行政事业单位固定资产核算及管理改进建议

行政事业单位关于固定资产的定义是,使用年限在一年以上、单位价值在500元以上,专用设备单位价值在800元以上,并在使用过程中基本保持原来物质形态的资产。单位价值虽不足规定标准,但耐用时间在一年以上的大批同类物资,按固定资产管理。其特点是可长期使用并保持原有实物形态,属于非流动资产;且成本一次列入当期支出,不再分期计提折旧。固定资产是行政事业单位重要的经济资源,目前行政事业单位对固定资产的管理、核算还存在一定的问题,造成了固定资产很大的浪费。加强固定资产管理、核算,真实反映其实际价值,对提高行政事业单位工作效率具有重要的意义。

一、现行行政事业单位固定资产核算管理存在的问题

(一)固定资产核算存在不足

固定资产的特点主要表现在它的价值转移和价值补偿上。固定资产能够多次参加生产过程而不改变其实物形态,但其价值则按照固定资产的损耗程度分次地、逐渐地以折旧的形式转移到所生产的产品价值中去,构成产品价值的一部分,然后随着产品的销售从实现的营业收入中分次地、逐渐地收回这部分价值,并形成固定资产更新的货币准备金;固定资产完全报废时,再以积累起来的货币进行实物更新,从而完成固定资产损耗价值的补偿。这样,固定资产从构建开始,沿着投入使用、价值损耗、价值转移、价值补偿、重新构建的顺序,便完成了一次价值的循环和周转。固定资产的价值运动具有投资一次性和回收多次性的特点,而行政事业单位会计制度规定,行政事业单位的固定资产均不计提折旧,这使得资产负债表反映不出固定资产的磨损程度,随着时间的推移,固定资产的账面价值与实际价值背离的程度越来越大,形成资产总量的虚增。行政事业单位的这种核算制度不能体现现有固定资产的实际价值,仅能体现最初购入或交付固定资产的价值。由于未进行折旧计算及核算,不能体现固定资产在日常工作中的逐渐转移、磨损、消耗或无形消耗的价值,也就无从反映行政事业单位的固定资产使用成本及行政事业单位一个会计年度的实际运行成本,不利于固定资产更新改造和集中采购制度的执行。

(二)资产购置存在漏洞

尤其是行政事业单位在使用财政性资金,采购目录以内的或者采购限额标准以上的固定资产时仍存在一些漏洞。一些地方在采购单位的选择、标书的撰写上不够规范,导致人为因素加大;一些单位采取“化整为零”的战术分解采购规模,刻意规避政府采购。政府采购相关人员与供应商有利害关系时应当回避,但在具体执行时力度不够。私下交易、暗箱操作、“人情采购”等不规范甚至不合法的行为依然存在。盲目采购、攀比采购、重复购置等现象在个别地方比较突出。这些问题的存在造成了固定资产违规购置、采购成本增加,在社会上造成了不良影响。

(三)账务不全、家底不清、核算不及时、不全面

单位建立资产账簿不全面,有的有总账没有明细账或没有台账,有的账账不符、账实不符。有些单位长期记账不完整,家底不清,另外存在会计核算不及时、不准确的现象。固定资产购置、使用多年财务账上仍没有反映,部分固定资产早已报废,却仍挂在财务账上。对已竣工交付使用的基建项目,未办理决算手续甚至已办理决算手续,对已形成固定资产不登记入账,形成账外资产,或者有些基建项目根本没形成固定资产,总账却全部作为固定资产,虚增了固定资产。

(四)重投资轻管理、使用过程问题多、处置不规范

事业单位固定资产购置计划往往带有人为因素,要么符合领导的意思,要么符合部门的利益。在这种情况下,各部门各自为政,造成固定资产重复购置,降低了固定资产的使用效率。有些固定资产长期归个人使用,久而久之,产权不明。登记制度不健全,造成资产使用状况不明,管理困难。定期盘点不及时,无法及时发现账外资产、毁损资产、遗失资产等,造成账实不符。移交、监交制度执行不严,造成部分资产流失无法追究责任。定期维护检修制度执行困难,缩短了资产的使用寿命。出租资产管理不规范,收入不入账或不公开,支出不规范或不合理,极易形成“小金库”,诱发腐败行为。资产处置不够规范,按规定国有资产处置应向主管部门或同级财政、国有资产管理部门报告,并履行审批手续,但事实上仍有部分单位在处置时未办理报批手续,存在随意出售、转让,随意核销现象。个别行政事业单位擅自报废、违规处置固定资产。

