项目管理在外贸企业中的运用

外贸企业在改革开放三十年中，为了振兴民族产业，建立与完善我国经济体系，促进国家产业升级，深化改革开放和加强中国的国力以及在世界上的地位，发挥了重要的作用，也为我国的社会主义建设做出了巨大的贡献。中国在加入WTO组织后，面对真正与国际市场接轨，中国外贸企业迎面临了巨大的挑战，特别是现在席转全球的金融危机，让很多外贸企业再次进入“冬季”。金融危机带来了巨大的挑战，同时也是机遇，外贸企业需要不断学习国外先进的企业管理模式，提升自身的管理，加强企业的竞争力，才能把握新的机遇，并得到进一步的发展。

一、项目管理与外贸企业项目化管理

1．项目管理的发展

20世纪90年代以来，项目管理出现了一个前所未有迅猛发展的态势。项目管理应用领域飞速扩大，从原来的建筑、土木工程、航空航天和国防工程的传统领域迅速扩展到了政府部门和整个制造业、IT服务业等，近几年项目管理在企业管理中的运用得到了很大发展。

今天，几乎在所有的工作领域，将工作细化为一个个相对独立的“项目”的趋势越来越明显。企业制胜的关键在于一个又一个项目的成功，项目的选择、评价和项目的管理在西方发达国家应用十分普及，它的理论和方法从根本上决定了企业的经营成败与运作效率。

项目管理就是指把各种系统、方法和人员结合在一起，在规定的时间、预算和质量目标范围内完成项目的各项工作，满足和超过项目利益相关者的需求。现代项目管理包括项目启动、项目计划、项目实施、项目控制以及项目收尾五个过程；其主要内容概括起来包括项目整体管理、项目范围管理、项目进度管理、项目成本管理、项目质量管理、项目人力资源管理、项目风险管理、项目沟通管理以及项目采购与合同管理九大领域。

由于项目管理帮助企业确定衡量成功的标准，找准客户需求的焦点，量化价值与成本的匹配情况，最优化利用资源，进行全面的质量控制，将战略性计划付诸实施，确保产品或服务快速推向市场，满足客户需求，项目管理被用来应对激烈竞争环境的有效解决方案，被越来越多的行业采用。

2．企业项目化管理

我们将企业中一次性的、具有明确目标、预算和进度要求的多任务的活动视为项目，并按项目的专业化技术、方法和工具进行管理，从而比常规方法更好更快地实现目标的管理实践。

按照项目的复杂程度、管理范围将项目分为三个级别，分别是企业级、部门级和小组级。按照项目的性质和创新程度分为保持、改善和创新三类。

一类的项目由于复杂性和创新性强，并具有战略性，由项目委员会进行管理；一类的项目由公司总经理办公室采用TPM改善提案的体系进行管理。这样将重点的、复杂性高的任务进行项目化，集中资源和时间，以避免过多的公司管理活动浪费在文件和会议上。

项目实际就是一个计划要解决的问题，或是一个计划要完成的任务，有开始的起点和结束的终点，可以分解为多个子任务，对于企业来说就是在预定的期限和适当的预算下要完成的目标，是一个涉及到跨部门、跨专业的团队的组织活动。

在企业中实施项目化的管理，对企业管理将起到很好的改善作用。其一，通过项目化活动，不仅针对制造方面，而是对企业技术和管理的全面改进，使技术的进步，管理水平的提升及新产品从R&D到客户手中的速度更快，成本更低；其二，项目化管理，通过与一项工作关系最为密切的人参与并负责该项目，将有利于更好提高员工的责任感；其三，项目化管理突破原有职能业务型组织形式，以创新为导向强调什么可以改变，而不是约束导向强调不能改变什么，培养企业的创新型文化；其四，解决了项目化过程中的“一个人，两个老板”的现象，是将“两个老板”合二为一，将职能经理与项目经理由同一个人担当，并在团队中加入业务专家避免项目经理人在“不得不做决定”的时候缺乏技术支持；其五，形成了强调团队和相互支持的企业文化，改进了问题的处理和沟通，降低了项目的风险。

