论信息共享空间向科研型企业的延伸

摘要：将信息共享空间的研究视角从图书馆延伸到科研型企业中。在归纳总结前人观点的基础上提出了自己对“信息共享空间”的理解。从信息资源整合与构建公共信息财务、科研项目运作、提升科研型企业学习能力等视角阐述了信息共享空间向科研型企业延伸的必要性。分析了科研型企业构建信息共享空间已具备的人员、信息资源与信息技术、组织架构与规则等方面的条件，阐释了信息共享空间的构成，包括基本构成元素与功能区域划分。从技术的复杂程度和资源整合力度论述了四种科研型企业信息共享空间的建设形态。

关键词：信息共享空间；科研型企业；构建方案

中图分类号：F27 文献标志码： A 文章编号：1673-291X（2011）07-0042-03

一、信息共享空间的内涵

目前，学界对信息共享空间尚无统一的定义，国内外的权威学者主要从以下几个角度来理解信息共享空间：

基于信息资源整合视角：以美国北卡罗莱纳州大学信息共享空间主管Donald Beatle先生为代表。他认为，“信息共享空间在两种平行的层次上使用：第一种层次仅仅指一种在线环境，在此环境下用户通过电脑图形界面尽可能获取多种数字服务，或者通过任一联网的工作站上的搜索引擎搜索到多种多样的馆藏或数字资源。它不仅仅能访问图书馆电子目录，还能管理索引、数据库、CD-ROMs、网络等资源，此外，还有电子化的图书、期刊、报纸等。第二种层次指一种新型物理设施，能够在第一种层次中所描述的绿色的数字环境下管理工作空间和提供服务。此时，该空间可以是图书馆的一个部门、一个楼层或者一个独立的物理设施，并加入了图书管理和服务的因素。”[1]

基于共享思想和人文关怀的角度理解：以美国图书馆协会（ALA）前主席Nancy Kranich为代表。Nancy认为，“IC保证信息的开放存取，IC有其自身的组织结构、物理设备以及通信设施，有资源以及社会实践经验，提供共享的信息。IC鼓励人们学习、思考并参与民主对话。简单地说，Kranich认为民主需要IC。”[2]

还有学习导向论：Jim Duncan在其文章中强调了信息共享空间的学习功能。他认为，“信息共享空间是一站式服务中心，一种教学和科研的环境，经设计将成为大学图书馆的核心。IC四周由最全面的大学校园纸质和数字信息围绕，并将学生、老师、技术人员、图书馆员、写作教师、教学设计人员及其他相关人员紧密联系起来。在信息共享空间通过合作式的基础设施支持，可以发挥学术优势。”[3]“基于IC，更多的学习将发生在课堂之外，IC更加强调协作和团队项目”[4]，于是，学习共享空间这个概念也应运而生。

国内学者基于以上三个视角或者深入展开从服务理念或IC构成关系来谈IC的含义，或者综合多个视角提出自己的理解。笔者认为，信息共享空间是一种信息的信息管理和服务模式，因而综合信息服务提供者和信息用户这两个角度来论述信息共享空间较为全面。

二、延伸扩展的必要性

（一）服务内容的深度与广度矛盾

科研型企业是指研发高科技型技术以转化为现实生产力、创造科技密集型产品以供大批量生产和消费的经济实体。其主体员工为科研人员。有相当部分科研型企业是由科研机构或者一些研发部门转化而来。由科研型企业的自身特点和未来发展趋势，我们可以知晓它构建信息共享空间的必要性。

（二）整合信息资源，构建公共信息财务的要求

科研型企业在生产过程中所需信息种类丰富，既有科技学术信息和其他知识性信息要求，又需经营、管理、市场、政策、经济等方面的信息；既需要某一专业领域的专、精、深的信息，又需要综合性的信息；既需要手写、口述的信息，又需要以实物、纸质、胶片、光盘、网络等为载体的信息。企业员工要想完成一个项目，往往需要利用多种渠道、多个信息检索工具来获取以研究型信息为主的多种信息。但时间、地域、成本、知识产权保护等的限制往往给企业用户造成困扰。信息共享空间的建立可以将各种形式的信息资源整合起来，为用户提供一站式的信息服务，让用户在合法条件下尽可能快地获取所需信息，缩短因用户信息能力差异而造成的信息获取差距，减少用户信息获取障碍。

