关于办公自动化在石油企业日常管理中的应用分析

摘 要：随着计算机信息技术发展，办公自动化已成为石油企业日常管理不可或缺的条件。如何适应办公自动化的必然要求，将现代信息技术手段更好地融进日常管理工作，进一步提高工作效率和管理水平，是石油企业亟待思考的任务。本文主要通过分析石油企业日常管理工作中办公自动化应用情况，为今后办公自动化应用工作提出几点建议。

关键词：石油企业；日常管理；办公自动化

中图分类号：TP317.1

伴随计算机信息技术发展，石油企业办公方式不断变革，自动化办公模式逐渐取代传统手工办公模式，以应对企业内部业务发展渐趋复杂、数据处理难度增大的现实需求。但石油企业在办公自动化应用过程中仍存在一定问题，距全面实现办公自动化仍有一定距离，极大地妨碍了企业整体管理水平和管理质量的提高。完善办公自动化应用，为企业科学、合理决策提供准确、全面、及时的信息至关重要，对企业发展意义深远。

1 推进石油企业日常管理办公自动化的必要性

1.1 办公自动化的内涵

所谓办公自动化就是在办公时，通过采用Internet技术、电子邮件、远程办公系统、数据库等计算机科学技术手段快速实现企业内部的信息资源共享，确保企业工作信息能及时上传下达，高效、高质完成办公工作。通过办公自动化，一方面，可以有效简化办公环节，减轻管理人员的工作量，减少办公开支，提高办公效率；另一方面，可以迅速整合有效资源，帮助企业科学决策，及时改进工作不足，提高企业竞争力。随着科技进步和信息技术成熟，办公自动化程度越来越高，极大便利了人们的工作学习；同时也给现代企业创新管理体制、革新办公模式，充分享受先进技术成果，进一步提升企业管理效率以创造更大社会经济效益，提供了新契机。运用先进技术手段和科学管理，完善办公自动化应用，可以有效改变过去手工办公效率低、延时长、重复劳动、失误率高等弊端，发展集智能化、集成化、多媒体化于一体的高效、高质、高质量现代办公系统。这也是现代企业必行之路。

1.2 办公自动化对石油企业管理的重要性

宏观层次上，办公自动化是石油企业自身发展的应然之策。石油企业是国民经济的支柱产业之一，在社会经济发展中，具有十分重要的地位，它直接关系到汽车等行业的未来发展。因此，改进石油企业管理方式，以使其能创造更多经济价值、确保我国能源安全，是意义非凡之举。然而由于石油企业作为矿藏采掘业具有施工地域广、工作人员复杂等特点，管理难度系数高，传统手工管理往往难以应对实际需求。所以，建立自动办公系统对石油企业日常管理意义重大。特别当前正值国企改革深化时期，加快和完善办公自动化在日常管理工作中的应用是石油企业建立现代企业管理制度、实现科学管理经营的重要手段。

微观层次上，办公自动化是石油企业发自身发展的必然之举。借助办公自动化系统，石油企业首先可以加快信息化建设。在信息爆炸、瞬息万变的当今社会，谁掌握了最新信息，谁就站在了战略制高点上。通过应用办公自动化，石油企业可以充分发挥信息搜集整理的优势，及时而全面把握石油生产、石油市场动态等，在此基础上，科学决策，争夺市场先机。其次，办公自动化能满足石油企业多层次、多方位需求，提高管理效率。作为采掘行业，石油企业经常面临管理场所和施工场所两地分隔的情形，从而加大办公难度。借助办公自动化系统，利用先进通讯设备技术，石油企业管理可以淡化该问题，提高办公效率。比如因为信息整合速度快，领导层能够迅速决策，业务层能够根据上级指示及时处理相关业务。最后，办公自动化是石油企业实现管理创新的技术保证。管理过程实际就是企业信息处理过程，要实现管理创新就要实现信息处理技术创新。办公自动化完美结合了通信网络、计算机和科学管理手段，为管理创新提供技术平台和空间。

2 办公自动化在石油企业日常管理中的应用现状

2.1 已取得成果

毋庸置疑，石油企业在办公自动化方面取得一定成果，尤其随着国企改革深入，管理体制创新要求，大部分石油企业一定程度上实现了办公自动化，以应对时代潮流和工作需求。比如，石油企业内部基本完成计算机普及工作，已具备实施办公自动化的硬件条件；又如，企业内部局域网构建工作有一定成效，并拥有一批技术较好、专业素质较强的办公管理人员。可以说，石油企业已搭建好办公自动化的实施平台。下一步工作是紧跟技术潮流和管理体制改革进程，进一步提高办公自动化水平。

2.2 目前存在的问题

尽管我国大部分石油企业已具备实施自动化办公的实力，但受主客观条件制约，办公自动化程度仍停留在较低层次，尚有很大的改进和提升空间。目前存在的主要问题有以下几个方面：

（1）专业人才缺乏

这不仅是石油企业面临的问题，也是所有行业同样面临的问题。其原因在于我国相关人才短缺，计算机专业中高级人才和专业办公人员稀少。目前，我国虽有一些职业院校开设了办公自动化相关课程，培养了一定数量的办公人才；但总体数量少，难以满足企业需求。在招聘办公文员时，企业不得不降低录用要求，造成新录入员工由于专业知识欠缺，难以达到办公自动化工作要求的标准。

（2）技术条件不成熟

一方面本企业员工技术水平低，一方面没有适用于本企业的软件系统，这两方面严重制约了完全办公自动化的实现。从员工角度讲，作为办公自动化的实行者，石油企业员工自身的办公技术水平直接影响办公自动化的实现。他们只有掌握一定的操作办公自动化软件和设备的基础知识，才能在实际办公过程中真正落实办公自动化工作。从软件角度讲，结合企业具体特点来购买或设计一套适用于本企业的软件系统，有助于企业内部各项工作环节的顺利开展，真正体会办公自动化带来的优势。虽然，当前大部分石油企业已有拥有自己的软件系统的经济实力，但要么系统不完善、漏洞多；要么无法跟上办公自动化的发展，无用武之地。

（3）从业人员业务素质较低、意识不强