聘用制下高校人事档案管理存在的主要问题及对策

聘用制下高校人事档案管理存在的主要问题及对策

山东工商学院

【摘 要】目前部分高校人事档案管理工作存在管理体制不规范、档案管理意识淡薄和归档材料质量不高等问题，造成档案管理信息化的开发与利用不足。笔者认为应从思想上确立高校人事档案管理工作的地位、确保档案内容的真实性、实现信息化管理档案、建设高素质档案管理人才队伍等方面努力，使高校人事档案管理工作走上现代化、规范化的道路。

【关键词】聘用制 档案管理 问题 对策

【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810（2015）13-0033-02

高校聘用制是学校与教师在平等自愿、相互选择的基础上，以聘用合同的形式把任职资格、岗位职责与任职期限等环节同双方的责任、权利和义务组合而成的教师管理与任用制度。高校聘用制的核心内涵是：高校在教师管理中引入竞争激励机制，建立教师能进能出、能上能下、择优聘任、以岗定薪的用人机制。

高校人事档案为教师的聘用、培养、晋升提供可靠的遵循依据，关系到高校人事工作及每位教职工的切身利益。随着高校聘用制改革的深入，对人事档案管理工作也提出了更高、更严峻的挑战。聘用制下的高校人事档案工作如何提高自身发展，更好地为人事部门及每位教职工做好后勤保障服务，是每位高校档案管理工作者都应思考的问题。

一 聘用制下高校人事档案管理存在的主要问题

人事档案具有真实性、原始性和其他任何材料不可取代的依据与凭证作用，它记载着教职工的综合信息。然而，目前大部分高校人事档案管理工作存在着管理体制不规范、档案管理意识淡薄与归档材料质量不高等问题，这在某种程度上造成了档案管理信息化的开发与利用不足。

1.管理体制不规范，档案管理意识淡薄

第一，领导重视不够。聘用制下对高校人事档案管理的重要性认识不足。“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”是时下人们对人事档案的形象描述。一方面，部分高校领导对人事档案的重要性只停留在表面上，对人事档案的具体工作未落实到行动上，片面地认为聘用制只需要做好基本的个人信息统计，收集起来的人事档案没有认真审核，整理材料时也不仔细核对细节信息，依旧坚持传统的管人管档的观念，没把思想调整到用人用档的新思路上来。这种错误观念势必会重创聘用制高校教师的工作积极性、激发各种人事矛盾，并最终影响到高校各项工作的顺利开展。

第二，职工归档意识不强。教职工自身对人事档案也存在不重视和管理意识淡薄的问题。高校人事档案的封闭式管理，给人一种很神秘的感觉，造成教职工对档案的作用意识差。有些教职工对自己的档案不了解，也不关心。例如，有的教师毕业多年后都没有将其在职教育时的成绩表和毕业证复印件交到档案室备案;甚至有人将档案放在家中多年，已不知将档案丢至何处。这不仅违反了档案管理的规定，降低了档案的严肃性，也不能及时更新个人信息，给人事档案管理与统计工作增设了障碍。

2.归档材料质量不高

第一，档案管理人员专业素质不高。档案工作是一门专业性很强的工作，涉及各个学科领域，管理技术复杂。随着高校聘用制改革的深入，现行的高校档案实体分类已经无法包含新内容，故此，其对档案管理人员的要求也越来越高。目前很多高校领导认为人事档案工作是高校行政工作中无关紧要的常规工作，只要有人在岗保管即可，不需要花费太多人力、物力和财力，致使很多档案管理工作人员都是“半路出家”，一部分是过去的机关行政人员，一部分是教学、图书馆或部队转业人员。他们都是在上一代档案管理员那里学习后出师，没经过系统性的专业档案学习，其工作中往往会出现材料收集、留存等专业工作处理不准确等问题，导致了人事档案材料收集质量不高。

第二，档案收集内容单一。高校人事档案根据《干部档案工作条例》的要求收取履历表、自传、鉴定与考核等九大类材料，造成档案内容千人一面，缺乏具有个人亮点的依据材料。诸如年度考核表等年年都相似的材料，而科研学术成果、综合能力与专业素养等动态档案材料未列入收集范围内，导致组织在考察干部时，不能从人事档案中找到客观的、具有个人特色的档案材料。这与现行的聘用制对人才的引

进、考核、评级，以及师资队伍建设的要求不相符。

第三，归档信息存在“水分”。由于人事档案管理严格，在调档和转档时手续繁杂。随着聘任制的执行，高校人才流动也愈发频繁。为了留住人才或争议纠纷，高校常常扣留人事档案。而教职工为了自由流动，往往选择放弃档案，去寻找更适合自己的单位。在新的单位，为了满足相关要求又重新建立个人档案，这些“新鲜出炉”的档案，缺乏原始的职称评审材料和必要的监督，存在的“水分”较多，人事部门在工龄计算、退休时间核实、工资薪级晋升与人才考察等方面存在诸多难题。更有甚者为了符合相关人才条件而弄虚作假，造成了“死档”、“弃档”、“人档脱节”、“克隆档案”、“人质档案”等现象，给现行的人事档案管理工作带来了严峻的考验。

