浅谈油气田建设工程项目档案资料的管理

摘要：随着油气田生产的快速发展，油气田地面建设工程规模逐渐扩大，产生的工程资料日益增多。它不仅涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等多个单位和部门，还涉及基础工程、主体工程、机电设备、金属结构等多个专业和多种技术领域，收集整理是一项非常繁复而细致的工作,涉及的专业知识及相关部门很多，不仅是工程技术人员劳动智慧的结晶，更是建设项目的重要组成部分，是生产建设和经营管理最有利用价值的档案，是工程建设历程的真实记录，是生产建设、经营管理、科学研究、项目维护、工程改扩建的真实依据和不可再生的信息资源，也是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的可靠凭据。因此，加强油气田地面建设工程竣工资料的监督管理尤为重要。本文从工程资料的动态管理、工程资料的整理和编目等方面阐述了油气田地面工程的管理。关键词：油气田地面建设 工程项目档案资料管理

Abstract: Strengthen oil gas field surface engineering supervision and management is particularly important. This article from the engineering data dynamic management, engineering data sorting and Cataloging in such aspects as the management of oil gas field surface engineering.

Key words: oil and gas field ground construction project archives management

中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：2095-2104（2012）07-0020-02

1、引言：

随着油田生产建设规模的不断扩大，需要引进大量民营企业，由于施工队伍人员流动性大，管理难度较大，在资料归档收集体现的尤为突出。由于产建任务繁重、参建施工单位人员参差不齐，多数施工队伍只重视施工进度，忽视资料的归档工作，甚至于听之任之。致使档案收集工作连续性不强，造成工程竣工档案普遍质量不高，加上油田结算模式影响，当年完工不结算工程，施工单位当年就不来交资料，竣工资料的收集整理工作与工程进度不同步，造成工程资料收集不全，有缺页漏签现象，来年人员变化大也无法签字现象，有的竣工资料装订质量差，组卷不合理，严重影响了案卷质量及归档率。

2、规范竣工资料的管理

制度完善，领导重视是资料收集的关键。在现实中，繁重的产能建设任务是现实的挑战，针对参与施工建设的队伍多、人员多等现状，为了适应档案管理工作的要求，组织机构配置合理、严格按制度执行的机制还有领导重视这些都是关键的因素，在工作中要建立定期汇报制度和检查制度，使制度常态化。例如：过生产例会将档案管理工作纳入处重要工作日程，与产建任务、安全生产等摆在同等位置同部署、同检查，并在日常工作中抓好任务落实，实现统一领导、分级管理的原则,这样就为档案管理工作提供了强有力的组织保证。

2.1、竣工资料动态监督管理

1）超前介入，资料收集整理与工程同步。坚持工程资料检查指导工作必须与工程进度同步进行，坚持收集整理工作必须与工程进度同步进行。档案部门要将工程资料的管理指导工作超前进行。本着“管理到位、监督及时、指导超前”的原则，提出全过程跟踪服务的理念，即年初有安排，施工中有检查，竣工有验收。资料检查与工程进度紧密结合，工程进度到哪里，资料的检查指导工作做到哪里，哪里有问题档案人员就及时出现在哪里，给予技术指导帮助，把工作做到工地现场，认真解答施工单位提出的问题，对工程资料形成过程跟踪服务，要求在工程完工时，保证工程资料收集整理工作与工程同步完成。

2）紧跟工程进度，组织定期或不定期检查。档案部门参与有发包方、质检部门参加的联合检查，通过在建项目不定期的检查，对现场原始记录表格内容进行详细核查，不仅保证了工程资料质量，还可以有效的防止资料的散失，对资料收集整理起到监督作用。做到工程建设进度与管理要求同步上传下达，即便于管理单位掌握工程动态，又便于档案部门了解掌握工程资料形成情况，将检查中发现的问题当场告知各施工单位资料员，并写出书面通知，提出整改意见，反馈给发包方和项目部，交施工方限期整改。对整改后的资料组织多次复查，直到符合要求为止，避免检查与落实不一致

3）规范流程，保证工程资料归档的质量。由于竣工资料是在工程建设中汇集和形成，在检查中必须严格执行国家和行业标准、规范，在汇交资料过程中对竣工资料在收集、整理、组卷、装订的各个环节严格把关。要求竣工资料必须与工程实际相符，为保证资料的原始性、真实性、可靠性，将工程资料完工后的一检查，转变为时时检查和全过程检查，利用建设单位和监理部门的信息平台，掌握工程资料形成和积累过程。在以往的检查中，比较重视工程资料的外在质量，如：案卷排列顺序、案卷书写格式、资料收集是否齐全等；容易忽视工程资料内在质量，如：原始记录盖章、签字、内容填写是否符合要求等。针对施工资料归档时暴露出的一些问题，要加强对档案内容的检查，认真核对施工图与设计变更、隐蔽工程记录是否一致，检查编制的竣工图是否加盖竣工图章和技术核定章、设计变更是否加盖已执行章，对设计变更与图纸不符，未按设计变更要求进行变更的，要求施工单位及时整改。从签字手续入手，要求竣工资料签字手续完备，签署名栏必须是当事人和技术人员亲笔签字，避免代签、漏签、错填和漏盖印章现象发生。由于工程资料是在施工中产生的，是真实记录，要求旁站记录和监理日志内容必须全面系统，检查图纸时，要检查图纸字迹清晰度，纸张和图面整洁程度等，要保证工程资料的外在和内在质量。通过加强对建项目资料的检查流程的有效监控，保证档案的齐全、准确、系统，为工程资料收集工作打下基础。

4）统一标准，把资料规范落实到实处。在工程资料的检查中严格执行标准规范，卷盒、纸张规格、用表格式等都必须符合国家和行业标准，同一个工程各施工单位使用统一规格的纸张和施工用表格式保证用表格式一致。对施工单位使用表格不规范，同一工程用表不统一 ，要求及时更换整改，并和质检、监理部门沟通合作，杜绝乱用表格现象，确保工程资料的准确性。卷为单位抽查为逐件、逐页检查。过去由于资料是装订后集中检查，数量较大，检查时多以抽查为主，不够精细。在实践中我们发现，检查仔细归档资料质量就高，抽查有些问题不容易发现，容易给归档案卷质量带来隐患，我们将过去的卷级抽查改为逐卷逐页检查，把问题消灭在案卷未装订之前。

2.2、竣工资料的整理和编目

竣工资料要进行系统整理和编目，整理和编目，是整编工作的两个重要方面，如果只进行整理，不进行编目，整理过的科技档案经移动就会搞乱，也不便于查阅和调卷；没有经过系统的整理，面对数量庞大、杂乱无章的一堆技术文件材料，也无法进行编目，同样也不能达到利用档案的目的。这两项工作是相辅相成的，缺一不可。

1）工程设计档案的分类。在制定分类编号方案时，要根据工程项目设计的特点，一个项目形成的材料就是一套完整的科技档案，将一个工程的档案全部集中在一起，便于成套地提供利用。所以，工程设计档案就要按工程项目分大类：在一个项目大类下，按各种专业如土建、给排水、暖通、电气、工艺、设备、自控等分别划类，并按数量的多少适当地分装成几册案卷。