鼓励使用WBS，CPM，PERT等技术工具，培养基础的项目执行人员；员工在参与项目过程中学会了怎样定义一个清楚的目标和问题，提供充分的数据，解决了以前日常工作中任务的无人负责的现象，改善了企业原来粗放的计划方式，学会了评估时间和成本，使编制出的项目计划具有相当的细节和深度；企业培养了一种风险管理意识，在项目进行前就评估可能对项目产生影响的因素，并开发出应急的计划，改变了以前在项目出现重大变化时的被动的亡羊补牢的工作方式，提高了风险管理的技能和意识。

3．外贸企业的项目化管理

外贸企业项目化管理是从企业高层管理者的角度，以实现外贸企业战略目标为出发点，对外贸企业中的各种国际贸易活动进行项目化的分析，实行项目管理。外贸企业项目化管理是项目管理与企业管理相结合的一种新型管理。在时间序列上，外贸企业项目化管理可以分为四个阶段，构成一个循环：确定企业战略；筛选产生项目；分析项目优先级；进行多项目管理。

在外贸企业项目化管理内容的空间体系上，外贸企业项目化管理可以视为一个由外贸企业项目化管理的哲学理念、机制、组织、流程、项目管理知识体系、项目管理技术、方法和工具以及职能管理和专业管理有机组成的外贸企业项目化管理大厦。

外贸企业项目化管理是一种以外贸企业战略为导向，以外贸企业各种项目管理和职能管理为承载的长期的、与国际接轨的新型企业管理模式。外贸企业项目化管理也是一种组织级的项目管理。

二、项目管理在外贸企业的应用领域

项目管理的应用领域近几年在不断发展与扩大，在外贸企业的应用领域可以是多层面和多方面的。从整个企业来看，企业的战略发展就是一个大的项目，需要有效的项目管理，通过企业全体员工齐心协力来实现外贸企业的发展战略；外贸企业的很多活动也可以运用项目管理的方式进行管理，如外贸企业的国际贸易活动是以订单作为项目的订单项目管理，外贸企业参展相关展览会和博览会的参展项目管理，外贸企业中的招投标项目管理，外贸企业的改制与重组项目管理，外贸企业的投资、合作项目管理，企业生产工艺的改造和厂房扩建等项目管理，满足市场与客户需求的新产品开发与产品升级的项目管理，企业的改革与创新的项目管理，以及外贸企业运作中重要与紧急的重要活动，都可以运用项目管理的方式帮助企业多、快、好、省的实现目标。以下将选择几类外贸企业常见项目进行进一步的分析与说明。

1． 展会项目管理

越来越多的外贸企业更加重视展会，每年会计划参加多个综合性和专业性的各种国际国内的商品展览会、展销会、博览会、贸易洽谈会、商品交易会等，希望通过展会来提高知名度，寻求合作，获取订单，了解市场的需求和潜力，扩大销售量。特别是一些以OEM为主的企业，就更是重视全球各种展会，展会也就成了企业实施“走出去”战略的重要步骤，是其产品进入国际市场的最行之有效的途径之一。

然而，外贸企业如何有效地参加展览会，大量实践证明将参展活动按照一个项目进行管理，将会取得非常好的效果。在确定参展前，对该参展活动进行一个可行性分析有利于选择适合的展会参展（项目概念阶段）；确定参展后进入项目规划阶段，对参展活动进行的规划（包括参展工作计划、市场调研计划、会见客户计划、出国生活计划，以及项目的预算、展会的进度、质量的保证与跟踪、展会项目的风险计划、采购计划、沟通计划等）；在参展项目的实施阶段需要确定正确的方案、组建项目团队、准备展品资料、办理参展手续、运送展品、布展、参与预展会配套的系列活动；展会结束后进入项目收尾阶段，包括撤展、对展会活动进行总结、对展会成果进行有效跟踪等。这样实施会展项目，一定会取得满意的收获。

2． 外贸订单项目的管理

外贸企业订单的实现不仅仅依靠销售、营销部门，还需要通过订单调动企业的各个部门按照职能运作和满足销售订单的要求；也不仅仅是质量、交货量和交付期来满足客户需求。高速的技术发展和频繁的产品更新突出产品的技术变异、规格变异、工艺变异、设备变异和检验变异越来越大，订单项目中一次性的工作内容、工作职责、工作程序和工作标准要求新的管理形式，既订单项目管理。

