浅谈物资管理信息化

【摘要】随着计算机技术及网络技术的发展，信息化已经成为当前企业发展的必然途径。企业的物资管理对于企业的正常发展有着非常重要的影响作用，原有的物资管理方式已经很难适应当前信息化时代的要求，物资管理的信息化已经成为一种必然趋势。本文主要对物资管理信息化的相关内容进行分析探讨。

【关键词】物资管理；信息化；问题

所谓企业的物资管理就是指在企业的生产经营过程中，需要使用的各种物资的采购、运输、验收、供应、保管、发放、使用等过程的计划、组织、控制等管理工作的总称。在企业的管理过程中，物资管理对于促进企业生产经营发展，减少不必要的物资占用以及降低企业生产经营成本提升企业自身竞争力有着非常重要的影响作用。

随着信息化时代的不断发展以及企业对物资管理的重视程度越来越高，物资管理工作面临的工作及挑战不断增加，传统的物资管理方式已经无法适应当前企业的快速发展需要，企业的物资管理正在朝着信息化的方向快速转移。

一、当前企业物资管理中存在的主要问题

1.物资管理文件多数为手工编制，其质量无法得到保证

企业在开展物资管理工作时，会产生大量的文件，比方说合同、复验单等，这些文件与企业的物资管理质量有着密切的联系，是物资管理质量审查时最为重要的依据。但是当前物资管理中的大部分文件都是靠手工进行编制的，通常这些文件都被归档在电子表格中进行保存，当需要时，在电子表格中进行查找，这无形中增加了物资管理的工作量，查找起来非常不方便。

2.缺少相关的管理软件，物资管理工作量大

企业物资管理中各种单据、文件数量众多，管理中并没有相应的管理软件来进行管理，这导致企业物资管理工作量无法得到有效地减少。如物资管理中的入库单和发料单管理，这些单据需要人员通过手工的方法进行填写，不仅需要大量的时间来完成这一工作，而且库存量与实际经常出现偏差，使得库存查询的准确性大大降低。往往在一年的时间内会积攒大量的单据，不仅查找困难，进行各种报表活动时，工作量巨大而且容易出现错误。

3.物资管理的相关资源信息无法实现共享，重复劳动现象明显

在企业的物资管理中，各种重复工作的现象普遍存在，比方说在进行物资采购申请时，申请部门需要填写一份单据，而采购员则需要在计算机中重新输入一份，而计划管理人员也需要输入一份，方便获得质量文件的编号信息等，这种不必要的重复工作现象在企业物资管理中经常出现，直接使得企业的生产效率受到极大的限制。

二、企业物资管理信息化的重要意义

1.对物资信息进行有效的控制和统计，实现信息资源的共享

企业物资管理的信息化会使相关的信息按照物资流程进行流动，这样不仅可以保证物资采购过程的规范化，还可以实现物资资源信息的共享，并对各种信息进行有效地控制和统计。物资的申请采购部门可以通过查询了解物资的库存情况以及物资采购的实际进程，相应的领导可以通过查询物资情况，了解相关部门的实际生产情况。物资储存部门可以利用消息的方式通过申请采购部门领取到库的物资，从而使企业的生产经营过程变得更加合理高效。

2.加快物资信息的流通，实现数据信息的实时性

当前企业物资管理过程中，信息处理完成后，需要通过人们之间的相互传递来实现信息在企业内的流通。这一过程需要花费大量的时间，而且信息传递的效果也不是很好。如果物资管理实现信息化，各种信息处理结果可以立即在信息系统中显示出来。比方说当入库或发料信息到达仓库时，只需要相应的操作人员通过网络进行简单的操作就可以使这一信息立即更新到物资管理系统中，从而使各种物资信息的查询变得更加简便。

3.实现物资管理过程人力、物力的有效减少

企业资源管理的信息化，可以减少原来人力需要完成的大量繁琐、无序工作，从而使人力去完成对企业更有价值的工作。此外，物资管理的信息化，大大减少了各种物力的使用，比较明显的就是纸张的使用，有效地降低了办公用纸的开销。

三、物资管理信息化实现的策略

1.建立完善的物资管理系统

物资管理系统的建立对于物资管理实现信息化有着非常巨大的影响作用。这一系统主要是针对企业物资的入库、领用、库存等情况进行管理，以及不同部门的物资使用情况进行真实详细的反映。此外，这一系统可以利用相关的查询功能使管理者非常准确和及时的掌握相关物资的信息，从而帮助企业管理者作出正确的决策，是企业顺利健康发展。一般物资管理信息系统包括以下几方面的内容。

