高校声像档案信息化管理建设现状及对策

【摘要】本文从高校声像档案信息化管理建设现状，总结出传统声像档案的不足和高校信息化程度的考量，归纳出高校声像档案档案管理的规范。阐述了声像档案信息化管理结构优化方法和步骤。表明提升高校声像档案管理建设水平，就需要加强声像档案数字化信息化的发展。

【关键词】高校 档案 信息化

高校声像档案信息化管理的建设首先要解决的问题就是正式当下高校声像档案信息化管理建设中存在的不足。通过对这些不足之处的改正与改善，逐渐的结合国内外先进的理论成果，在各个高校中不断的展开积极的实践。这才能保证整个高校声像档案信息化建设的顺利实施。

一、高校声像档案信息化管理建设现状

（一）基于传统声像档案的不足。

在其行政管理以及教学实践工作中大多还是采取传统的纸质的记载或者是电子档案的方式进行记录。

对于纸质档案与电子档案的过度依赖不仅仅是因为这两种记录方式的快捷与简便。更重要的是当下高校严重的缺乏声像档案管理意识。

声像档案的管理无法发挥其功效还在于其存档率以及馆藏量的不足。可以说由于声像设备更新换代的太快，就难以保证声像档案长期的保管利用。另外声像设备更新换代之后造成了声像档案的提取成为了问题，这些是造成声像档案馆藏方式不一的最根本的原因。

（二）高校信息化程度的考量。

高校声像档案信息化管理不仅仅是对管理学层面的管理机制以及管理制度有高要求，同样的作为信息化管理对信息工程技术层面的要求也是其重要的一个组成部分。高校信息化程度越高，对高校建构信息化的声像档案管理体系就越有利。在整个高校声像档案信息化管理结构中，硬件同样占据着重要的作用。在一个完整的声像档案信息化管理结构中，存储器、播放设备、转换设备等等硬件是必不可缺的。从视听影片的采集设备进行采集并转换成统一格式，通过相应的软件中的编辑系统进行统一编辑，经过声像档案的归档服务器进行统一归档。归档之后通过流媒体服务器提供给用户对其进行提取与阅读。这些声像档案管理的通信过程都需要专业性的硬件设施展开，所以高校是否建设有完备的相关硬件设施是整个高校建构其声像档案信息化管理系统的首要条件。

（三）建构步骤

高校要建构一个完善的声像档案信息化管理系统，大致分为三步：

第一步，是要确定一套制度化规范化的管理制度。制度中要对声像档案信息化管理的管理对象、管理组织以及管理人员配置有明确的规定。

第二步，设计或者借用现有的声像档案信息化管理系统平台，实现声像档案信息化管理的整个过程。

第三步，设置评价及回馈渠道。通过信息交换、信息共享等方式使得浏览或使用声像档案的人能够对档案的真实性以及内容等方面进行评价。

二、高校声像档案档案管理的规范

（一）信息化声像档案的制度规范

发展建设高校声像档案信息化的过程中，首要解决的问题就是要制定完善的标准化的声像档案管理制度、管理体系。要制定一套从采集方式到声像档案的入馆目录各个环境的标准化的制度。要保障高校各个职能部门都能够统一的对其采集的声像档案进行归档与存储。也就是说要将现存的高校中的胶片、录像带、纸质相片信息化。另外，还要将这些信息化的声像档案进行统一的编辑。要统一的添加文字说明，对这些档案的标题、主要内容、制作人、转化成数字影像的时间、整个声像的长度等等进行明确的标注。

（二）信息化声像档案的技术规范

信息化声像档案的档案管理的系统化首先是要保持与高效整个信息化体系的一致性。声像档案信息化建设的系统化首先要确定其在整个高校的信息化管理系统中的位置的准确性。要宏观的把握高校的信息化体系的建构，将高校声像档案信息化归入高校的行政管理信息化的大的体系框架之中。只有这样才能够使得声像档案信息化建设的可持续、长久的发展。具体实践中，首先是把高校各个职能部门的声像资料进行统一的管理编辑、处理、存档。按照统一的标准进行馆藏，从而保障声像档案的馆藏量与入库率。在高校的声像档案信息化的管理制度中也应该把这样的一项制度明确的规定出来。

三、声像档案信息化管理结构优化

（一）声像档案信息化管理结构优化方法

在声像档案信息化管理结构优化方面所需要做出的努力包括以下几个方面：

第一、围绕学校校园文化精神核心进行声像档案信息的收集，避免盲目的收集无价值的档案信息，提升声像档案的利用率而非馆藏率。

第二、结合学校实际需求以及实际网络覆盖调整档案管理系统的结构。

第三、在档案管理系统中设置评价系统以及反馈系统，更大范围内的接收对整个管理系统的反馈信息。

第四、利用互联网及学校的门户网站进行声像档案选择性的与社会共享，进一步提升高校声像档案信息化管理的教育功能。

（二）声像档案信息化管理结构优化步骤

第一是硬件结构优化。首先扩大档案管理系统的内存，提升高校档案管理系统的可存储声像档案的可能性。

其次是保持声像档案处理平台的前后一致性。当下高校的声像档案的转化与编辑的平台多是自主选择的。通过不同的处理软件以及编辑系统所输出的最终存档的声像档案的格式是不统一的。

最后，硬件设施的结构优化还应该包括购置传统声像档案数字化转化的工具，在今后的高校声像档案信息化管理系统优化过程中，应该将数字化转化工具作为一项必备的硬件设施进行购买。

而这整个管理系统可以通过将自动化办公系统通过OA接口与档案管理系统接入同一数据库。当下高校使用的档案信息化管理系统大多是针对文字形成的电子档案的管理，即使存在有声像档案上传、编辑、格式转化、输出等功能模块，大多高校为了节省整个存储服务器以及数据库的空间，而放弃了对声像档案信息化管理的结构功能。所以当下，要想实现高校声像档案信息化管理系统的建设，不仅仅需要相应的硬件结构的建设，软件结构系统同样需要建设。