在外贸企业中通过运用项目管理的方式，使外贸订单从接单到订单的实现进行的高效管理，来成功实现外贸企业订单。这个过程包括寻单、接单、订单评审、订单的确定、制定计划、采购与组织生产、控制质量、跟踪进度、管理变更、控制与核算费用，到验货、运输、交货、交单，直到最后接单、结算、总结，涉及项目的概念阶段、规划阶段、实施阶段、收尾阶段整个项目管理的全过程。在整个项目管理的过程中，要关注项目的范围管理，时间管理，项目费用管理，产品全生命期成本管理，项目人力资源管理，项目质量管理，项目采购管理，项目风险管理以及相关的整体管理。

在订单项目管理中，通过运用项目管理的工具、技术和方法，要重点关注订单合同评审与关键链识别、确定项目范围与工作分解、编制项目日程与资源配置 、估算项目费用和编制预算、设计成本结构与成本控制、建立控制采购与选择合同、制定质量计划和设置检查点 、分析项目风险和应对措施等。

3． 招标与投标项目管理

在国际贸易中，外贸企业作为进口商通过招标方式选择进口商品供应商、作为出口商通过招标选择出口订单的供货商、出口商通过投标参与一些大型采购活动等等都是在很多外贸企业中常见的贸易活动，外贸企业中的这两类项目管理成为招标项目管理与投标项目管理。

外贸企业招标项目管理的基本流程包括：编制招标文件和标底、招标公告、投标资格审查、发放招标文件、接受投标文件和收取投标保证金、开标、组织招标文件答疑、评标、寻标、定标、与中标者签订合同、履行合同。

外贸企业投标项目管理的基本流程包括：购买招标文件、申请资格预审填表、分析招标文件、选择咨询与合作单位、编织投标文件、办理投标担保、递交投标文件、中标、签订合同、获取订单以及履约。

通过系统的项目管理方式来管理招标、投标活动，将有利于高效做好招标工作和成功中标。

4． 新产品研发项目管理

新产品研发是保障企业成功增长的驱动器！从80年代起，世界竞争的环境发生了戏剧性的变化，同时，这种变化的速度随着市场分割、多样化和复杂性的增加而不断地加剧。新产品研发在这个竞争环境中的地位日益凸现，从而成为企业战略计划的最关键的要素！

由于我国出口产品以原材料和初级产品居多，多为低附加值的劳动密集型产品，产品技术含量低，因此很多外贸企业在国际贸易中始终处于国际产业链的低端，经济效益低。政府应鼓励外贸企业加快产业升级与创新，提高“中国制造”的技术含量，加强品牌建设，开发有自主知识产权的高科技含量的出口商品，出口到国际市场。改变“中国制造”的现象，这是很多外贸企业的重要任务与发展方向。

目前，国内众多外贸企业都已清醒地意识到，新产品的研发是其可持续发展的基石。虽然这些企业纷纷设立了自己的研发部门，并且开展了研发工作，但是总体而言，存在诸多问题。权威调查表明，大约70%的研发项目超出了估算的时间进度，大型项目平均超出计划交付时间20%至50%，90%以上的研发项目开发费用超出预算，并且项目越大，超出项目计划的程度越高。如何有效地管理研发项目是企业面临的最大管理问题之一。

新产品研发项目的基本过程包括概念阶段，即研发项目的确立，包括市场调研、确立研发项目与目标的明确；研发项目的规划阶段是制定研发计划，包括可行性研究及相关资源的组织（如组织人力、筹措资金、选择地点、安排进度、奉献的计划于应对等）；研发项目的实施阶段主要是实施与控制，包括确定具体研制方案计划、进行实验室级研制、扩大试验、工业小批量试制、定型鉴定；研发项目收尾阶段包括批量试生产、改进完善、研发成果鉴定总结。

技术与市场是促进研发项目的重要驱动力。外贸企业通常会根据市场需求与企业的发展战略，通过项目评估与筛选，一个或多个项目上马，由于各种原因有些项目可能会退出，因此科学、合理地进行项目的酸则与评估非常重要，保证研发项目的成功。