3.档案管理信息化的开发和利用不足

目前，大部分高校人事档案的管理依旧沿用传统的手工操作模式，信息化技术运用较少。传统的档案管理主要依靠人工来完成档案的收集与归类工作。一方面人工书写和整理既费时费力又容易出错，另一方面人工查找资料具有查阅困难、进程缓慢等弊端，严重影响了档案管理的质量和效率。由于缺乏相应的应用系统和操作人员，计算机的主要作用只是简单的信息录入和文字处理以及信息检索功能，未曾真正利用这些设备建立个人电子档，并未真正实现档案管理的信息化与数字化，降低了档案质量与工作效率。

二 聘用制下高校人事档案管理工作的对策

高校人事档案管理工作目的在于通过对人事信息的良好管理，盘活人才资源，构建合理的人才队伍，为高校选贤任能，从而提升高校的教学与科研水平。人事档案的合理利用能够有效地防止和避免不讲德才条件、只凭主观臆断和个人喜好选拔人才和聘用干部的情况。应从以下四个方面使高校人事档案管理工作现代化、规范化：

1.确立聘用制下高校人事档案管理工作的重要地位

首先，加强校内对档案管理重要性的宣传力度，通过举办相关讲座、交流会等活动进行宣传，还可以充分利用高校特有的媒体如校园报纸、网页及广播等形式扩大宣传，以增强全体教职工的档案意识。其次，建立健全各项规章和奖惩制度。高校应在《档案法》的基础上，制定相关细则，明确人事档案工作的职责范围，成立由学校领导牵头的工作小组，将人事档案工作常态化，进而将相关工作要求落到实处。最后，将人事档案管理工作纳入主管领导和相关工作人员的考核内容，明确奖惩制度，提高其工作积极性，切实做好人事档案管理工作。

2.维护人事档案的权威性，确保其内容的真实性

人事档案全面地、历史地记录着一个人的学习和工作经历，为其人事关系转移提供“凭证”。档案内容所反映的信息与个人升学、工资计算与职务晋升等有密切联系，同时间接反映出教职工的工作态度。因此，防止个人档案材料的不全和造假对维护人事档案的严肃性和权威性极其重要。档案管理的收集工作是整个流程中的重要步骤。首先，必须严格遵守档案管理工作的流程，只有正规组织渠道收集的材料才可归档;其次，要充分发挥人事档案管理的监督作用，认真核查比对准备接收的新材料，若发现缺少材料应请当事人限期及时补交;最后，重视人事档案材料的日常审核工作，严格把关人事档案三龄二历（年龄、工龄、党龄;学历、工作经历），遇到有问题的档案应及时复核、纠正并备案。

3.实现信息化管理，积极开发利用人事档案

高校是传道授业、知识传递的重要平台，所以在先进知识与科技领域，应该有开拓创新的精神。高校应在人事档案信息化管理方面起示范作用。首先，在保证人事信息安全、限定查询关系权限的基础上，授权查阅档案。通过人事档案的授权查阅管理，解决人才流动中人事档案难以利用的问题;其次，在解决档案授权查阅的基础上，充分利用高校优势，开发操作简易、安全高效的网络管理平台，建立人事档案的信息体系，促进高校人事档案管理的数字化，实现人才信息的交流与共享。这样不仅可以提高管理人员的工作效率，也有利于信息的查找与统计，同时避免了转递过程中纸质档案的损坏，加强了对教职工档案材料的信息管理，更有利于人才的流动。

4.建设高素质的档案管理人才队伍

高校人事档案的正规化、简单化与信息化管理需要一支高素质的人才队伍。首先，针对我国高校普遍缺乏档案管理专业人才的情况，在每年人才的引进计划中，应当酌情考虑引进新型档案管理专业人才以充实人事档案管理队伍。其次，在引进专业人才的同时，重视对现有档案管理人员的培训，通过邀请专家授课、组织专业学术讲座与安排视频教学等方式进行再教育学习，以提高人事档案管理人员水平。培训内容应偏重应用，如《EXCEL在高校人力资源管理中的应用》，从实际需要出发、学以致用，最大限度地提高工作效率。最后，稳定档案人员的岗位。人事档案工作具有较强的连续性，档案管理人员长期积累的经验对工作效率及其流程有较大影响。因此，要积极关注人事档案人员的思想动态，及时发现并帮助他们解决工作与生活中的问题，增强其归属感，调动其工作积极性，发挥其潜力，努力维护档案队伍的团结与稳定。

三 结束语

高校聘用制的实施打破了教师职务的终身制，能够有效促进教师的合理流动，消除教师论资排辈的陈旧观念，调动广大教师的工作积极性，提高高校的办学效益。在聘用制的新形势下，高校人事档案管理工作既有机遇也面临着挑战，需要档案工作人员不断解放思想、调整思路与工作方法，尽快形成具有创新性的先进人事档案管理模式与制度，为高校的改革和全面发展做好充分准备，以更好地为教师、为社会提供便捷与优质的服务。

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