浅析信息时代如何加强声像档案的管理

摘要：声像档案是信息时代的产物，伴随着信息时代的发展，声像档案数量、品种和质量都不断提升，声像档案管理愈显重要。声像档案（audio-visual archives）是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录 。

关键词：信息时代;声像档案;管理

一、声像档案管理存在的问题及危害

1、声像设备和人员的管理不到位。有的单位把声像设备当成一种摆设品，存放在各科室，有的纯粹是给个人保管，没有让它发挥应有的作用。也有的单位没有使用声像设备的人员，或设备使用人员不明确，或使用设备人员频繁调动，致使声像设备不能充分发挥作用，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患，极有可能造成档案缺失。

2、设备使用人员对声像档案认识不到位。多数摄录人员都不同程度的存在着两种思想认识上的误区，一种是有的人根本就不知道什么是声像档案。他们认为只有上级文件、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，只要拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存。另一种是有的人认为谁的照片就归谁，送往报社、电台用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。

3、声像档案管理混乱，主要表现在以下几方面。

3.1、声像档案管理制度不健全。有的单位声像档案没有实行集中统一管理，且缺乏必要的管理制度。有的单位虽有管理制度，但落实不够好，分类方案不科学，声像档案的收集、整理不规范，归档率不高，缺乏有效的保障措施。例如一些重要日常活动资料的拍照、录音录像等声像档案形成科室一般由办公室或宣传科负责，等到每半年度或年度完成后才将声像资料整理上交档案室。

3.2、声像档案意识淡薄。声像档案不但具有较强的时效性，而且归档要求具有特殊性。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆其齐全和准确，且多数照片、底片早已分家或已无底片，数码照相通过相馆洗印也是早已删除或存储遗忘，文字说明更是难以说清楚。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的价值。又从录音、录像带的归档情况来看，更是令人担忧。相当一部分单位和部门个人手里保存着一定数量的珍贵声像档案，没有及时记录成光盘，也不愿意将声像档案交出来实行集中统一保管，好像是自己的作品。究其原因，主要是档案意识不强。

3.3、声像档案保管条件差。声像档案保管有严格条件限制，容易受到多种有害因素的影响而缩短其寿命，这主要是由于声像档案载体所决定，它保管条件比纸质档案要求更高。除有严格的温湿度控制外，还要具备防磁、防光、防污染等多种保护措施，要达到以上严格保管条件不是一件容易的事情，需投入较大量资金购入储存设备，占用一定存放空间，有些机关、企事业单位不但没有设置专门的声像档案室，就连专用声像档案柜，防磁柜都没有。

3.4 、档案管理人员自身专业素质不高。对声像档案缺乏足够重视也是影响工作开展和管理质量提高的原因。个人素质受限或对声像档案管理专业知识掌握不够，导致对声像档案管理的特殊保管条件心中无数，将声像档案与一般纸质档案同等对待，管理方式落后，无法借助现代手段进行声像档案管理，多数停留在简单收集保管阶段，影响了声像档案保管和声像档案寿命。

3.5、声像档案利用开发意识不够。档案管理者对声像档案缺乏开发利用动力，或缺乏声像档案专题编研能力，很多虽有开发利用价值，却发挥不了声像档案的应有作用。另外，由于相当数量的声像档案都散存在个人手中或科室内部，没有集中统一管理，所以，机关、企事业单位声像档案的数量十分有限。机关档案室声像档案不齐全，不完整，档案馆的声像档案也就没有了来源。没有声像档案就谈不上什么利用，更谈不上发挥什么作用。

二、加强声像档案管理的措施和办法

1、加强宣传、提高意识，争取领导重视

要提高全民档案意识，尤其是声像档案，就必须营造一种良好的档案工作氛围，要让大家都能认识到 搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事。加大档案工作宣传力度，主动争取领导重视。提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，结合本单位实际工作，积极主动争取本单位人员对档案工作的重视，是做好档案管理工作的基础和前提条件。做好声像档案管理工作更是如此。

2、加强管理，整章建制，狠抓制度落实

要改变目前声像档案管理混乱的现状，就必须制定一套切实可行的管理办法，建立健全各项规章制度，并严格付诸实施。从声像材料的形成、收集、整理、归档到移交档案室统一保管，都必须要有一套严格的制度，要防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用也应作出明确规定。制度建立健全之后，最根本的问题是狠抓落实。要明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依。要使对声像档案的管理逐步走上良性循环的轨道。

3、分类指导，加强监督，注重业务培训

根据声像档案目前管理的现状，档案管理部门要加大对声像档案管理工作的监督指导力度，并把它作为档案工作目标管理、年度检查考核的重点内容之一。同时，要针对各单位不同的具体情况，采取不同方式进行分类指导，力争提高整体水平，对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应着重在依法管理、建章立制上加强指导和监督。对有设备，人员不专业的单位，重点是加强尽快提高摄录人员、档案人员的专业知识水平和业务技能。

4、结合实际，妥善保管，力求有效利用

从长久保护和有效利用的角度考虑，声像档案要求有控湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等措施，而目前声像档案保管条件普遍不符合上述要求，那么就要求各机关，企事业单位根据本单位的实际情况设立专门的声像档案室，使声像档案独立成卷，使用声像档案专柜或密闭铁柜、木柜单独存放、对形成电子档案的要具备防磁柜；严格控制库房温湿度，避光，远离磁场，定期倒带，定期检查。收集、整理、保管声像档案的目的，一方面是记录历史的真实原貌，更重要的则是为各项工作服务，力求有效利用。

三、加强声像档案管理的意见和建议

针对机关，企、事业单位档案主管部门对本单位的建设面貌、重要会议、生产技术和职能活动、视察参观交流、文娱体育活动等档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，提出如下建议

1、建立必要的规章制度，各单位应根据声像档案管理规范，并结合本单位实际情况，制定一套适合本单位的声像档案管理制度，并落到实处。从基础做起，从制度建设入手，以日常积累为手段，逐步完善声像档案工作。

2、在这种活动中，采取由本单位派档案管理部门或档案工作人员直接参与的办法，以确保声像档案的真实性和完整性。

3、组织专业人员或摄影录像人员定期负责对各类档案进行收集和归档工作，以确保本单位重大活动产生的档案（特别是声像档案），得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面利用。

总而言之，做好声像档案管理的各项工作，保管保护好声像档案，积极主动提供利用是每一个档案工作者义不容辞的责任。■