浅析企业信息系统主数据及数据元梳理

摘 要：随着近年来企业信息化应用水平的提高，主数据做为企业应用系统的重要数据，在信息系统间的集成、交互、应用中起着关键的作用。本文就主数据在梳理、使用中存在的问题及解决思路提出了自己的观点。

关键词：主数据；数据元；主数据梳理

中图分类号：TP393.092

企业在自身改革发展过程中，利用信息化技术和手段对企业运营以及决策进行支撑，在不同的发展阶段相继建设了不同的信息化应用系统如ERP、MES、OA、财务管理、CRM等。企业在使用这些应用系统的过程中，对系统间数据的交互和共享成为生产经营科学分析、决策的重要手段。而这些随着企业信息化建设的不断推进和深化产生的信息数据资源由于在信息化建设初期阶段缺乏统一规划，导致信息数据的维护和共享存在局域性和不规范性，导致信息孤岛和信息接口纵横交错的现象，为数据的使用和维护增加了难度。为了合理地使用和维护好宝贵的数据资源，就要求对存在于各个不同的应用系统中的具有高业务价值的、可以在企业内跨越各个业务部门被重复使用的数据进行梳理和规范，使其在系统数据交互的过程中，把准确的信息用正确的视图提供给准确的对象。

在企业的各个应用系统中，不同的应用系统承载着不同的业务。每个应用系统除了自己特定的业务数据外，都有一些公共的基础数据，如组织机构、产品信息、客户、供应商等。这些公共的数据信息有由各自应用系统维护，有的来自于不同应用之间相互传递，不管是以那一种形式获得，它们都具有相似的特征，相对变动小，时效性强，在一段时间内保持稳定。这些在企业各应用系统中存在的公共、可用于共享的基础数据，就称之为主数据。

数据元就是用一组属性描述定义、标识、表达和允许值的数据单元。它本身也是数据，是组成数据的最小单元。用数据元可以对其组成的数据进行统一规范及分类。

主数据梳理是对企业内各应用系统的数据进行整理和规范，将公共的基础数据从各应用系统中分离出来，使其成为一个集中的、独立于企业应用系统的核心资源，按照一定的规范、技术和方法对其进行管理，使得主数据在整个企业范围内保持它的一致性、完整性和有效性。

1 主数据及数据元梳理存在的问题

在对企业的ERP、MES、OA、财务管理系统等各个应用系统进行主数据及数据元梳理的过程中，通常会发现存在以下几个方面的问题：

1.1 各应用系统中的主数据，其分类和编码也根据不同的需求偏好来设计，没有统一的标准。往往存在一物多码、一码多物、数据冗余或者不完整等情况，使得系统间的共享、交互和同步变得十分复杂。

1.2 主数据不断在不同的系统间被重复录入和维护，造成高昂的管理成本和运营成本。

1.3 缺乏有效管理机制来持续管理和监控关键数据质量，造成数据的可信度缺失，引起数据及报表的不真实性和紊乱。

1.4 主数据没有实现集中管理，各业务系统之间主数据相互交叉、引用关系紊乱，给系统集成带增加了难度，导致居高不下的IT成本。

1.5 各业务系统之间主数据共享通过两两系统之间进行接口进行，同样的主数据同步给不同的系统，不得不进行大量的重复性开发工作，极大的增加开发成本和运维负担。而且如同蜘蛛网状的接口建设将易于出错和难以管理。

1.6 庞杂的接口所涉及的数据交换行为没有统一的规范以及技术保障，管理和监控都非常困难，存在大量难以控制、可能被攻击的漏洞，不能有效满足信息安全和信息保障的要求。

2 解决思路

2.1 制定统一的主数据编码标准

制定企业统一的主数据编码标准。对从各应用系统梳理出来的主数据按其所具有分类编码意义进行数据分类、分级，制定编码规则、制定数据编码结构和进行代码定义。这样，按制定的规范逐一对主数据进行编码，有效地解决了编码不统一的问题，确保信息编码适用于不同的应用系统，提高应用系统之间信息共享、交换的效率和质量。

主数据编码标准规范体系要体现科学化、标准化、规范化、合理化，并满足以下原则：

实用性：对于基础性标准必须严格采用国家标准和行业标准；对于在企业内部应用的可参照现有的国家标准或者行业标准，制定符合企业实际需求的标准。

唯一性：在分类编码标准中，每一个编码对象仅应有一个代码，一个代码只唯一表示一个编码对象。

简明性：编码结构应尽量简单，长度应尽量简短，这样可以减少计算的时间和空间开销，也可降低基础编码的差错率和复杂程度。

可扩展性：在标准中应留有适当的余量，使标准有良好的延展性，以便适应不断扩充的需要。

2.2 制定统一的数据元标准

通过梳理分散在各应用系统中的主数据，分析主数据的公共属性与特殊属性，并对数据元进行准确而且无歧异的定义。这样才能保证设计出来的主数据模型的准确性、有效性，对企业主数据库的建设的指导才有意义。

2.3 集中统一管理主数据编码数据库

通过建设主数据管理平台来实现对主数据进行集中统一的规范管理，为各业务系统提供准确、标准、权威的可供使用的主数据。平台具有主数据的申请、审核、录入、修改、查询等功能。

在平台启用，对数据的处理应注意以下三个方面：

（1）对历史冗余数据的处理

在进行各应用系统间的主数据梳理时，将冗余的数据整理出来，在相应的应用系统中对这类数据进行调整合并。之后，才能将其合并后的主数据导入启用的主数据平台，以保证主数据的唯一性。

（2）历史数据的处理

历史数据的清理是一个工作量十分大的工作，一定要下大力度一次性完成历史数据的标准化和一致性。在清理完成后，建立标准数据与历史数据的对照关系。

（3）新数据的处理

设立数据断点，系统产生的新主数据 严格中遵循标准，必须在主数据管理系统进行维护，不允许在业务系统产生。。

2.4 建立集中统一的企业主数据编码规范和管理维护流程，实现主数据编码整个生命周期的全过程管理；

规范主数据的维护原则、维护范围、维护规则、维护内容。通过主数据维护申请、审核、的机制，明确主数据维护和审批的相关责任部门和责任人，以制度化的形式来推进和约束相关责任对象的行为，保证数据的及时性和有效性，杜绝由于数据维护不及时而影响正常业务开展的情况出现。

2.5 制定统一的数据交换接口技术标准

通过制定企业内部应用系统之间、以及内部系统与外部系统之间信息交互的服务规约，包括创建服务接口标准、定义数据传输格式以及制定服务治理参考模型等，对企业各应用系统之间数据交互的服务进行统一管理和规范，使各应用系统之间更加有效达到数据集成、数据同步、消除信息孤岛、提高信息安全保障、减轻人工操作工作强度和减少错误的目标。

3 小结

通过对企业信息系统主数据及数据元梳理，制定符合企业信息系统主数据管理要求的标准规范，才能为企业提供集成、全面、准确和及时的主数据服务和信息化基础工作的支持。实现各独立应用系统的全面高效安全的数据和信息集成共享，实现真正意义上的数出一门。

参考文献：

[1]雷万云.信息化与信息管理实践之道[M].清华大学出版社，2012，1.

[2]詹必胜，王宏宾，韩冰.中山大学学报，2009，S1.

[3]王丙义.信息分类与编码[M].国防工业出版社，2003，7.

作者单位：广西中烟工业有限责任公司，南宁 530001