浅谈油气田企业的物资存货管理

前言

存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等。包括各类原材料、在产品、半成品、产成品、商品、周转材料、发出商品、低值易耗品、委托加工物资等。国内几大石油公司的存货库存水平都很高，少则几百亿元，多则上千亿元。其中：外购物资材料占15％左右，年度购入消耗额超过500亿元。本文是作者经过几年实际工作和专项调查后，根据结果撰写，供同仁参考。

1　油气田企业物资存货的重要性

对于一个企业而言，存货的地位十分重要，它是企业实现价值、创造财富的工具；也是企业自身得以生存并持续发展的生命线。油气田企业的存货主要是两方面：油气产品与物资材料。油气产品作为国家战略物资，受国家的计划与规划控制，企业很难有自主运营的可能；而生产经营用的物资材料却不然，从计划到采购，从物流运输到仓储，从消耗到退出，无处不在企业掌控与管理范围内。物资存货的采购成本，影响着油气田企业效益；物资存货的有效供给，关系到油气田企业的稳定生产；物资存货的内、外部结算，涉及到油气田企业的各项经营指标和资金安全。因此，油气田企业物资存货管理领域有着广泛的开拓空间，加强物资存货管理的研究，即有经济效益，又有现实意义。

2　油气田企业物资存货管理存在的问题

油气田企业物资存货的规模，不论从流量上看，还是从存量上看，都是十分巨大的。在管理上提高一个百分点的直接效益，都是十分可观的。相反，损失也是惊人的。因此抓住管理问题进行深入研究，是建立管控措施的先提条件。当前油气田企业物资存货管理存在如下几方面问题：

2.1　物资存货管理方式粗犷

油气田企业物资存货管理仍然延续较为传统的粗犷式管理方法。首先体现在管理模式的多样化上，不同的油气田企业有着不同的存货管理方式。有集中管理的、也有分散管理的；有自行采购的，也有委托采购的；有建立了物资管理机构并全面行使管理职能的，也有全部通过关联交易过程完成物料管理职能的。其次，油气田企业物资存货管理多采用分级管理方式，很少有哪家企业是依照扁平化的管理理念来构建物资存货的管理机制。同一管理职能，在不同的级次中所隶属的管理部门也不尽相同，当然行使管理职能的方式也不会一样。

这种管理现状有其历史的原因，国内不同的油气田企业建于不同的历史年代，受不同的历史事实与传统管理风格影响；也有地域的原因，较为分散的企业建立统一管理模式比地域集中的企业难。无论是什么原因形成，产生的负面影响是显而易见的。首先是数据通用性不好，不同企业取得的数据往往口径多样，无法直接统计应用；其次是难于制定统一政策，或制定了也不好全面实施，自然也无法同标准考核。

2.2　物资存货管理体制不顺

现行企业法规及国有企业管理规章所确立的管理体制，制约着物资存货全面管理的发展。国有企业管理条例中阐述了企业财务部门负责企业资金的管理，而实物管理归其他业务部门负责。企业内不同的部门就同一工作对象的管理目标是不同的，财务部门关注采购资金的供给，资金运行安全，因成本指标而关注采购效能等方面情况；而存货实物管理部门更注重物资供应的稳定性和及时性；企业内其他涉及存货管理的职能部门如计划部门和价格部门等也都有各自的管理目标。国有企业有其自身的管理特点，将众多部门及各自所要达到的众多管理目标都统一到经济效益上来，还是很困难的。也就是说，存货的价值管理与实物管理是相脱节的。单单从财务角度出发，利用有限的财务管理手段去解决各种经济问题和扭转各种社会现象还是很难的。

2.3　企业物资存货管理信息化水平低

油气田企业物资存货管理没有有效的信息系统支持。个别小一些规模的企业甚至还在延续几十年前的手工方式。大型企业由于信息量巨大，不得已建立了管理信息系统，也是各自为政，基本不与相应企业的财务系统对接。很多油气田企业没有在实质上建立物资明细核算，应用数据完全依靠业务部门信息系统内有限的数据支持。近几年来，随着国外ERP系统及管理理念的引入，油气田企业也在逐步推进自身的企业信息一体化建设。从根本上讲，这是解决油气田企业物资存货的价值管理与实物管理相脱节的有效手段，它在企业内各部门之间建立起了一条有力的纽带，将各种管理目标都牵制围绕着以经济效益为中心上来。同时，ERP系统的建设也存在着很难跨越的障碍，各种企业类型，针对自身特点和管理需要，在ERP系统的建设上加载了大量的个性化管理要求。这些个性化要求使得本来以标准化特点著称的管理系统逐步趋向于个别化了。最终导致同一业务在企业内存在不同的业务规范和流程，数据的可比性会经历严峻的考验。比如说：有的分公司属于批发兼零售的商业性质企业，存货会计政策需要移动加权平均法，而生产类分公司相应业务要求采用全月一次加权平均法。不同会计政策，在同一系统里的融合，将考验ERP系统的上线运行。

