浅谈企业档案管理体制改革的设想及问题

摘要：随着现代企业制度的建立和发展，现行企业档案管理体制面临一些新问题。为建立适应我国国情、适应社会主义市场经济体制、适应档案事业长远发展需要的新的企业档案管理体制，本文进行了初步探讨。

关键词：企业档案；企业档案管理；存在问题；体制改革Abstract: With the establishment and development of modern enterprise system, some new problems of current enterprise archives management system. For the establishment of China's national conditions, to adapt to the socialist market economic system, to meet the needs of the long-term development of the archival undertaking new enterprise file management system, this paper has carried on the preliminary discussion.

Keywords:Enterprise archives; archives management; problems; reform

中图分类号：G270文献标识码：A文章编号：

一、前言

在市场经济发展不断深入的今天，企业领导者应摒弃计划经济关于企业档案管理的传统思想认识，转变思想，更新观念，提高对档案工作的认识，认识到档案工作在企业发展中所起的重要作用：企业如果不注重对档案信息资源进行有效积累、管理和开发利用，企业就会在改革的浪潮中失去方向。 要提高企业管理人员的档案意识，通过对《档案法》、《档案法实施办法》、《企业档案管理规定》 的宣传，使企业管理人员认识到档案是企业的财富，是企业宝贵的信息、资源和无形资产，是企业做好各项工作的重要依据，也是企业解决各种纠纷、保障企业合法权益的不可替代的证据，企业档案管理和企业生产经营管理密不可分。

二、实行依法治档。

《档案法》是我国第一部关于档案工作的专门法律，为企业档案依法管理提供了保障。市场经济是法制经济，企业档案工作也要相应纳入法制轨道，企业管理者应把企业档案工作纳入企业法人的自律行为范围之内。《档案法实施办法》规定：

“机关、团体、企事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。”任何企业都应执行。企业档案管理者应加强法制观念，时刻以法律的准绳来衡量自身的档案工作，要依据现代企业制度和转型改制的实际情况，积极配合档案行政管理部门制定出适应企业发展需求的管理制度，减少档案制度原则性条款，增加可操作性条款，以规范企业档案工作行为，真正做到有法可依、有法必依。档案行政管理部门也应全力推进“依法治档”，在指导、监督、检查企业档案工作时，要少些行政命令，多用法律来规范企业行为，正确认识和处理行政执法和业务指导的关系，根据当前企业所有制多元化的特点，制定不同的办法、制度，采取不同的指导监督方式，推行档案业务指导监督形式、内容和方式的多元化。对国企的改革，档案行政管理部门必须依法加强重点监控，以防止国有企业档案在产权变动过程中流失。

三、企业档案管理体制存在的问题

3.1企业改革深入，企业档案管理出现新情况。

首先随着现代企业制度的建立，企业改革重组，企业由原来单一法人变成了多法人的企业集团，产权出资主体多元化。因此，企业内部管理结构和管理方式发生了根本性的变化，部门设置不再比照政府机构的组成形式，绝大多数企业档案部门不再独立存在。其次，企业集团与内部各成员企业的关系由原来的上下级关系变为以资产为纽带的新型关系。因此会出现各自的档案管理标准不一致，组织形式也不同，形成自我封闭的档案管理局面，这很不利于企业档案的管理与利用。

3.2 政企分离， 企业档案管理缺位。

随着经济体制改革的不断深入，企业与政府主管部门都发生了重大变化，企业不再是政府的附属物，而转变为自主经营、自负盈亏、自我发展的独立经济实体。政府各部门机构改革后，政府机关精简、 合并， 各专业主管部门大大减少，从而削弱了对企事业档案工作的监督、指导。企业主管部门的撤销毫无疑问是对现有管理体制的极大冲击。“条块”结合的档案管理体制变得不太适应，并逐渐暴露出越来越严重的弊端，比如“条块”对企业档案管理不协调，在指导企业档案工作中出现双重标准，或提出相互矛盾的各自要求，使得企业难以适从；地处边远偏僻的企业档案工作，“条”鞭长莫及、无能为力，“块”亦弃之不管，无人过问，出现管理缺位的现象。档案行政部门与企业主管部门相结合本是现行企业档案管理体制的主要特征，现二者缺其一，所以改革政府管理档案工作的体制势在必行。

