高校财务引进叫号系统与业绩激励机制

【摘要】 随着高校办学规模的扩大以及办学层次和类型的多样化,高校会计核算业务量呈倍数增加,报销难成为财务部门与高校师生的矛盾焦点。为此,引进智能叫号系统在高校会计核算中的应用,并在智能叫号系统使用背景下,对会计核算人员的业绩进行考核与激励。以此激发会计核算人员工作的积极性与主动性,提高会计核算基础水平,以促进高校财务服务水平层次的提高,开创高校会计核算工作的新局面。

【关键词】 叫号系统;高校;会计核算;业绩;激励

智能叫号系统,就是利用现代网络通信技术和计算机信息管理技术来代替传统排队方式的系统,它在服务行业使用广泛。高校办学的宗旨是服务于社会,财务部门作为高校办学的辅助力量,也是高校理财的服务部门,其面对的服务对象是全校师生。作为全校服务的窗口,如何保持报销合理有序地进行,以及提高会计人员的工作效率,激发他们的积极性与创造性是高校财务管理面临的一项课题。因此,在高校会计核算中引进智能叫号系统的使用,从更高层次上提高会计核算基础水平,促进服务水平的提高,从而确保高校财务高效、有序地运转。本文着重探讨的是智能叫号系统在高校会计核算中的应用以及在智能叫号系统背景下,对会计核算人员的业绩考核激励机制。

一、高校会计核算中引进智能叫号系统的必要性

随着我国教育改革的不断深入,高校办学层次和类型的多样化,使财务活动日趋复杂化和多样化,给高校会计核算带来了极大的挑战。在办学规模扩大的前提下,国家教育经费的投入以及经费来源渠道的多元化,增加了会计核算的业务量和难度,使高校业务量在资金核算量与内容上较以往都增加了许多。针对会计业务量的成倍增加,部分高校采取的做法是:会计核算人员轮流为学院进行财务报销;设立二级财务分级管理;教学与科研分开核算。但依旧未能解决无序报销的问题,因此,引进智能叫号系统让先到者先服务,后到者后服务,使报销井然有序是高校财务管理者迫切想解决的问题。

(一)引进智能叫号系统是高校财务报销的需求

高校办学规模的持续扩大,使师生人数剧增。面对服务人数的增加,高校财务部门的会计核算人员人数虽有所增加,但远比不上服务人数的增长。核算人员与服务数量的不匹配,以及报账的不确定因素,导致报账人员报销困难,时常出现排队无序、插队、发生纠纷等情况,造成报账拥挤、嘈杂的现象。那么该如何维持好报账秩序,使前来报账的师生能有一个有序的报账环境是每一位到财务部门报账的师生所期待的。而智能叫号系统恰好改变了传统排队方式,解决了师生排队困难、排队拥挤等问题,确保财务报销有序进行,开创高校会计核算工作的新局面。有序、良好的报账环境,不仅给报账人员心理上有舒适感,而且在一定程度上提升了财务部门作为对外服务的良好窗口。

(二)智能叫号系统的使用有利于核算质量的提高

高校财务收支基本由会计核算人员完成,核算人员审核票据的质量影响着会计信息的质量。如某高校共有3位会计核算人员,每位核算人员的年资金核算量近2个亿。显而易见,会计核算人员承担着繁重的工作量。但工作环境的嘈乱不堪不仅影响了报账人员的情绪,也使会计核算人员在高强度的脑力劳动下处于更加紧张的状态;不仅影响了核算的质量和效率,也从一定程度上影响了会计信息的准确性。智能叫号系统的使用让排队井然有序,方便师生计划报账。并且缓解了师生报销时间跨度上的一致性,分流报账人数,从而减少核算人员的心理压力,改善服务态度,优化会计信息质量。

(三)信息网络化的普及有利于智能叫号系统的广泛使用

当今世界的一大趋势是信息网络化的快速发展,信息网络化越来越广泛地涉入广大师生的教学、科研、学习和生活的各个方面。信息化、智能化的普及,为高校会计核算引进智能叫号系统的使用提供了方便。而且智能叫号系统的使用不仅使报销人员较为详细地了解了财务部门报账情况,而且节约了报账人的办事时间。

(四)有利于会计核算人员业务量的考核

智能叫号系统的功能多样化,可以与每个核算人员的电脑联网,核算人员按号的次数以及每笔报销业务的计算均可通过智能叫号系统软件进行统计。按号次数与报销业务笔数两者结合能较为公平、合理地考核会计核算人员的业务量,避免了单纯以业务笔数考核人员业绩的弊病。

二、高校会计核算中使用智能叫号系统的基础

(一)财务机构规模设置

办学规模较小的高校,报账师生人数不多,业务核算量少,因而财务机构设置相对简单。而办学规模较大的高校不仅师生人数多,而且资金流动量大,业务核算量繁重,在财务机构设置方面规模也大、科室多。在所有科室人员配备中,会计核算人员配备居多。如一所省属高校的财务部门共有35人,科室设置有综合预算管理科、会计核算科、收费管理科等,其中会计核算人员的配备就达到十几个。因此,办学规模和会计核算人员,尤其是业务核算量达到一定规模时,智能叫号系统的叫号随机性能较为公平地分配和处理业务量,增加会计核算人员业绩考核的合理性。

(二)财务管理体制

高校实行“统一核算,集中管理”的财务管理模式。这种责、权、利相统一的财务管理制度,虽然有利于学校调动资金,有利于学校的统一管理,但同时也增加了会计核算人员的集中核算业务量。高校的这种管理体制适合智能叫号系统在会计核算中的使用,有利于统一考核会计核算人员的业务量。