2.4　信息标准化建设需进一步加强

油气田企业信息标准化建设意义重大，尤其是物资存货的编码建设更为重要，统一的信息编码是存货流人企业的第一张身份证与通行证。从近年来物资领域的管理方面看，个别供应商通过细微修改存货外观等指标以换求获得独立非标准编码，逃避价格方面的监管，同时也为设计单位在工程设计环节指定特定的供应商提供了可能，直接滋生了腐败。

2.5　采购价格偏高问题

物资存货采购环节最根本的问题是采购成本问题。而价格是采购成本偏高的主要原因。采购价格高并非油气田企业所特有的现象，其他国企采购，甚至是政府采购也无法摆脱价格损失。不同的油气田企业在同一时期对于同一商品的采购价格，价格差异也很大，这一现象充分体现出采购过程中的价格水分。长期以来油气田企业一直在招投标管理、电子商务、价格管理等多方面加强建设，但在当今市场经济建设初期，面对供应商多样化的营销策略。从根本上解决市场价格问题，还需要另辟蹊径。

2.6　废旧物资退出的量化控制与考核缺失

废旧物资，从严格意义上讲不是存货范畴。但是油气田企业的废旧物资的前身都是以物资存货的方式存在的，由物资部门管理；从生产领域退出后，很多还是由物资管理部门接管的。修旧利废或处置，基本都纳入了一体化管理范畴。油气田企业每年都会购人大量的存货物资，生产部门与基建部门的保有量在产能规划变化不大的年份之间。变化会很小的。这样，只要每年有一定的物资存货购人量，就会有相应规模的废旧物资产生退出生产经营领域。大规模的废旧处置，效益是十分可观的，而在财务信息的反映上却少以见到。由此

可见，废旧处置效益并未真正纳入主体单位监管范围，造成了资金体外循环，国有资产流失。

3　油气田企业物资存货管理存在问题分析

通常来讲，存货损失是企业的一项痛楚。存货存在的意义是为了避免产生缺货，更好的服务于生产或满足客户需求；同时又不得已为此占用空间与资金，承受运营风险。泊气田企业物资存货管理存在的问题涉及面较多，但各个方面问题都有一个共同的特点，那就是会使企业增加运营成本、产生经营风险和损失，最终导致企业效益下降，国有资产流失。我们一贯认为，产生诸多问题的根本原因是错综复杂的利益和利益关系，这里面包括企业间的利益、部门间的利益、上下级间的利益，自然也包含公私间的利益。企业里不存在永远适宜的管理制度，却存在永远不断的利益联系。物资存货的管理的出发点就是最大程度地影响和限制各利益集团在物资存货生命周期过程中产生的管理损失。总之，物资存货管理的指导思想就是：“存货要管理出效益来”。

各个职能单元，既是物资存货管理的执行者，又是各种管理损失所造就的受益者，因此在体制没有根本改变的前提下，依靠相应部门或单位自身去解决管理问题是很不现实的。解决方法只能是引人第三方的监督机制和管理手段。建立长效机制，确保监督行为落到实处，应该首先保证监督主体的独立地位，不排除引入社会团体参与其中。其次，确保监督到位与效能持久，应考虑将监督主体的利益取得与被监督对象的管理损失相联系或挂钩，同时为物资存货管理的行为设立行之有效的经营管理指标，通过监督机构处心积虑、坚持不断地索取监督利益，来促使被监督单位严格制度以完成各项经营管理指标。只有投入了才有产出，只有付出成本才能获取收益，在监督方面考虑支出必要的监督费用，才能取得预期的监督收益。

4　油气田企业物资存货管理的思路与探讨

物资存货的管理思路，首先要建立在全过程管理思想之上。所谓的全过程包括从采购入门到退出企业的全过程，包含领用后到处置前的非存货身份的过程。这里不能只局限于传统的资金占用和周转问题。就当前情况，应关注以下重点方面。