5．外贸企业其它项目管理

随着项目管理在企业的运用与发展，项目管理在企业的应用领域越来越广泛。除了以上项目管理外，市场营销项目，外贸企业的改制与重组项目，外贸企业的投资、合作项目，外贸企业生产工艺的改造和厂房扩建项目等。

三、如何在外贸企业中运用项目管理

我国著名的科学家钱学森院士早在1985年在《国际贸易系统工程学》学术研讨会上就提出“对外经济贸易工作相当复杂，越是复杂的事情越是需要用现代的方法对待”。“我建议把系统工程理论、观点和方法充分运用到国际贸易领域中来，创造国际贸易工程这门新的学问”。项目管理的核心就是系统工程。

中国外贸企业由于过去相当长一段时间内实现外贸管制政策，再加上过去计划经济的影响，使我国的外贸企业带有浓厚的中国特色与时代特征，随着改革开放的深入，特别是入世后，中国外贸企业所具有的政府职能已经完全不能适应国际激烈竞争的需要，近几年外贸企业纷纷改制和重组，为了适应新的国际经济与贸易环境，必须结合中国特色在外贸企业中推广国际先进的管理模式，提高企业的效率，增强外贸企业的竞争力，这样外贸企业才能在严峻的形势与环境下得以生存并获得进一步的发展，真正与国际接轨。

如何在外贸企业推行项目化的管理呢？

首先，要推广项目管理，必须企业传播项目管理知识，增强全体员工的项目管理意识。可以通过举办企业全体员工的项目管理知识培训，让企业全体员工，从企业的高层到普通员工，对项目管理知识以及项目管理对现代企业的重要性有所了解，对在企业实施项目化管理达成共识，特别是要得到高层管理者的重视与支持。

第二，加强项目管理专业人员队伍建设。企业的持续健康发展与核心竞争力的增强，均有赖于成功的项目管理，而成功的项目管理取决于高水平的项目管理人，即高素质的项目经理。从这个角度上讲，培养高素质的项目管理专业人才，加强项目经理队伍建设，是推广项目管理思想和方法，提高项目管理水平的一项基础性而又十分紧迫的工作。通过内部和外部的专业项目管理培训，培养一批优秀的项目管理人才，包括项目经理、项目高级主管、技术人员、技能部门经理、项目辅助工作人员。以上任何一类人员出现薄弱环节，项目就会处于危险之中。

第三，培养项目团队的能力。对于一个外贸企业来说，仅仅拥有一群能力出众的人员是不够的。为了使项目成功，这群人必须组合为一个高效的具有团队协作精神的团队，共同完成项目任务。团队中，每一个人必须认识到他们是为了一个共同的目标在奋斗努力，为了达到这个目标他们必须团结一致共同奋斗。

第四，在外贸企业中可以先从企业中某一类的活动开始，比如外贸订单项目或者会展项目开始，运用项目管理的模式进行管理，在不断总结和改善的基础上推而广之。同时也逐步建立规范的企业项目管理流程。

第五，创建良好的项目管理环境。随着企业项目管理意识的增强，项目管理人才的培养与团队建设的加强，可以考虑对外贸企业的组织结构进行调整，从传统的职能型组织结构向矩阵型组织结构逐步过渡，成立相应的项目管理部门，负责整个企业的项目管理工作，组织与协调管理企业各类的项目管理，并为企业不断培养项目管理人才，建立规范的项目管理流程。

通过以上活动，增强企业的项目管理意识，提升个人项目管理能力和团队的项目管理能力，规范企业项目管理流程，在外贸企业内部创建良好的项目管理环境，企业的员工一切都围绕项目来工作，外贸企业的项目管理能力将得到大力提升，同时外贸企业的竞争力也将得以提升。

参考文献：

[1]《项目管理知识体系指南》美国项目管理协会.

[2]《成功的项目管理》北京大学出版社.

[3]《突出重围-项目管理实战》 清华大学出版社.

[4]《项目管理能力》世界图书出版社

[5]《国际贸易企业项目化管理》机械工业出版社.