关于加强高职院校档案管理工作的探讨

[摘要]随着我国教育体制改革的不断深入，近年来，高职教育得以快速发展起来。档案管理作为高职院校管理工作的重要组成部分，对于高职院校的健康发展具有极其重要的意义。特别是近年来，高职院校发展速度较快，这也使档案资料数量越来越多，所以需要做好高职院校的档案管理工作，加大对档案信息资源的开发和利用，为高职院校的健康发展奠定良好的基础。

[关键词]高职院校；档案管理；队伍建设；标准化；一体化；网络化

档案作为重要的原始记录，其管理的最终目的是为了实现档案的充分利用，高职院校档案管理工作作为国家科学文化事业的重要组成部分，通过加强档案管理，可以有效提高高职院校的工作质量和工作效率，有利于更好的推动高职院校的健康发展。当前在信息化技术快速发展的新形势下，对高职院校的档案管理工作提出了新的要求，需要加快档案管理信息化的进程，更好的实现对档案资源的开发和利用，更好的使档案资源在学校中发挥其重要的作用。特别是在当前高职院校档案资料数量日益增加的新形势下，需要加快档案管理工作方法、方式和理念的创新，这样才能更好的推动档案管理信息化和网络化的实现，确保档案信息能够发挥出重要的作用。

一、加强对高职院校档案管理工作的重视

高职院校档案作为学校发展过程中的形成的教学、科研、党政管理及各种活动中不同载体的历史记录，是高职院校开展各项工作的重要基础。所以需要加强档案管理工作，将其纳入到高职院校整体发展规划中业，建立健全高职院校档案管理机构，配备好档案管理人员和设备，加大对档案信息化建设的投入力度，为高职院校档案管理工作水平的提升奠定良好的基础。

二、强化档案管理队伍建设工作

在高职院校档案管理工作中，工作的好坏与人的素质高低具有直接的关系。特别是在当前档案网络化和信息化建设过程中，更需要专业的档案管理人员，对档案管理人员的素质提出了更高的要求。当前部分高职院校中的档案管理人员大部分都没有经过系统的档案专业知识学习和培训，档案管理队伍整体水平不高，在工作中缺乏主动性和创新性。所以加强档案管理队伍建设具有必要性和迫切性。学校需要组织定期或是不定期的档案专业知识和技能培训，从而有效的提高档案管理人员的专业知识，使其能够更好的掌握现代化管理技能，在工作中具有较强的责任心和创新意识，这样才能打造一支高素质的专业档案管理队伍，为高职院校档案管理水平提升起到积极的促进作用。

三、加强档案标准化建设

在当前高职院校档案标准化建设工作中，需要从软件和硬件两方向入手。首先，需要加强档案管理思路、方法和方式的创新，确保档案信息处理的规范化和标准化。通过制订档案管理的统一标准，档案管理人员要吧在档案信息加工和管理工作中严格按照相关的规定进行，加快档案信息资源数据库建设，利用现代化的技术加快推动档案管理的信息化、智能化和网络化的实现，加快实现档案信息资源的共享。其次，在档案管理工作中，需要加强基础设施建设，配备好人员和设备，做好档案保管过程中的安全防护工作，加快推动档案信息的开发和利用。

四、实行文档一体化管理

需要将高职院校的文书管理和档案管理有效的结合起来，实现档案从文件生成到归档的全过程管理，确保文件内容具有较好的完整性和一致性。在文档一体化管理工作中，需要充分的利用计算机技术来提高档案收集、整理、鉴定和保管的质量，有效的实现对文书处理过程中形成的数据信息的利用，使文书工作各个环节能够形成一个有序的整体，加快网络化建设的进程，建立档案信息数据库，为档案的查询和检索提供便利条件，有效的确保档案部门工作效率的提升。

五、加快档案信息网络化的实现

网络技术发展速度快、渗透性强、影响力大。作为以信息资源为对象的档案工作当然要加强信息资源的数字化、网络化进程，建设高性能的档案信息网络。通过实现档案信息的网络化，形成一条“信息高速公路”，这样就能让高职院校师生简单方便查询所需档案信息。同时也能带动档案的收集、整理、管理等工作有效性的改善。在实现档案信息网络化管理上.国内外的一些档案馆已进行积极地探索并有不少成功经验可借鉴。如目前国内一些档案系统已开始建库联网工作.有计划、有步骤地步入高职院校校园网、国家教育科研网等计算机网络，实现档案信息的网络化。

六、加强编研工作，提高档案信息开发利用效率

档案编研是档案部门根据馆（室）藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著。档案能被充分利用，其工作的重要组成部分就是编研工作。通过编研工作，主动提供档案的编研成果，直接服务于社会各项事业。编研工作也是开发利用高职院校档案信息资源的前提条件。高职院校档案信息资源编研时，一定要根据工作需要和用户的需求，加强对各种各样的材料进行甄别，合理地确定编研内容，最终形成可行性、学术性强的档案信息，真正实现高职院校档案信息资源的开发利用。除了做好收集、立卷和保存等常规工作之外，高职院校档案部门还应积极延伸编研工作范围。一方面，高职院校档案要加强对馆（室）藏信息的报道，尽可能地让师生们了解馆（室）藏信息以及查档的作用、途径和方法。另一方面，可举办陈列展览、做讲座或利用校园广播、校园网等向师生们进行档案方面知识的宣传，培养他们自觉主动地利用档案信息的意识。

七、为校内教学、科研和管理工作提供高效服务

高职院校档案工作者为了紧密配合学校各项工作的开展，更好的与社会、经济和科学文化的发展相适应，则需要及时对用户的需求和要求进行了解，通过对档案利用后的信息反馈来对加强对档案信息的分析和研究，确保其能够为学校的教学、科研和管理工作提高有效的服务。为了能够更好的满足社会各方面对档案利用的需求，高职院校档案部门应该在不违反《档案法》的前提下，适当放宽档案资源向社会开放的范围，以便实现档案的价值。但在向社会放宽开放的同时，应该建立科学合理的档案降解密制度，积极稳妥地做好已到开放期档案的划控和降解密工作。

八、结束语

高职院校档案管理工作作为高职院校的最基础性工作，在具体管理工作中，需要充分的利用各种先进的技术和方法加快档案信息资源的开发和利用，努力的提高高职院校的档案管理质量和档案工作效率，为高职院校的健康、持续发展奠定良好的基础。

参考文献

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