浅析高校教学秘书的自我提升

摘要：高校教学秘书隶属于教务处，并承担相关院系与学校各机构的中间枢纽，是教学与教务日常管理工作中不可或缺的一部分。本文通过描述教学秘书的岗位职能与工作性质，分析了教学秘书工作现状以及遇到的问题，从教学秘书自身应如何不断提升自我能力与心理素质来积极推动高校教务教学工作的有效开展。

关键词：教学秘书 自我提高 能力 心理素质

中图分类号：G647

文献标识码：A

1 高校教学秘书的岗位职能

高校教学秘书的工作定义为：教学秘书工作从属于学校教学管理部门和院系领导，直接参与教学活动的组织、安排，管理本院系的教学行政事务，贯彻和执行院系的教学指导思想和具体指示，保证院系教学工作的正常运行，围绕教学活动之主体（教师和学生）做好管理、协调和服务工作。从定义可以看出，高校教学秘书隶属于教务处，并承担各相关院系与学校各机构的中间枢纽，是教学与教务日常管理工作中不可或缺的一部分。

在高校教学秘书的日常工作中，有以下三方面的职能：

1.1服务职能

教学秘书的本质工作是一项综合工作，需要耐心与细致。主要服务的人群分为两种：

1.1.1服务于教师

教学秘书每学期都要按照人才培养方案帮助教研室主任为教师排课，为教师征订图书，学期末帮助教师印制考试卷，安排教师监考，安排学生毕业实习及毕业论文的整理，帮助教师打印文件等等工作。

1.1.2服务于学生

录入每个学生从入学到毕业的学籍档案，组织安排学生进行各类等级考试，组织学生期末考试有序进行并录入每学期的考试、补考重修成绩，将学院文件第一时间传达给学生，为学生开在校证明，帮助学生办理免修单等工作。

教学秘书在保证日常服务工作的同时，还要随时准备处理特殊或紧急情况，如教师调停课的处理，考试过程中卷面缺失的补救等等，来确保教学各环节能够正常的进行下去。

1.2沟通职能

1.2.1纵向沟通

教学秘书在日常工作中要同时协调学生、教师与领导三者之间的关系，要做到“上传下达”和“上情下报”，为院系的教学工作做好保障。

教学秘书需及时将院系领导安排的工作通知给教研室主任及各位教师，同时将各教师布置的任务与各项通知及时告知所在专业、年级的学生，保证院系教学工作的正常开展。

1.2.2横向沟通

教学秘书隶属于教务处，每月都会进行一次教务处组织的教学秘书例会。因此，在处理院系内部工作的同时还要与院办、人事处、学科处、科技处、教学科、教务科、实践科以及其他各院系不断的进行工作上的交流与沟通。如：院系学术报告会的资料需要交于院办进行审核、优秀实习名单上报给实践科等等。

1.3管理职能

教学秘书在日常工作中还要做好档案及考务的管理工作：各类公文的归档；院系会议记录；在编教职工个人信息管理；院系公章、会议室、教室的管理和使用；各类固定资产、教学物资的管理等等。

2 高校教学秘书工作中遇到的问题

2.1工作压力大

首先，很多院系下设几个专业，每个专业下设几个研究方向，总计起来，学生数量多达好几千人次，因此教学秘书的工作量大、涉足面很广、工作内容繁杂，既要服务学生，又要服务于教师、院系领导，还要协调好各行政部门的工作，避免工作中出现错误；其次，教学秘书的工作具有重复性和时限性，这就要求教学秘书每个学年要在规定的每个时间段内完成相同的工作，如安排考试、选课、毕业设计等等，虽然教学秘书的工作有规可循，但还需时刻处理突发状况，提前安排好各项教学任务与计划，竭尽全力的为师生提供强大的后盾。因此大量的工作造成教学秘书普遍工作量压力大、身心疲惫。

2.2不被尊重

虽然教学秘书的岗位有排课、征订教材、印试卷、安排监考等看似能自主安排的工作，但是很多情况下，排课时因为学校教室、设施等各种原因难免会跟老师预期的上课时间有冲突，个别教师因此会埋怨教学秘书；学校组织安排的各种考试理应各个相关院系教师全体参与，但有个别教师因自身原因不愿意参与时候，也会埋怨教学秘书的安排；还有个别教师将本应自己上交的各种资料直接交于教学秘书，要求教学秘书为其上交。所以，在工作中不被尊重也成为教学秘书现在所面临的问题之一。

2.3发展空间小

首先，教学秘书的工作具有繁杂性、重复性，因此教学秘书很难有多余的空闲时间进行自我进修；其次，学校在教学秘书这个岗位上也疏于建立完善的职称晋升制度，造成很多教学秘书一干就是十年的情况；再次，教学秘书的待遇普遍偏低，既无课时费也无科研奖励费，付出大量的劳动未能得到相应的回报。所以，教学秘书岗位的发展空间很有限，容易造成教学秘书的迷茫感。

3 高校教学秘书的自我提升

作为高校教学工作的中间纽带，教学秘书的自我提升也会极大的推动高校教学管理工作。针对以上所面临的问题，笔者结合自己工作实践，认为应从以下三个方面来做到自我提升。

3.1知识能力的提升

目前，很多高校的教学秘书的教育水平还是本科，硕士生很少，博士几乎没有。笔者认为：自身方面，教学秘书可以通过提升自己的学科知识来提升自己的教育水平，考上硕士或者博士之后，工作范围也会广泛，职位提升的机会也会增加；工作方面，教学秘书可以多参与社会开办的各种讲座与会议，参加相关的培训班，多与全国各高校的同行进行交流，提升知识能力。

3.2工作能力的提升

教学秘书在年复一年“周而复始”的工作中，应不断总结、不断创新，笔者认为应从理解能力、沟通能力和操作能力这三个方面进行自我提升，才能在日后的工作中保障教学管理平稳的进行。

首先是对工作的理解能力。很多刚入职的教学秘书不熟悉学校教学管理工作的流程，在工作一个学年后，应清楚的掌握工作流程。教学秘书可以通过制作时间表，大致将所要做的工作按时间标注出来，以便在下个学年的相对应时间段提前合理安排工作，让自己不再“手忙脚乱”。比如每学期的期末考试时间基本已经确定，就可以提前通知教师交试卷进行印制工作，不再将期末工作堆积在一起。

其次是沟通能力。与教师的沟通要加强，平时多参与院系活动，与各个教师协调好关系，多与教师沟通，让教师理解教学秘书的平时工作，在今后安排排课、监考等工作中尽量做到既满足教师的需求也符合学院的安排；与学生的沟通也要便捷，建立QQ群、微信群，随时将学院的各种通知告知学生，保障教学有序的进行，避免突况的出现。

最后是操作能力。教学秘书平日的工作几乎都是文字性工作，制作各类表格、写各类文书，在教务管理系统中录入课程、学生成绩等。因此需要教学秘书具有扎实的操作能力，对办公软件以及教务管理系统的熟练操作能够大大提升教学秘书的工作效率。教学秘书在闲暇之余加强对办公软件以及教务管理系统操作的练习，也是提升自身工作能力的一方面。

3.3心理素质的提升

虽然教学秘书的待遇偏低，晋升空间有限，但还是要时刻保持自信和积极的工作态度，避免工作中的教学事故；减轻自身心理压力，要肯定自我、欣赏自我，保持一份好心情；只有不断的提升自我心理素质，拥有强大的自信心，才能保持积极乐观的工作态度，才能充分的发挥教学秘书在教学管理工作中的作用。