低碳视域下环境设计探索

缺乏功能较完备的档案业务管理软件，影响了各业务系统信息资源应发挥的效益和作用

目前，高校档案业务管理的软件有很多，各不相同，有的只能达到目录级管理功能的、有的能达到文件全文检索并有网络查阅功能的，但能融合学校OA管理系统及各大业务系统如教学管理系统、科研管理系统、财会管理系统，实现这些系统和档案管理系统之间背景信息和元数据之间的网络数据库转化，同时能较好的管理和利用相关的档案信息，功能较为完善的档案系统却没有，导致当前形成的大量数字化信息因不能及时归档而白白的流失；与此同时，由不同的业务系统产生的电子信息也同样不能在档案管理系统中直接形成具有凭证作用的电子文件，大大地降低了电子文件的效能，如教务系统，招生系统等均能产生电子信息，但这些信息只能导入到档案系统中作为检索的用途，不能直接在档案系统打印出来作为凭证使用，数据库之间不能进行有效的转换，迫使目前很多高校每年都花几万，几十万元来用于成绩单等档案的扫描，重新建立成绩档案数据库，浪费大量的金钱，偏离了低碳环保的路径。

缺乏法律法规、监督制度及网络安全技术的支持，导致档案信息化成果的效用较低

目前高校还没有一套较为完善的电子档案法律法规来保障电子档案的真实性，因而，高校电子档案的凭证效力没有保障，学校的各项认证如学位学历认证等工作都只能用纸质档案做凭证；同时，我们还缺乏成熟的防伪、加密、认证等技术来保证电子文件的原始性、可靠性，高校电子档案的利用缺乏安全的网络环境支持，网络认证工作还不能开展，这严重地影响了档案信息化的效用。

低碳视角下高校档案信息化环境设计

为了加快高校档案信息化的进程，减少各高校在重复探索档案信息化实现过程中造成的资源浪费，使高校档案信息化能在低能耗、高效率的环境中实现，我们认为应在高校档案信息化的法规、管理软件、具体做法等方面的环境中加以完善，以达到低碳高效的目的：

（一）加快制定高校电子档案的法规、标准及监督制度，以保证档案信息化的效用

要充分发挥高校电子档案的凭证作用，则必须有坚实的法规、统一的标准作基础，完善的监督体系做保障，否则电子文件在其生成、传递、保存、利用等环节没有规范和依据，就无法保证其真实性、可靠性、完整性，也就没有可用性。目前，虽然我国已经制定了一些元数据标准，但还没有制定出完善的、高校各业务部门需完全遵循的电子文件元数据标准，高校各业务系统的对接无规可循。同时高校电子档案的证据效力缺乏法律认可与保障，这大大影响了高校档案信息化的效用，信息化的意义也大打折扣。为此，我国应该尽早出台高校电子档案的法规、标准及监督制度，拓宽电子文件在相关领域的证据效力，建立电子文件管理责任追究体系，把电子文件的管理纳入有关人员的绩效考核范围，使高校档案档案信息化能发挥更大的效能。

（二）创新观念意识，将低碳、高效的理念融入到档案信息化管理中

低炭视角下的档案信息化建设，不仅需要档案人员主动学习新的信息技术，熟练运用科技手段完成归档管理与服务利用工作，还需要档案人员将低碳意识融入到日常工作中，充分认识到信息化建设的根本目的是提高效率、降低成本，在开展信息化工作时切实做到低碳、高效。这就需要档案人员及时更新观念意识，树立对电子文件的信任和管理电子文件的信心，本着低碳、高效的工作思路，科学、规范、创造性地开展档案信息化工作。

（三）开发具有国家层面战略指导意义的高校档案信息化管理应用软件，加快档案信息化建设的步伐

高校档案信息化无论是应用软件的开发、系统平台的建设还是各主要业务平台的无缝对接，这些都需要一定资金的投入，但是，高校目前的资金有限，要各高校自行的解决应用管理软件的问题无疑有一定的困难，而且软件后期的升级改造仅靠一校之财力很难做好。鉴于高校各业务主体的相同性，建议由国家档案局和教育部根据高校这个业务主体的特征，在充分分析总结目前我国高校档案管理平台利弊的基础上，设计一套具有战略指导意义的，有较大的兼容性，能较好实现高校OA系统、教学系统、科研、财务等主要业务系统无缝对接的软件，各高校可在该软件设计的权限内自行调整。这样，档案信息化具体实施的过程更加具体，更加快捷，标准更加统一，也为日后实现全国信息的整合与共享做好准备。同时，大大减少各校探索信息化建设平台的投入，节省了大量的资金。

（四）推进高校档案信息化成果共享与交流，建立高校档案信息化示范单位来进行具体的指导

档案局或上级主管应该建立几个不同等级的高校档案单位作为示范单位，以点带面，以具体的直观的办法来指导其它高校档案信息化的工作，全面带动高校档案信息化的建设，减少各高校档案信息化建设走的弯路。目前虽有省直单位信息化建设示范单位，但其业务范围和性质和高校有较大的差别，有很多经验和做法都不符合高校的实际。因而，只有通过高校的示范单位，才能更好地吸收和利用先进学校的做法，加快高校自身档案信息化的步伐。

（五）通过人才梯队建设，使档案业务人员更好地掌握实现档案信息化的低碳途径

档案信息化建设是一个需要有着合理结构的人才队伍才能完成的系统工程，特别是低碳视角下的信息化工作，在原有档案专业人才的基础上，更需要有对低碳信息技术有很好的理解能力、业务创新能力的技术型管理人才，以及掌握数字化技术、信息管理技术、网络技术等技术能力的信息技术人才，解决高校信息化建设当中的档案数字化信息的真实可靠性和长期可靠性的瓶颈问题。为此，需要建立和完善人才培养机制，通过制定有效的人才引进计划以及岗位轮换计划、在职培训计划等人才培养与开发计划，合理地开发、培养人才队伍，建立起多专业并存、年轻化、层次化的人才梯队。

高校档案的信息化是一个必然的发展趋势，在发展高校档案信息化的同时要注重低碳、环保、节能减排，这样能为档案信息化节省大量资金，从而更好地促进档案信息化的发展，使更多的信息资源为社会服务。

作者：吕杏单位：广东商学院