3.3私营企业数量剧增， 带来新的管理挑战。

在众多的非公有制企业中，私营企业档案工作尚处于自发阶段，普遍存在的问题是建档工作滞后、管理不规范， 尚不能适应私营企业发展的需要。无管理人员、无工作制度、无库房、无设备设施是其基本特征。改革开放以来，民营企业档案工作一直是国家或地方主管机关管理和过问的 “盲点”，随着民营企业数量与规模壮大，企业的档案管理给现存体制带来了极大挑战与冲击。

四、企业档案管理体制改革的设想

4.1“一元化”管理。

在中央专业主管机关对所属企业档案工作“条”的管理或已经消失，或正在急速弱化，或名存实亡的状态下，这种曾经与“块”的管理共存数十年的企业档案管理方式，正在逐步退出历史舞台。而实以“块”为特征的一元化企业档案属地管理方式，是与社会主义市场经济体制相适应的，是与企业改革后的经营管理形态与发展特征相适应的，它反映出了企业档案管理某种历史发展的必然性要求。实现企业档案属地的“一元化”管理, 就是按照行政区划, 将该地区所有企业的档案工作一律纳入当地档案行政部门管理范围, 其他任何机构不再对该地区企业档案工作具有任何形式的管理权, 不能以任何方式任何理由干涉任何企业的档案工作。

4.2“一揽子”管理方案。

实现企业档案工作属地“一元化”管理之后，某行政区划内的所有企业档案工作，不分隶属关系、所有制形式、规模大小、原属行业，都由该地区行政机关的档案部门统一管理，亦称“一揽子”管理方式。如果某中央企业只有集团公司总部设在北京，其集团总部档案工作由北京市档案局管理，其子公司分别在上海、广州、西安，子公司的档案工作则分别由上海、广州、西安市档案局管理，集团总部不再负责外埠子公司的档案管理, 集团公司总部与外埠子公司档案部门没有隶属关系。其他国有企业、民营企业、股份制企业或各种形式的独资、合资企业的档案管理, 均参照中央企业模式。将所有企业档案工作管理权划归当地档案行政机关, 实现“县官现管”, 便于对企业档案工作就近监督管理, 这是加强企业档案工作的有力举措。

4.3企业档案行政管理

在社会主义市场经济逐步纳入法制化轨道后,依法行政成为国家各级政府机关实施行政权力的主要形式。国家或某一地方行政机关中的档案部门, 就是根据“档案法”和企业档案管理有关规定与依法确立的档案管理体制，并根据这种管理体制所赋予的行政权力，对企业档案工作实行监督、检查和指导，属地内任何企业必须依法服从于这种行政权力，自觉接受当地档案行政部门的检查、监督和业务指导。凡属因企业领导失职、渎职引起的档案损毁、丢失等重大问题，属地内的档案行政部门有权给予其行政处罚，严重者可移交当地司法部门。如果对民营企业档案工作不便一同操作，可另行制订民营企业档案管理规定，对民营企业档案管理提供更加明确更加具体的要求。必要时，还应制订实施细则，从指导方法、操作程序多方面规范和细化企业档案行政管理工作，使企业档案工作真正走上法制化行政管理之路。

4.4企业档案管理的社会

民间团体性质的行业档案学会不具备任何行政管理职能，只是辅助本行业内档案业务咨询，配合地方进行干部培训，以及人才交流等专业领域中的社会性活动，它是适应各级档案管理部门在将企业档案工作纳入法制化管理之后，相应行政事务向社会剥离这一政策而产生的与行政管理相辅相成的档案工作机能。各行业档案学会受中国档案学会指导, 以形成可以覆盖全国各行业的民间咨询网络， 使民间性质的档案业务活动活跃起来。一俟时机成熟，可以引入市场机制，成立诸如档案人才服务中心、培训中心、业务咨询事务所、劳务中心、档案寄存处等为企业档案工作服务的形式多样的社会服务系统。 这同样是具有社会主义市场经济体制特点的, 实现企业档案法制化行政管理体制的中国特色企业档案管理所需要的辅助功能。

五、小结

档案管理工作取得了较好成绩，但随着档案电子化进程的不断发展，档案管理的要求更高了，对人员、技术、档案室条件提出了更细更高的要求，单位下步工作打算及时做出调整，充实人员，提高素质，按照要求将档案管理工作的先进化继续保持先进行列。