浅谈航道档案管理的作用及其信息化意义

摘要：在当今航道系统中，档案管理正逐步发挥着越来越重要的作用，有效的档案管理，保证了整个航道系统的良性运转。然而，传统的文件管理模式存在自身缺陷，已经不能满足现代化的档案管理需求。该文讨论了新的信息技术，特别是数据库技术在现代航道系统的档案管理中的意义。

关键词：档案 数据库 管理

中图分类号：U612.32 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2013）01（b）-0-01

在现代化航道建设以及船舶生产过程中，会产生大量档案数据文件，记录了工程建设、行政管理、设备维护等各种类型的信息。典型的档案文件包括。

1）文本档案，例如各类审批文件、协议合同、工程设计技术报告、材料清单、设备说明文档、设备维护记录、会议记录、质检记录、项目验收报告、检验证书等；

2）图片档案，例如工程设计图纸、模型图、施工图、竣工图、设备图册、工具图纸等；

3）视频档案，例如宣传广告、项目验收报告视频等。这些海量数据，为设备及人员管理、项目立项及验收等提供有力的信息和技术支持。而有效地管理和维护各类档案文件，将关系到航道系统的正常运转，设备的妥善维护，以及经济效益的最大化。

1 有效的档案管理的意义

1.1 有效的档案管理保证航道系统正常运转

当前航道系统发展迅速，且各部门职责明确，分工清晰，专业性强。有效的档案管理，包括各类文档的分类保存，能保证各部门之间的相互协调与合作，并且为整体的运转提供信息依据。

1.2 有效的档案管理为工程建设提供技术支持

航道和船舶工程建设，需要大量的设计和技术文档，这些技术文档，包括工程设计图、设备说明文档等，是工程项目顺利进行的基础，而有效的组织和管理这些技术文档，不仅能够为各部门提供必要的技术支持，而且能显著的提高工程效率。

1.3 有效的档案管理保证设备的正常维护

在航道系统的运营中，各种设备的零部件不可避免的会出现损耗和故障，这个时候，及时的发现故障并更换零部件，对于整个系统的正常运作，意义重大。

2 传统档案管理模式的不足

传统档案管理，通常采用文件系统管理模式。在信息科学中，文件系统是指操作系统中用来管理辅助存储器上数据的子系统，通常情况下，各种档案文件单独存在，根据具体应用进行储存和管理。而文件系统具有如下缺点。

2.1 档案数据共享性差，冗余度大

相同的数据集合在不同的系统中使用时，经常需要重复定义和重复存储。例如，生产部门会保存各种生产设备的使用记录，而这些设备在维修部门也会有相应的记录，其中所用到的设备信息很多都是重复的。相同的数据不能被共享，就会造成数据冗余。

2.2 数据不一致

由于相同数据的重复存储、单独管理，给数据的修改和维护带来了困难，容易造成数据不一致。例如，上述的维修部门对生产部门信息进行了修改，而生产部门没有修改维修部门的相应信息，结果造成了同一个生产设备信息的两个副本不一致。

2.3 数据独立性差

由于档案文件与具体的应用联系紧密，如果档案文件的结构发生改变，必须修改相应的应用的数据处理方法。

2.4 数据结构化程度低

在文件系统中，档案文件之间是孤立的，从整体上看是无结构的，没有反应现实世界事物之间的内在联系，所以很难对数据进行合理的组织以适应不同应用的需要。

基于以上分析，传统的档案管理模式已经不能适应现代化的档案管理需求，而数据库系统，凭借其自身的优势，在现代化的档案管理中，逐步表现出其重要的作用。

3 现代化数据库技术在档案管理中的作用

随着现代化信息技术的发展，数据库技术已经逐步成熟，并成为自动化办公系统中不可或缺的一部分。数据库技术的功能及其在档案管理中的作用如下。

3.1 数据库技术保证完整信息和通用功能

数据库系统能够存储每个文件的结构和格式，这些信息是为所有应用而设计。因此，不管是行政部门还是生产部门对档案数据的应用，数据库管理系统都能够相应的提供数据管理服务。数据库的这种通用性，抽象了所有档案文件数据，便于档案数据的统一存储和统一管理。

3.2 数据库系统能够提供档案数据的不同视图

现代化数据库技术能够支持很多不同的应用和用户，不同的用户或者应用对数据会有不同的显示要求，即不同的视图。数据库系统能够提供定义、维护和操纵视图的机制，使得查询结果能够适应不同的用户或者应用的需求。

3.3 数据库系统能够控制冗余，支持数据共享

如前所述，在传统档案管理模式中，档案数据会出现很多冗余，而数据库系统可以根据所有用户的管理需求，综合考虑所有视图，并集成为一个逻辑模式，这样，即使是不同的应用，系统都可以调用唯一的存储数据，并提供相应视图，这样即可避免冗余。同时，正因为数据的存储独立于具体的应用，数据库系统允许多个用户或者应用同时访问相同的档案数据，并提供并发控制机制，由此保证数据共享。

3.4 数据库系统提供数据恢复机制

数据恢复机制在档案管理中起到非常重要的作用。数据库系统具有一个系统恢复子系统，该子系统保证了数据库的正确性，即使在系统发生硬件或者软件故障时，也能够及时将其恢复到正确状态。

4 应用数据库技术时需要注意的关键点

尽管数据库技术能够有效提高档案管理的效率，当前档案管理模式仍然是采用了传统的文件系统模式，在由传统模式过渡到信息化模式的过程中，有些关键点需要注意。

4.1 不同类型数据的整合

由于数据库技术需要所有数据电子化，因此所有的文本、图片和视频数据都会首先转换成电子文件，这样就涉及到不同类型的数据的整合和归类，并且需要数据库系统提供多媒体视图支持。

4.2 重要原始文件的保存

由于数据库中的部分档案数据是从原始文件转换而来，比如纸质文档和设计图纸，这些原始文件也有着非常重要的参考价值，因此，有时候重要的原始文件需要妥善保管，并和数据库中数据的组织结构相对应。这样，如果数据库中的数据发生了损失，这些原始文件就能起到很好的恢复参考作用。综上所述，有效的航道档案管理意义重大，而在现代化的档案管理模式中，信息化技术能起到非常重要的作用，能够有效的提高管理效率，并极大的提高经济效益。将信息化技术应用到档案管理中，是当前不断增长的生产和发展的需求，也是未来档案管理模式发展的趋势。

参考文献

[1] 档案管理学[M].1版.中国机械工业教育协会，2003.

[2] 数据库系统原理[M].2版.电子工业出版社，2004.