产品生产完成后，在生产过程中所搜集和增加的信息一部分作为档案资料保存起来，一部分转化为员工的隐性知识，一部分则存储在产品中。其中，档案资料只能由档案管理人员和其他特定人员接触；员工的隐性知识则由员工各人持有。因此，科研型企业是无法自由占用这两种资源的，即：这两种资源不公开化。而IC则整合了档案信息资源，让员工不用专门跑到存放档案的地方就能轻松获取。IC给团队合作提供了场所，让员工的隐性知识显性化，以让更多人分享，并形成文字材料进行传播。此外，一些现成公开的程序源代码、法规政策、管理与市场分析等材料也可以拿来共用以提高工作效率、减少浪费，形成可取可用的公共财物。

（三）科研项目运作的需要

一方面，从员工个人角度而言，其工作以参与科研项目为主，因而具有特殊性：工作内容具有创造性和开拓性；工作结果个性化；工作时间具有灵活性；工作方式以团队合作为主。IC面向员工全天24小时开放，既给个人提供了单独的工作空间和时间自由度，又给团队讨论、交流合作提供了特定的场所，适应了员工工作既“合”又“分”的特点。另一方面，随着竞争的加剧，科研型企业需要增强其组织管理的灵活性，因而以科研项目为纽带的扁平化管理应运而生。IC为扁平化管理提供了平等的信息条件，让每个员工很快适应其在项目中的角色，设置了交流的空间使得领导与员工亲近并成为员工创造性活动的导师而非行政命令者。

（四）提升科研型企业学习能力的大势所趋

科研活动具有创造性与不确定性，其周期一般较长。科研型企业要想在激烈的竞争中适应环境变化，加快科技创新，就必然应该增强组织的学习能力。如果将组织也看做一个个体的情况下，即使其内各员工的学习能力强、智商高，那么组织智商也不一定很高。组织的学习能力是指组织针对内外界环境的变化，适应性地调整或改变组织规则和标准操作规程并获取经验的能力。它是组织在谋求发展、科研创新中形成的能力，也是组织生存最重要的能力。组织学习能力主要由“个人学习能力、知识吸收能力、知识传播能力和合作学习能力”[5]构成。

在个人学习能力上，IC一方面设置优越的条件为员工的思维、观察提供丰富的材料，为想象力的发挥提供独立的工作空间，另一方面通过专家、学者和管理人员的耐心知道提升员工的信息素养，从而在员工与内外部世界搭建起了桥梁。

三、科研型企业IC构建的方案

（一）科研型企业构建IC已具备的条件

目前学者大多从图书馆的视角来论述了IC的构建，较为充分。因此，用科研型企业与图书馆作比较，可以明白科研型企业已具备的优势与存在的不足：

人员方面：（1）从信息服务者角度，科研型企业虽然已有从事信息管理工作的人员，但缺乏图书馆管理的技能和思路，需要在构建时加强培训。企业和图书馆都有相应的技术维护人员，只是各自侧重点不同。信息共享空间的构建需要新的技术支持，因此要求技术人员尽快掌握新技能。科研型企业只需来自于个别领域的专家学者来提供服务，而图书馆则需要各学科领域的人才，因而科研型企业占些优势。（2）从信息用户角度，科研型企业用户多为科研人员，而图书馆用户则既有大学生、专家学者，又有一部分社会人员，在用户的知识结构、信息素养上科研企业占优。更为重要的是，由于大学生和社会人员自主创造意识不强，因而IC的“研究型学习、创作空间”等理念容易被架空，那么科研型企业员工用户显然在观念上更与IC的理念贴近――这为IC的构建打下了良好的伏笔。

