对加强水利工程档案管理的思考

水利工程建设项目档案是指从工程项目的提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行（使用）等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、数据、声像等各种载体的文件材料。这些文件材料对水利工程建成投产后的管理、运行、养护、维修、改建、扩建等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用，对其他工程也起着借鉴与参考的作用。水利工程建设项目档案即是建设项目的真实记录，是水利工作重要决策的依据，又是国家档案的重要组成部分，即为今后本项目的建设、维修、管理、改扩建服务，又要为国家长远经济建设服务。因此，确保水利建设项目档案的齐全完整和安全管理十分重要。如何加强水利工程建设项目档案管理，管理好、利用好水利工程档案，使其在水利建设和水利管理中充分发挥作用，更好地为水利事业服务，成为我们值得探讨和深入思考的课题。

1、提高对水利工程建设项目档案认识。首先，要提高有关领导对工程建设项目档案工作的认识，纠正重建设、轻档案的思想，无论是项目法人、工程技术人员、监管人员、管理人员，还是档案管理者，都要有组织、有计划地学习档案管理方面的法律法规，并掌握相关的档案专业知识，做到思想上统一认识、业务上统一标准、工作上统一要求，充分认识工程建设项目档案管理的重要性，做到上下结合、步调一致。其次，要把档案工作责任制层层落实到人，增强搞好工程建设档案管理工作的自觉性、使命感和责任意识，明确项目法人职责，构建从上到下、分级负责、职责明确、科学严密的工程建设项目档案管理体系，形成明确责任分工、群策群力、千方百计促进水利工程档案转化为现实生产力，使其在现代水利工作中发挥重要作用。

2、抓组织落实，完善工作机制。各级水利部门应把水利工程档案工作列入重要的议事日程，要确立领导专人负责制。水利工程建设项目档案是随着项目建设步步延伸，段段相连，环环相扣，自始至终逐渐形成的，工程一旦竣工，工程档案就应该齐全完整。要充分做到这一点，在工程项目一开始，就应确立领导专人负责，成立由建设单位、监理单位、施工单位组成的领导小组，对建设项目的档案工作进行通盘考虑，统筹规划，建立制度，制定措施，遵循工程建设和档案工作的规律，坚持档案工作与工程建设同步进行，保障工程项目档案工作一开始就步入正轨，真正做到组织落实，思想到位，对水利工程档案工作及时检查督促，既要随时了解掌握水利工程档案工作发展动态，超前控制，又要加强横向、纵向的信息联通。完善水利工程档案为水利服务的体系，建立激励机制，尽快使工程档案转化为先进的生产力。鼓励、引导水利工程档案组织机构，按市场需求建立开放、推广、培训、服务、经营为一体的运行机制，开拓服务领域。

3、坚持各项业务规范和标准。水利工程建设项目档案不仅涉及面广，竣工图要求高，而且原件收集归档难度大，这些竣工档案又有着十分重要的利用价值。因此，必须按《中华人民共各国档案法》的要求，严格执行《水利科学技术档案管理规定》、《水利工程建设项目文件材料归档范围和保管期限表》、《科学技术档案案卷构成一般要求》等一系列法规性文件，增强水利建设单位和施工单位档案人员和工程技术人员的档案意识和依法治档的自觉性。由于工程管理者、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，大量的档案产生于他们手中，他们又是今后利用工程档案的主体，应更多地依靠他们来保证这些工程档案的齐全完整。

4、发挥监理部门协调配合作用，保障水利工程建设项目档案立卷归档质量。按照国家水利部门的有关规定，把建设项目的建档工作纳入工程建设及管理程序，纳入专业部门和专业人员职责范围，充分发挥“三个监督机制”的作用，确保竣工档案的内在质量。发挥“三个监督机制”即施工现场社会监理部门、指挥部的质安部门和施工单位工程材料部门，在工程施工监理和质检过程中，对工程各种施工文件材料的形成、收集、整理，共同承担检查和督促责任，保证竣工资料的完整与准确。首先，要发挥社会监理部门的作用。对施工单位在施工过程中的技术文件、数据，要进行认真鉴定，对竣工图的编制质量要仔细审核，做到发现问题，及时纠正，做到竣工图编制与工程建设同步。监理部门把好第一关，能保证施工文件材料的真实性、可靠性，提高竣工档案的内在质量。其次，各指挥部的质量安全部门要与施工单位现场协调施工计划、进度，要求各单位做到象抓工程质量那样抓档案质量，创一流的工程，建一流的档案。第三，要发挥各施工单位质量员、资料员的主观能动性，积极配合工地，做好竣工档案的收集变更工作。通过三个机制的层层把关，充分发挥专业部门与档案部门的积极性，使工程竣工档案质量得到保证。

5、创新工作方式，注重工作实效。一个工程项目大致分为立项阶段、设计阶段、施工阶段、竣工验收阶段等阶段，有的工程跨越的时间也比较长。为了保证工程项目档案的齐全完整，可分阶段，进行项目档案的收集。收集时要注意方式方法。一是深入现场，收集档案资料。水利工程档案的大部分原始资料产生于施工过程的现场，档案人员应亲临施工现场，收集资料。在收集资料时，必须十分注意资料的精确度仔细检查核对，发现问题及时解决。二是主动配合，做好沟通衔接工作。档案人员要积极与驻地监理工程师配合，充分发挥驻地监理工程师的作用，掌握工程进度、施工人员等素材。三是明确时限，力保档案的完整性。档案管理员必须区别不同情况，确定相应的工作时限，以保证档案的完整性。对于那些形成周期短、时间性强的档案要做到及时收集，对于形成周期长的档案，则应明确划分收集的时间区段，避免造成内容混淆、遗漏，降低档案质量。在工程项目有关部门移交时，要注重工程项目档案移交手续，明确工程项目档案移交的重要性。

6、认真组织培训，提高档案人员的综合素质。水利工程项目档案管理的好坏往往取决于档案人员的素质和能力，取决于档案人员的事业心和责任心。由于水利工程项目档案种类及载体的多样化，对档案管理人员知识、能力等方面提出了新的更高的要求。所以，水利工程档案管理人员不但应具备良好的思想政治素质和较高的档案学知识，还应对水利专业的相关知识有较多的了解，这样才能具备相应的管理能力。如在繁杂的文件材料中分清性质类别，确保文件材料之间的有机联系；能抓住时机及时收集，变单向收集为双向收集。在工程竣工验收时，应安排档案管理人员参加；组织档案管理人员进行短期培训，学习有关档案管理标准、规范；主管部门也应组织不定期的检查、交流活动，不断拓宽档案管理人员的视野。从不同的层面提高档案法律法规、档案专业知识。同时，档案管理人员要抓住工程建设的前期工作、关键工程施工、工程验收等关键阶段，深入施工现场监督指导档案的收集、整理和归档工作，促进项目管理人员和工程技术人员不断强化档案意识，规范档案管理，做到形成档案讲质量、利用档案讲安全，养成及时归档、用完即还的良好习惯，有效地保证工程建设项目档案的完整规范。