4.1　加强存量控制，高效利用运营资金。

目前油气田企业在物资存货的存量控制方面没有合适的标准与规范，基本上是靠“人治”方式来控制存货总量。存货存量的多与少和管理单位的利益既不相关、也无增效驱动机制，且现行管理要求也不允许物资管理部门依据市场行情来运营库存商品。有些企业通过指标管理来控制存货数量，方式比较武断，也不科学合理，超储与否产生多大利益和损失也无法量化反映。有偿资金占用方式的采用或许能够解决资金占用问题。

资金是可以带来效益的，使用资金也是有成本的，财务部门可以制定资金使用费用标准来控制存货资金占用行为。存货存量多，占用的资金就多，物资管理部门所需付出的资金占用费用就大，相反则少。在此基础上，还可以制定差额累进费率，即占用得越多，费率越高，从切身利益出发约束存货资金占用行为。另一方面，物资管理部门也可以从资金费率与商品的市价走势方面建立数学模型，计算并在支付资金使用费用还是承受商品价格变动损失中选取采购方案。

4.2　依托ERP项目打造信息平台

依托ERP项目建设所带来的管理革新，打造通用、开放的信息平台。传统方式下，财务数据与业务数据是相脱节的，尽管有盘点制度的约束控制，从财务信息到业务信息还是存在难以逾越的鸿沟。ERP管理模式下，财务方面任何存货变化信息都具有来自物资管理部门的数据支持，从财务角度能够实现最明细的材料核算，从财务信息到业务信息实现了有效跨越，彻底扭转了以往不知道、不清楚、不了解的被动局面，各项存货财务管理手段能够得以实施。另外，财务部门可以依托ERP管理系统对存货实现动态跟踪和监督，从采购、仓储到调拨全过程的物流信息都可以一站式获得。从财务角度很容易、很准确地了解仓储量、供应链、价格变动等重要资料，对进一步制定管理措施和设定经营管理指标，具有重要意义。

在ERP项目建设过程中，应注重会计政策的统一。统一的信息标准是会计信息质量的重要保证，也是财务管理手段得以应用的前提。其次，ERP项目建设过程中应加强各种统计报表的设计与开发，将大量的生产经营数据按照管理要求转换成符合财务管理需要的信息。

4.3　对物资存货的流动进行全过程监督

企业内的物资存货是在既定的管理约束下流动的。仅仅从某个部门管理角度出发，在任何一个环节直接去设定管理措施解决一些管理问题，难度是很大的。职权方面是超越范围的，政策也因管辖权缺乏执行力。但是对相应业务进行监督却是可以做到的。而且现代化办公手段为这一监督职能提供了可能。监督的方式灵活多样，最直接有效的是信息公开。从招投标到合同签订执行，从标的价格到品种数量，从质量规格到产品需求，都可以通过网络向外实时，接受来自于企业或来自于社会的各个方面与各个层次的监督与检验。高透明度的物流信息，使得内幕交易、暗箱操作等行为无处藏身。必定在很大程度上制约了管理漏洞的产生，使得管理行为更加有效与规范，避免管理损失的产生。

4.4　建立采购计划与废旧物资退出相关联的联动机制

油气田企业应建立废旧物资统一处置管理机构和业务规则，推动废旧物资管理机制建立与完善。采购计划的获准应受废旧物资退出执行情况的影响。可以设立考核标准，用废旧物资处置等量兑换或者差量兑换采购计划。此项规则的设立将在物资采购与废旧处置等很多方面产生积极影响，首先是在一定范围内约束采购计划的膨胀，用料单位在某种材料物资的采购使用上历年积累存量越多，其在这方面获取采购许可的难度就越大。其次是督促用料单位积极移交废旧物资统一规范处置，在用料单位移交废旧物资后即可获得一定的采购指标作为奖励激励。第三是“废旧处置兑换采购计划”机制的良性运转可以避免废旧物资的个别处置，防止处置资金体外循环，杜绝小金库的产生。

4.5　加强各项存货运行保障制度建立

目前油气田企业在存货管理上就解决个别管理问题或规范个别业务方面建立了一些制度，但在制度的全面性与配套性方面还需加强。好的运行机制需要一系列制度的维护与保障，还需要定期根据业务走向与利益关系的变化趋向经常性做以调整，保障物资存货在企业内得以良性运转。