信息资源与信息技术方面：科研型企业持有信息资源，但不像图书馆那样自由开放使用，并且资源存储较为分散，整合力度不如图书馆。然而，科研型企业信息资源的主要内容具有较强的针对性和实用性，相较于图书馆信息资源的“面面俱到”而言，其搜集、加工、处理和提供使用的工作量都小得多。因而，用科研型企业的信息资源构建IC，可操作型更强。信息技术层面，科研型企业缺乏有利的信息检索软件，原有的信息资源管理软件因为服务目的的不明确而需要完善。

组织架构与规则方面：图书馆在实时IC过程中遇到一些障碍。一方面，由于部分图书馆是某些机构的附属部门，例如，高校图书馆；另一方面，以图书馆为界，其用户为图书馆外部人员。这就造成了困扰：（1）与外部宏观组织理念冲突。例如，国外大学学生以课外学习为主，图书馆在他们学习过程中起主导作用。而中国高校学生则以课堂学习为主，那么图书馆就成为学生学习的辅助场所。这对IC的实施不能不说是一个很大障碍。（2）图书馆难以摸清用户信息习惯与用户信息需求，使得一站式服务目标不明确，易造成广而不深的情况。（3）用户与图书馆的组织上的距离，造成用户在使用图书馆的IC服务时造成困扰或因为不了解和工作、学习习惯的差异而对IC服务的利用不充分。科研型企业将组织与个人需求贯彻在IC的构建过程中，同时使得组织成员在工作过程中不断使用IC服务的同时也为他人提供服务，从而将IC转变成组织不可或缺的一部分。因而，科研型企业灵活多变的组织结构和规则给IC构建提供了方便。

（二）科研型企业信息共享空间的构成元素

1.基本构成元素

基本构成元素是指：信息共享空间所必须具备的硬件、软件环境和支撑体系等前提条件。

硬件条件包括建筑物布局、工具设备和服务设施。建筑物布局既指IC的楼层分布和所在楼层的规划，也指具有某一特定功能的区域的布置（如讨论室的格局）。其中，网线、电线的铺设也属于建筑布局的范畴。工具设备包括：多媒体PC机、笔记本电脑、移动设备、打印机、复印机、扫描仪、照相机、摄像机、投影仪、公共查询和预约机等。服务设施包括咨询服务台、差点饮料专柜、其他休闲设施等。

软件环境包括电脑软件和信息资源：电脑软件分为操作系统和应用软件。对IC，应用软件需要有：办公软件、浏览器、多媒体软件（图像、声音和视频处理软件等）、数据库管理软件（针对用户信息和其他电子信息资源进行操作）等。应用软件的设置主要视科研型企业的工作需要而定。信息资源由纸质信息资源（期刊、报纸、图书、工具书）和电子信息资源（BBS、E-mail、电子期刊、电子报纸、电子书籍、虚拟社区、网络课堂等）组成。纸质信息资源主要由书架展示，而电子信息资源以网页、光盘、数据库等形式存储。

支持体系包括IC的资金运作、人员设置与排班、服务操作规程、服务质量评价体系等。这需要科研型企业依据实际情况的不同而细化。

2.功能区域划分

仅仅用基本构成元素来讨论IC的构成，会比较散乱而不清晰。结合功能模块来考虑则会明确很多。

学习与信息检索区域：供用户通过一个简单的检索界面查询企业内外的科技、经济、法律咨询和收藏的各种形式的专业资料――印刷文献、实物、图片及影像等资料。在这里，员工通过阅读文献进行观察、思考，获取他人的间接性经验并且加深理论修养。检索引擎是综合馆藏目录、网页搜索引擎、数据库中间件等功能的多元引擎。打印机、复印机可以使用户在合法的情况下以低成本获得自己想要的可携带走的资料。

