浅谈利用OA办公系统推动医院文化建设

摘 要：近年来，随着医院业务的不断发展和管理要求的不断提高，传统的管理方式已经无法满足医院发展的需要，医院文化建设跟不上发展节奏，文化积淀较少，职工归属感较差。通过上线医院OA协同办公系统，医院总部和各分院建立起统一、高效的办公平台，加强了医院内外沟通协作，开启无纸化、信息化、规范化的管理模式，全面提升医院管理效率。并通过OA系统将医院管理体制进行复制和延伸，保障医疗服务质量，将医院管理理念进行传承和发扬，推动医院文化的重塑和锻造。

关键词：OA办公系统；医院；文化建设

中图分类号：R197.3

医院文化是医院全体职工在长期从事医疗、科研、教学、管理中，共同形成并遵循的理想信念、价值取向、行为准则及道德规范。其核心是规范和引导医务人员的自主行为，并在医院内部代代相传，在外部产生深远的影响。近年来，随着医院信息化建设的发展，医院OA办公系统在医院文化的构建中的作用越来越显现，OA办公系统已不仅仅是医院文化建设的参与者，更是推动者。

笔者所在的合肥市第一人民医院集团是大型现代化医疗集团，2004年在安徽省首家成立国有医疗集团，经过十年的发展，拥有两个三级甲等医院综合院区和一个三级甲等医院延伸院区，包括合肥市第一人民医院、南区合肥市滨湖医院、西区合肥市蜀山医院；三所专科分院（急重症急救分院、康复分院、医学美容分院）；三大健康管理基地（合肥市体检保健中心、合肥市体检站、市一院健康管理中心）；三所社区门诊（琥珀门诊部、太湖路门诊部、政务区门诊部）。通过上线医院OA协同办公系统，医院总部和各分院建立起统一、高效的办公平台，加强了医院内外沟通协作，开启无纸化、信息化、规范化的管理模式，全面提升医院管理效率。并通过OA系统将医院管理体制进行复制和延伸，保障医疗服务质量；将医院管理理念进行传承和发扬，推动医院文化的重塑和锻造。

图1 医院OA推进医院文化建设示意图

1 通过流程审批，培养规范意识，提高工作效率

流程审批是OA系统最广为人知的功能。OA系统将医院传统的纸质审批表单电子化，并对流转过程和节点进行了设置，职工只需填写好自己的表单，点击发送即可，省去了在各个院区之间的找领导签字、审核等手续。当审批结束时OA系统会自动弹出反馈信息，并对整个流转过程进行详细记录，大大缩短了人为操作带来的时间成本浪费，可以把更多的精力投入到本职工作，提高工作效率。领导也可以实时查看流转状态进行监督，易于发现工作停滞的环节，改进工作流程。另一方面，通过OA系统的流程审批可以培养职工规范意识，提高责任意识和时间观念。

2 通过知识共享，打造医院文化新阵地

医院作为知识密集型组织，通过知识管理和培训，提高技术创新能力是新时期医院文化建设的重要内容。知识共享是OA系统对医院文化建设的又一重大贡献，包括知识管理、培训系统和文档管理。知识管理把各部门对职工有帮助的信息资料、规范制度、理论知识以及所有有价值的文稿资料都纳入系统中，供医院所有职工共享使用。培训系统定期通过发放网络问卷、在线测评以各种形式对职工进行学习和培训，完全不受时间、空间的限制。

医院文化的一切活动都是围绕医院工作中心来开展，只有寻找一个有形的载体，使医院文化之魂附之于上，才能发挥其特有的作用。OA系统文档管理具有连续性、真实性、史料性、权威性等特点，它是了解熟悉医院的一扇窗口。通过对医院各方面发展的全面记录，反映医院在不断发展中形成的规章制度和共同社会观、价值观。