(三)业务类别稳定

目前高校会计核算业务主要是收和支两大方面的核算,“收”主要是财政拨款、学生收费、科研经费等;“支”主要是教学业务费、行政部门公杂费、科研经费支出(部分高校包括基建支出)等。高校财务支出虽然有日益增加的趋势,但经费收支项目明确,会计核算的业务类别较为稳定。这为智能叫号系统的业务设定和量化会计核算人员的业绩提供了便利。

(四)电算化的普及

会计电算化把系统工程、电子计算机技术等科学与会计理论和方法融为一体,使会计工作发生了很大的变化。从20世纪90年代以来,会计电算化在高校财务管理中的广泛使用,使会计电算化在财务管理工作中发挥着越来越重要的作用。随着网络的迅速发展,智能叫号系统这种现代化、智能化技术的出现,使会计电算化与智能叫号系统兼容使用提供了技术支撑条件,为财务管理工作现代化奠定了基础,开创了高校财务核算的新局面。

三、高校会计核算中智能叫号系统的应用

智能叫号系统主要由取票机、呼叫器、显示屏及播音、网络联结这四个主要部分组成。智能叫号系统在高校财务核算中的使用,不仅满足了师生对财务报账的要求,展现了智能化管理在高校财务核算中的应用水平。并且在此背景下计算核算人员的业务量,为考核会计核算人员业绩提供参考依据。

(一)使用智能叫号系统的财务报销基本流程

在使用智能叫号系统时,由于每所高校工作的侧重点不同,视具体情况设置报销业务范围。一般情况下,报销业务可分为借款、教学报销、科研报销、学生奖助金、科研结题等。基于报销业务的不同,使用呼叫器设置核算岗位业务范围时,重点考虑核算岗位的性质和特点进行设定。报账人员根据报销业务内容,在取号系统中索取业务号码等候呼叫。核算人员通过呼叫器按号后,等候报账人员进入报销程序。基本流程如下图所示:

若某些特殊业务需指定核算人员处理时,可以通过呼叫器的设置设定核算人员业务范围。当核算人员按号时,可以优先处理设定的业务。如借款业务手续简便,通过呼叫器设定后每位核算人员均可优先办理借款业务。

(二)智能叫号系统背景下会计核算人员的业务量统计

高校会计核算业务按经济业务内容不同分旅费、领款、购置材料等。报账人员根据报销规范化的要求,填写格式统一的封面,规范粘贴。规范化的报账不仅使会计档案规范化,而且会计核算人员接入整理规范的票据,可以减少审核时间。并且所接票据经核对无误后,按会计科目的要求合理归类,为正确计算业务量提供基础。

1.会计核算人员呼叫办理次数

计算智能叫号系统的呼叫次数是为了激励会计核算人员按号的主动性和积极性,避免出现工作懈怠的消极因素。利用智能叫号系统能自动统计按号次数和当日报账人数,计算每月系统所有按号次数与人数相比的平均数,然后将会计核算人员的每月按号次数与平均数对比,超过部分折算为会计核算人员的业务量。折算业务量为:B=Ci- W/N

(B:折算的业务量;Ci:核算人员按号次数;W:智能叫号系统的取号次数;N:会计核算人数)

2.确定报销业务系数

各高校由于工作重点存在差异,工作效果不易量化,要确定一个统一的量化指标是不现实的。因此,结合本校的实际经验确定报销业务系数,合理统计会计核算人员的业务核算量至关重要。在实际操作中,报销业务系数可以根据难易程度确定。如报销差旅费业务的计算,既要统计车辆票价,也要核对政府定点饭店的住宿标准,还要按职务、天数计算补贴等,因其计算繁杂,故业务系数设定较高。如本表报销业务系数的设定:

3.会计核算人员业务量

会计核算业务不同,审核时间也不尽相同。若单纯以账务处理系统中核算人员录入凭证的数量作为业务笔数,实际上有失公平。这样极易造成会计核算人员的投机行为,增加复核业务量,也使核算人员产生不平衡心理,降低工作效率。会计核算业务量以账务处理系统中核算人员录入的会计科目数量为基础,按报销业务系数的不同计算业务量。基本公式如下:

(Pi: 每项指标的系数;Ki:会计科目数量;)

(2)B=Ci-W/N

那么每位会计核算人员的业务量即为(3)=(1)+(2)

四、智能叫号系统背景下会计核算人员的激励机制

使用智能叫号系统后,为了保持核算工作的有效性,避免类似核算时间延长,效率低下及产生工作惰性等问题的出现。对会计核算人员制定激励机制,并给予一定的激励措施,促进会计核算人员提高竞争意识,激发和调动核算人员的工作热情和积极性,提高效率,为师生提供良好的服务,从而促进财务部门服务层次的整体提高。

(一)智能叫号系统背景下会计核算人员的激励原则

1.质量为主,兼顾效率

会计核算资料是否正确,影响着会计信息的真实性与准确性,为高校管理者进行管理与统筹使用资金、利用会计信息决策起着关键性的作用。因此,使用智能叫号系统时,应注意不能单纯为了多按号以及提高核算速度,而忽视了核算质量。会计核算人员必须在做好日常会计核算工作的前提下,减少会计核算时间,提高工作效率。

2.合理竞争,兼顾公平

在智能叫号系统背景下制定激励机制,要坚持“公平、竞争、平等”的原则。叫号过程中应注意按号的公平性,不能人少多按号,人多不按号,避重就轻按号。利用智能叫号系统合理竞争的目的是增强核算人员的竞争意识,最大限度地激发会计核算人员叫号的主观能动性,自主提高为师生服务的业务技能水平。