企业档案信息化管理的弊端及改进策略

摘要：档案是一种重要的信息资源，通过查阅档案可以为经营管理者提供大量的商业信息及实践经验，以有效处理实际经营中面临的各种问题。考虑到传统档案管理制度存在的问题，企业需积极调整管理措施维护档案资源的安全性。该文分析了档案管理制度存在的不足，倡导积极推广电子档案及其管理策略，以充分发挥对档案资源的保护作用。

关键词：档案；管理；信息化；弊端；对策

新时期企业在市场经营中面临着不同的挑战，加强内部综合管理力度有助于协调规章制度的运行，为企业未来的规划发展创造有利的条件。档案管理是企业日常经营的一项必备工作，对档案采取有效的管理维护措施可保障企业信息资源的安全性。

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（见档案文献编纂）、档案提供利用。这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。

一、企业档案管理制度的弊端

市场经济体制改革之前，经营者未能对档案管理工作给予足够的重视，忽略了档案信息资源对未来企业规划发展的重要意义。市场经济改革之后，企业对档案资料的使用价值有了新的认识，相应的档案管理制度也逐渐编制推广。但随着经济全球化时期的到来，企业在国内同行竞争中的压力更大，加强内部各项管理工作是保证经营收益的基础，也是经营改革的有利条件。就目前档案管理工作来看，其依然存在着各种弊端，具体情况：①制度方面。缺乏综合性的管理制度，现有制度对档案的使用问题没有针对性的管理，导致档案资源丢失、损坏等问题普遍。②人员方面。企业缺少专业的档案管理人员，多数档案均由财务部门或其它部门人员代管，严重影响了档案管理的成效。③技术方面。考虑到经营成本，对于办公自动化模式的运用不够充分，各种自动办公技术未能推广运用，降低了档案管理的工作质量。

电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，有助于企业建立远程电子档案管理系统。根据电子档案的运用状况，其所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘，利用这些介质对电子档案进行综合化处理可保证档案信息的安全性及完整性。如：①准确性。电子档案的错误率明显高于手工档案，在传输档案信息时计算机会自动检测错误信息，提高了档案的准确率。②便捷性。电子档案便于管理查询，无需占用太大的存储空间，给企业的信息调控提供了更多的方便。③经济性。电子档案相对于纸张材料，在使用、存储等方面的成本优势较为明显，在方便管理人员存储的同时降低了档案管理的成本投资。

二、计算机技术用于电子档案管理

计算机技术的推广给企业的经营发展带来了诸多方便，尤其是以计算机为控制中心的办公自动化系统，对商业经济活动的运行提供了诸多方便。基于计算机的电子档案管理可大大减小企业的管理难度，使其能更加便捷地调控利用档案资源。作为电子档案管理人员，必须要对计算机技术的相关功能详细了解，这样才能更好地参与档案管理工作。

（一）存储功能。传统手工档案均以文件的形式存储于档案室，经过十年以上的积累后，档案室存储的档案数量剧增，导致档案占用了企业较大的存储空间。计算机具有强大的存储功能，利用电子档案把相关资料录入文件，再存储于计算机的数据库，无需占用太大的存储空间。

（二）查询功能。为了满足日常经营管理的需要，企业会根据早期记录的信息资料制定市场策略，查询档案文件是获取原始数据及信息的最佳方式。计算机技术运用于电子档案管理可自动生成查询界面，只需输入相应的档案代码即可快速查找文件，减短了档案查询的时间。

（三）监测功能。档案是企业经营的重要信息资源，档案失窃会造成重要的商业信息被盗，带来巨大的经济损失。电子档案的推广可利用计算机的自动监测功能，对数据信息自动监测以确保安全。如：电子档案传输期间，利用计算机监测技术可发现异常信息，确保档案信息的安全。

三、计算机系统技术应用的安全问题

计算机控制系统是其功能发挥的基本保证，只有在保证控制系统正常的运行状态下才能获取系统操作的功能结果。许多企业在经营或生产期间均利用计算机系统作为控制中心，对其它环节的生产加工实施必要的调控。系统技术在应用期间要防止外界因素的干扰，尤其是病毒感染、恶意攻击等，积极采用安全防护技术。若用户在使用计算机完成某项任务操作时，由于人为因素造成硬件故障则会中断设备运用，导致正在编辑的数据信息丢失。相比硬件技术，软件技术应用面临的问题更多，主要应用难点在于“安全问题”，往往会导致计算机系统面临巨大的风险。

（一）安全问题。比较常见的安全问题包括：①病毒感染。计算机病毒具有传播性、扩散性、破坏性等特点，网络用户操作时会遇到带有病毒的文件、按钮、页面等，一旦操作便会造成计算机中毒问题。遭受病毒感染的计算机系统不仅数据安全无保障，内部重要信息也会被盗用、窃取，给用户造成了较大的经济损失。②恶意攻击。恶意攻击是黑客针对性的破坏行为，对计算机系统造成的破坏也相当大。如：黑客对银行系统的恶意攻击，获取账户密码后盗用资金，所造成的经济损失不可估量。另外，计算机系统本身的漏洞缺陷也是恶意攻击发生的因素，攻击严重会造成网络系统瘫痪。

（二）安全技术。加强计算机安全防御功能是用户应当考虑的首要问题，系统安全系数高低直接关系着用户的切身利益。操控系统不仅要安装标准规范控制，还要引用先进的安全防御技术。两种常用的安全技术：①检测技术。文件传输环节实施检测，防止数据信息被攻击者截取或盗用。一般情况，用户可在发送端与接收端之间设置监测软件，当文件传输遭受攻击时可中断系统操作，以免完整信息被攻击者窃取。②加密技术。数据加密是最普遍的安全技术之一，其可以对文件、数据库、操作系统等设置密码加密，用户未经授权无法操作系统。如：对某一文件设置加密后，仅用户可以查看文件内容，其它人员无法打开文件浏览。计算机软件系统、硬件系统均带有优越的操作性能，用户在执行操作命令时要协调软硬件的运行状态，把重点放在安全风险的预防方面。

四、结束语

社会需要创新，陈旧的管理模式与社会主义市场经济下的灵活的机制出现了诸多不适应的地方。如果不更新管理模式，中国档案管理行业必定走向灭亡。要使档案工作有高度、有特色，适应社会发展的需要，就要按照“面向世界，放眼未来”的原则，树立档案管理创新思想，开展创新实践。对档案管理的现状和特点做到心中有数，要端正创新行为，做到稳步前进。

总之，档案是企业极为重要的信息资源，其记录了企业在成立、经营、变革等不同时间阶段的变化情况，能够为未来的经营管理提供真实的参考依据。传统手工写入档案因多方面因素影响而出现信息不全、文件受损等问题，导致企业人力、物力、财力等多方面信息不全。电子档案的出现使得管理工作的难度大大减小，并且为企业调用档案资源提供了诸多方便。