工作创作区：通过办公软件，用户可以将搜集到的资料组织起来进行理论研究创作形成文献，并时不时地通过检索界面查找补充资料；通过多媒体软件和相应设备，用户可以将自己所编写的材料手写稿利用扫描设备形成图片，或将所做过的实验用摄像机记录实验的全过程以供存档或自己分析，从而将隐性知识显性化；通过利用代码编写软件，用户可以设计需要的程序以供特定人群使用和存档。工作创作区使得IC的服务真正融合到员工的日常生活中去。同时也启发我们：日常的工作区域叶可以成为IC延伸的触角。

咨询区：设有全能型的工作人员，他们为员工开设账户，并给账户设置相应权限；指导员工使用IC服务，并给予技术答疑和技术支持；提供科技查新服务；委托解答某一专业领域内的问题。用户对IC的使用由陌生到熟悉再到专业的过程中，咨询区起到了关键作用并在一定程度上影响了IC服务的利用效率和效果。

交流讨论区：该区域具有幻灯片投影设备，供员工向他人展示自己的想法，起到抛砖引玉的作用；具有多媒体设备，可以与外界进行电视会议，也可以用来记录会议过程。交流讨论区强调团队合作、团队学习，促使个人的隐性知识转化为团队的知识，鼓励团队为单位的创作。这给科研项目的运作带来极大方便。

休息休闲区：让员工在学习、工作紧张之余，放松身心，整理思绪。通常由舒适的沙发和其他富有情调的陈设构成，提供茶水点心等，或者员工自主或者有专人服务。

3.科研型企业信息共享空间的建设形态

信息共享空间的建设形态是指其建设的途径、方式以及存在的形式。根据技术的复杂惩处和资源整合力度，IC形态从初级到高级，依次有以下四种：

第一种是科研型企业信息部门与高校图书馆已有的IC合作，将高校图书馆的某些区域用作科研型企业的IC区域。

第二种是科研型企业在原有的图书资料室、阅览室的基础上利用IC理念和技术，增加、删减某些服务项目，重新编排人员，重新布局后形成IC。

第三种是将IC的触角延伸至企业的日常工作间的每一个角落：员工工作办公室可以便成为IC中的“学习与信息检索区”，使员工足不出户，进行信息检索、信息搜集、写作、交流等活动。实验室可以便成为IC的“工作创作区”――既可以及时将获取的数据、材料、图像等信息及时输入IC，也可以供实验室人员及时查询、调用所需的资料。会议室可以变成为IC的交流讨论区，让员工有亲切干的同时能够更充分发挥会议室的作用。这种形态将IC与科研型企业其他部门紧密结合，既有一定的地理上的分布性，又具有管理与服务上的集成性。

第四种是以虚拟社区为主，将IC的各个功能区域利用互联网这个虚拟环境来实现。通过登陆不同的系统模块，用户可以动态地成为某一功能区域的使用者，即实现了之前唐纳德・比格（Donald Beagle）先生提到的信息共享空间的“第二个层次”。它需要强大的技术支撑及强有力的安全保障。

以上四种构建形态中，前三种是以实体空间为纽带的方式，最后一种则是以虚拟空间为纽带的方式；前两种为初级形态，后两种则为高级形态。

经过本文的讨论可知，在科研型企业内部建设信息共享空间是可行的，并且在某些方面比图书馆更具有优势。虽然信息共享空间的理念来源于图书馆，但是信息共享空间的发展和运用可以走出图书馆，与社会联系更紧密。信息共享空间的生命力将是无穷的。

参考文献：

[1]Donald Beagle.Conceptualizing an Information Commons[J].The Journal of Academic Librarianship，1999，(2)：82.

[2]孙瑾.国内外Information Commons的理论研究综述[J].图书馆杂志，2006，(10)：12.

[3]Jim Duncan，Larry Woods.Creating the Information Commons： Connection，Community，Collaboration[EB/OL].http：//www.pace.edu/library/pages/ootul/infocommons/pacelib-creating_the_information_commons.pdf，2009-08-10.

[4]Malcolm B.Brown，Joan K.Lippincott.Learning Spaces： More Than Meets the Eye[J].EDUCAUSE Quarterly，2003，(1)：14.

[5]牛继舜.论组织学习能力的构成要素[J].现代管理科学，2005，(8)：40-41.