成档案的各个部门接收到国家综合档案馆，更加充分发挥综合档案馆的档案服务优势。二是市管专业、行业主管部门对系统专业档案提供有力的监督指导、管理和服务，充分发挥专业、行业部门档案统一管理、专业服务优势。为解决基层民生档案库存紧张问题，一方面，市级各专业上级主管部门应与市档案局联合，尽快制定出民生档案收集、管理、流向和销毁等具体规定办法；另一方面，区县政府财政对民生档案管理应给予一定的政策倾斜和资金支持。

第三，民生档案的服务要从多方面入手，延伸到形成档案的各个部门和每一个公民。区县民生档案的服务对象是公民个体，常常是群众在生活中遇到急、难、险、重等问题时，来找政府机关的档案部门。所以，档案工作人员要主动、热情、想方设法搞好服务。要做好宣传工作，让老百姓懂得民生档案的重要性以及具有哪些民生档案的知情权和利用权，了解个人有关信息情况的存放和利用地点、内容、范围、途径和方法。服务视角要周全，要根据各部门工作性质、特点，主动发挥自身特有的优势，把为广大人民群众的根本利益服务作为档案工作的出发点和落脚点。

区县民生档案与人民生活紧密相连，是专门档案管理和国家档案资源的重要组成部分。某个区县、某个部门的专门档案管理不好，这个区县或部门的民生档案也不会管好，档案部门为民生服务也只能成为一句空话。把专门档案管好了，民生档案也就会管好，才能最大限度地满足辖区百姓最直接和现实的切身利益，为他们提供更加方便、准确、快捷、高效的服务。