3 通过信息，实现协同办公，加强交流沟通

OA系统中可以通过门户的搭建实现准确的信息与推送。尤其对于医院集团来说，OA系统的内部通知是最简单也是最实用的功能。比如员工们最关心的节假日通知，可以在OA中进行通知推送，既达到了全员通知的目的，有方便员工了解详细的假日信息。又比如某些不需要所有员工知道但又需要通知到多个部门的复杂情况，也可以通过OA系统选择通知对象或部门等，既便捷又准确，防止信息冗杂，养成简洁高效的工作习惯。

目前，领导和职工的面对面沟通交流日益减少，领导也很难及时掌握职工的思想动态，但通过网络化的办公方式加强了人与人之间、部门与部门之间，员工与领导之间、分院与总院之间的沟通，提高了工作效率，保证了及时决策。医院通过电子邮件、在线交谈、网络会议等OA系统中常用的电子沟通手段，极大了密切了医院领导和职工的关系。

4 通过内部论坛，活跃职工文化生活

医院OA系统为职工积极参与医院管理开辟了通道，OA系统中的职工意见箱和内部论坛功能模块建立了职工与医院沟通的一个有效渠道，意见箱为使职工畅所欲言特别针对敏感性问题设计了匿名功能，管理层通过职工的意见和改进建议，了解职工想法及时解决提出的问题，营造良好的氛围。调动职工关心医院、积极参与医院管理的积极性。通过OA系统内部论坛，给职工建立了一道信息传递的桥梁，职工将自己的知识经验上传到系统中，其他职工对其评价反馈，然后每个OA系统使用者都将工作中的经验进行分享，久而久之，OA内部论坛便被打造成为一个庞大的知识库，有利于成良好的学习氛围。

此外，内部论坛也是职工文化生活的主要阵地，是网络“职工之家”，医院组建的职工足球队、篮球队、羽毛球队和艺术团等，定期在内部论坛上活动公告、召集各项活动，将文体活动常态化。通过活动文字图片，吸引更多的职工参与到文化体育生活。另外职工可以针对生活、福利待遇等关系到切身利益的发起话题讨论，医院根据职工关心的话题，定期开展主题讨论。如近期就职工关心的停车、餐卡等问题开展广泛的讨论和征集意见，最终促成了医院建立院区停车管理系统，解决了职工停车难问题。将职工餐卡由每月120元提高到200元，受到了职工的欢迎和好评。

5 通过医患管理，构建和谐医患关系

通过医患管理平台，倡导医院服务文化。OA系统对患者投诉、建议录入，并进行处理与跟踪等，根据OA系统分析汇总，发现医患关系中的主要矛盾和问题，教育引导医护人员强化沟通意识，把平等、尊重、理解、关心贯穿到医疗服务的每个环节，营造人性化服务氛围。医院根据患者意见也进行了整改，如在医院门诊设立一站式服务中心，优化服务流程。同时也增进患者信任，促进医患关系的和谐。

医院OA系统在医院文化建设中起到了承载、强化、传播、延续的重要作用，它是医院文化建设中不可缺少的重要环节。通过医院OA系统，职工可以对医院有全面的了解。最近发生的大事、战略思想、规章制度、文件通知等等都可以直接通报到每位职工。使职工做到了身在岗位、胸怀全局，大大增强医院的凝聚力。OA既推动利落高效的工作习惯的养成，又提供丰富的、贴合实际的学习环境。总体来讲，OA系统在医院文化建设中扮演着极其重要的角色，所以医院管理者必须站在医院文化建设的高度来对待医院OA办公系统建设工作。

参考文献：

[1]龚伟伟，陈红，潘淮宁.浅议年鉴在医院文化建设中的作用下载[J].中医药管理，2009.

[1]OA正在办公中发挥着重要作用[EB/OL].http：//，2013，05，26.

作者简介：张云（1982-），女，安徽人，党委行政秘书，医学学士，公共管理硕士，研究方向：医院管理。

作者单位：合肥市第一人民医院，合肥 230061