二、行政事业单位固定资产核算及管理制度改进建议

(一)固定资产核算的改进建议

行政事业单位固定资产核算改革的关键点是,计提折旧并进行相应的账务处理,确定固定资产折旧方法及折旧年限。对于不同的固定资产应采取不同的方法和年限进行核算。对于房屋、一般仪器设备,采用平均年限法又称直线法进行核算,对于交通工具类固定资产采用工作量法计提折旧,按照使用说明或其他方法确定这类固定资产的总工作量和残值。对于科技含量高、更新换代快的计算机等高科技设备采用双倍余额递减法或年数总和法,并确定合理的使用年限及残值。以反映这类资产随时间推移的无形损耗,加速计提折旧。对固定资产折旧进行归集,并进行账务处理。具体账务处理如下:

1.取得固定资产时的账务处理和现行行政事业单位的会计处理方法相同。

借:事业支出

贷:银行存款

借:固定资产

贷:固定基金

2.提取折旧时,可设立一个新科目“行政事业开支成本”,仍用“累计折旧”科目。

借:行政事业开支成本

贷:累计折旧

3.固定资产报废时:

借:累计折旧

贷:行政事业开支成本

借:固定基金

贷:固定资产

经过这样处理以后,一是行政事业单位的固定资产净值易于计算(等于原值减累计折旧),并可在相关报表中得以反映。二是每年固定资产折旧形成的成本一目了然,再汇集其成本项目,便可得出行政事业单位每年的成本费用,便于分析、评价一个单位的办公成本是否合理并采取相应的措施。三是便于本单位和上级单位对固定资产实行动态管理,及时掌握情况,为固定资产更新改造和集中采购创造条件。

(二)对固定资产管理制度的改进建议

1.建立健全固定资产财务管理制度

为保证固定资产的安全、完整,财务部门要按规定设置固定资产总账和明细账,在此基础上处室要以各房间为单位设置固定资产台账,要有专人负责登记房间的固定资产。各处室的台账是财务部门总账、明细账的进一步分解,总账、明细账、台账的合计金额应该相等。对固定资产应定期(至少一年)进行清查,也可以让财务部门指派专人不定期的抽查,以做到账账相符,账实相符,保证固定资产的安全、完整。

2.建立固定资产采购、核销管理制度

资产形成和配置过程中的管理和约束机制不健全,导致人为因素过多,没有形成透明、规范、高效的政府采购制度。为保证固定资产物尽其用,达到使用的最高效率,要严格控制固定资产的购入、核销。需增加固定资产时,由需要部门写出申请报告,报相关部门及领导批准,由财务部门统一编制预算,看是否有调剂的可能,再最终定采购方案。购买后要及时验收登记入账(总账、明细账、台账),交有关使用部门专门负责管理使用,这样可以避免重复购置并及时落实到人。如有固定资产需要报废,需由使用部门写出书面申请,报相关部门及领导批准,批准后按照固定资产的管理规定,上报主管部门、财政部门批准核销或直接核销,批准后要及时进行减少和清理,避免固定资产已报废却仍然挂在账上的现象。

3.建立固定资产转让、调拨、借出管理制度

资产使用缺乏规范的管理制度和管理手段,造成管理滞后、浪费严重。资产处置缺乏规范的处置程序和监管措施,致使随意处置、随意核销的情况屡禁不止,资产流失、资产浪费的问题较为普遍。对事业单位固定资产的转让经财政部门审批后,由国有资产实物中心根据审批意见采用招标、拍卖、协议转让等市场化方式公开、公平、公正的统一组织处置。固定资产的残值变价收入,除国家另有规定外,应当列入单位的修购基金,用于固定资产的维修和购置。对于本系统内部的调拨,分为有偿调拨和无偿调拨两种。调拨时要填写固定资产调拨单,据此减少固定资产的登记入账(对于调入单位也要根据固定资产调拨单进行固定资产增加的登记入账)。事业单位的固定资产一般不得外借,如有特殊情况,要由借出和借用部门共同写明原因(借出固定资产的名称、数量、金额、时间等),借出和归还时要由借出和借用部门共同验收,如在借用期间损坏或丢失应按其程度进行赔偿。

4.改进固定资产管理体制。在管理机构上,有的地方归财政部门管理,有的地方归国资部门管理;有的单位内设有管理机构或管理人员,更多的单位则采用兼职。在管理职责上,部门间条块分割、责权不清的问题比较突出,缺乏统一的管理和协调。因此,管理过程亟待规范,相关部门的监管工作仍有待加强,监管内容应更加全面,监管程序应更加规范,监管过程应更加透明。社会化监督工作亟待开展,单一的垂直部门监管存在较多弊病,社会化监督是一种有益的补充和完善。全社会的认识有待提高。必须克服重钱轻物、重购轻管的倾向,必须提高行政事业单位领导的认识程度, 必须规范和强化各项内部管理制度。