（1）物资计划管理

对于企业的物资计划管理而言，通常可以分为需求计划和采购计划两种，在企业的需求计划中包括物资使用部门自己独立做出的采购计划，也就是我们所说的独立需求计划，还有就是那些已经批准的采购计划相关的必要屋子采购要求，也就是相关采购计划，这一类计划可以保证企业的物资采购以及生产经营顺利实施。将独立和相关采购计划综合到一起，经过相应部门的统计分类后，就形成了物资需求计划。在物资需求计划形成的基础上，物资管理部门通过与库存信息的比较分析，也就是我们所说的采购计划。上述的物资计划管理过程都应该通过物资管理信息化系统来实现，需要说明的是，在物资管理信息化系统中不同操作者的权限要有相应的要求和限制，只有这样才能够保证物资管理信息化系统的顺利实施。

（2）采购管理

在企业的物资管理和财务管理中，物资采购中产生的各种单据是一种非常重要的凭证。在企业物资管理信息化系统中，采购产生的各种单据是实现订单执行、入库成本以及采购退换货等重要环节信息化操作的重要依据。而且物资采购过程的信息化可以将企业的物资管理与财务管理有效地结合在一起，从而更加方便的对采购过程中的财务情况进行有效地监督了解。另外，利用物资采购信息化系统对产生的各种单据进行统计分析和对比，可以对整个物资采购过程进行充分的监督和控制，使整个物资采购过程变得更加规范和标准。在采购过程中订单的制定必须要建立在采购计划的基础上，避免出现采购的随意性。当采购资源到库后，需要根据订单以及库单对物资进行仔细的对比，只有这样才能够保证采购订单的严格执行。

（3）库存管理

物资的入库过程是经过相应的物资验收后入库并记录在入库单的过程，而物资的出库是指物资使用部门根据需求计划进行物资领料申请，经过物资部门核对后进行发料并将这一过程记录到出库单的过程。对于入库过程，相应的财务管理部门应该定期对入库单及出库单进行检查，并发放相应的财务凭证，保证物资管理与财务管理的紧密结合。此外，库存管理还应该考虑物资的调拨、盘点业务，物资管理系统主要的目的就是为了实现对各种物资帐表的有效管理。

（4）存货核算管理

物资的存货核算重点是对物资出入库成本的核算和记录，常见的存货核算管理方式是单据记账的方式，单据记账管理中对记入的单据不能随意进行删除或修改，必须在取消记账的前提下，才能够对其进行必要的修改。存货核算系统最重要的任务就是对帐表进行管理和分析。在实际的应用过程中，企业应该设立相应的应用机制，对企业库存物资的成本组成、资金占用以及资金使用等多种情况进行有效地控制管理。

2.利用网络工具来实现物资管理的信息化

企业的物资供应部门可以利用网络工具在网上实现对物资库存量的查询过程，从而更好的对物资采购进行预测，并实现对物资的相互调剂过程，最终实现物资储备的定额化管理目的，减少不必要的物资储备，实现物资占用资金的有效控制。此外，物资管理中，还可以利用网络对各种物资的价格进行公示，并根据物资市场的变化来对物资采购计划进行有效地调整，从而使物资采购成本实现最优化的控制。另外，企业相关的物资管理部门还可以利用网络工具来对物资的整个过程，如采购，使用等过程进行有效地监控。

3.物资的采购及库存管理信息化

在物资采购信息化系统中，相关单据的信息化处理是非常重要的一个步骤，通过物资采购信息化系统可以将物资管理和财务管理有效地结合起来，从而对物资采购整个过程的财务状况进行有效地管理和监督；利用物资采购信息化系统对各种单据进行统计并进行严密的对比分析，从而保证物资采购够过程中，成本的控制以及质量的提升以及采购的准确高效，为企业建立物资准时供应制度提供必要的前提保证。另外，在物资管理中，物资的库存管理是一项繁琐复杂的工作，通过物资出入库管理信息化系统，可以保证库存物资量随着物资的出入库变化而产生相应的变化，从而保证物资库存的相关信息保持自身的真实性和准确性。

总之，作为企业生产经营活动所需要各种物资等一系列计划、组织、控制等管理工作都需要站在统筹全局的立场上，通过对采购、供应、保管、发放、合理使用、节约使用和综合利用等各个环节进行认真的对比、分析，进一步优化和改良系统模块的功能，提高工作水平和工作效率，真正做到物资管理的有效开展。

参考文献

[1]丁爽.浅谈实现物资管理信息化的措施[J].黑龙江科技信息，2008（35）.

[2]于江.物资管理信息化业务流程设计探索[J].中国新技术新产品，2011（23）.

[3]刘彬.施工企业项目物资管理信息化的研究与实施[J].铁路采购与物流，2012（8）.