“互联网+”时代,对推进档案信息电子化的思考

在企业科学发展，安全发展的进程中，档案在记录企业发展历史、传承企业优秀文化，解决历史遗留问题中，有独特的价值和作用。由此可见，档案工作已越来越深入地渗透到企业发展方方面面，是企业基础性、服务性的工作，所以可以说档案既是企业发展演变的历史见证，也是各项工作发展的重要凭证和依据，还是企业共有的财富。重视档案工作中形成、积累、归档等基础性工作，想方设法提高借阅、利用的科学性和便捷性，使其在企业生产经营与管理中发挥更大作用，不仅是档案工作者，也是企业整体发展中必须重视且破解的难题。

近年来，随着我国经济结构的调整和科技的发展，信息化建设出现了迅猛发展的良好势头。“互联网+”很快成了人们热议的话题，很多行业、很多能人都在琢磨那个“+”号后面的内容。所谓“互联网+”是指“互联网+各个传统行业”。大力发展“互联网+”，是满足工作需求的一种方式，也是新常态下企业经济转型升级的一个重要方向。各行各业，各个岗位纷纷试水，档案工作者在信息化建设中同样看中了互联网这个大平台。因为企业在生产、经营、科研、管理等各项活动中形成的大量档案信息资源，真实记录了企业Q生、发展的历史过程。这些档案资料对于企业发展具有十分重要意义。那么，能不能把传统的属于文书工作的档案管理纳入信息时代“互联网+档案”，破解这个难题，我认为需要从以下三方面思考。

1 “互联网+”时代，必须树立档案信息电子化理念

1、什么是档案信息电子化。

所谓档案信息电子化，就是以纸质或机读形式的馆藏档案资料为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。

2、档案信息电子化是现代企业发展催生的产物

现代企业办公自动化、无纸化的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，才能为企业提供更为完善便捷的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

2 “互联网+”时代，必须充分认识档案信息电子化必要性

1、档案信息电子化可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前大多数企业档案室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2、档案信息电子化可缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息查询工作模式是：选题―选材―查询―记录，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地搜寻利用有效信息。

3、档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息给档案工作者造成大量重复劳动，浪费了企业大量人力物力。

4、档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

5、档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。在企业发展中，档案工作的网络化、科学化可以发挥超前决策参谋的作用。

3 “互联网+”时代，必须在档案信息电子化的进程中有新作为

1、要“敢”。“敢”就是勇敢、果敢，敢为人先，敢于尝试，有点开拓精神，富于进取创新。要勇于克服档案人因循守旧、固步自封的思维和习惯，尤其要摒弃“互联网+”与档案无关的观念，事实上，互联网时代一切都与网络息息相关。我们要积极接受新事物，努力适应新情况，切实形成新思维，把“互联网+档案”当作档案工作“新常态”的重要内容，要有当回“创客”过把瘾的思想，围绕“互联网+档案”，去思考、去筹划、去实践。如果我们“搭”不上“互联网”这个平台，那就要错过一次信息时代自身发展的绝佳机遇。

2、要“能”。“能”就是能做、能成，有能力，有东西。“能”强调更多的是“资质”。这个“资质”，一是能搭上。“互联网+”决不是一点门槛没有、谁想搭就能搭的，就拿档案来说，没有数字化的档案是不可能搭上“互联网+”这个平台的，何况档案还需要鉴定、解密。单就档案信息化建设来说，距离“互联网+”的差距就相当大。二是得存“货”多。“互联网+”其实就是信息大平台，如果没有海量的信息，怎么让网民去搜索浏览呢？所以，要想实现“互联网+档案”的目标，前提是必须要有丰富的档案资源，能够源源不断地输送，做到“源头”有“活水”。可见，加强档案资源建设多么重要。三是要根据企业特点，搞好指导、咨询和培训，并为企业制定档案信息电子化相关业务规范和技术标准，循序渐进，引向规范。

3、要“会”。“会”就是有手段、讲方法，“会”的中心是搞好服务。别以为“互联网+”是神龙见首不见尾，大家谁也看不见谁就可以不讲究服务质量，甚至搞点歪门邪道。事实上，在这里更讲究服务至上。互联网的“用户思维”必须到位，这与市场法则是非常契合的，仍然遵从“用户至上”与“顾客就是上帝”的法则，只是在互联网这个平台上，市场法则更加透明、更加有序、用户眼更尖而已，不遵从市场必然被淘汰。具体到我们档案服务，面对“互联网+”这个“风口”，纸质档案下的服务模式显然已经不适应，怎么开发诸如微博、微信、QQ等多种网络背景下的服务形式传递档案信息，最大限度、最快速、便捷地服务企业，做到科学便捷，这才是我们努力的方向。

从“互联网+”看档案，我们看到的是机遇，更看到的是差距，是新常态“风口”下需要更多付出的一条艰辛之路！

作者简介

温耀萍（1975-），山西省长治市武乡县，天脊煤化工集团股份有限公司环保能源管理部。