归档文件材料的收集与管理

摘　要：归档文件材料的收集是指依据一定的收集范围，通过一定的方法将机关单位各部门和个人手中有价值的文件集中起来，以供归档整理工作利用的过程。

关键词：归档文件　收集　管理

文件材料的收集工作是档案工作的起点和基础，一个单位的归档文件是否齐全完整，根本的因素取决于文件材料的收集是否齐全。只有及时地、有针对性地收集各类文件材料，才能避免文件的散失，才能真实、全面地反映本单位的历史全貌和活动规律，也才能保证本单位档案的齐全完整。因此，我们一定要认真做好文件材料的收集工作，半点也不能马虎。文件材料的收集工作，应该由文书工作人员负责，在收集过程中充分发挥主观能动性，采取各种有效措施，多渠道地把应该归档的文件全部收集起来。

1.机关归档文件材料收集工作的意义

1.1做好归档文件材料的收集工作是维护本单位历史真实面貌的必要手段。机关档案是本单位从事党务、行政、政工、业务、群团等各项工作活动，直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实记录，是历史面貌的真实反映。机关和乡镇档案室按照《档案法》和国家、省、市关于档案工作管理办法的规定和要求，及时接收应归档的文件材料和各种载体的归档材料，并通过各种途径和方法，把散存在本机关各股室、各内部机构或工作人员个人手中的以及散失在社会上的重要文件材料收集拢来，进行规范化的管理，补充本单位档案室的室藏档案，才能使本单位的各个门类、各种载体的档案达到齐全完整，全面记述和反映一个单位每年所抓的工作与活动；才能维护本单位党、政、群（工青妇）等组织的历史的真实面貌。

1.2归档文件材料收集工作是本单位档案室工作的起点，是综合档案室开展其它各项业务工作的前提。有了归档的公文、材料、统计报表、名册、照片、录音、录像带、荣誉实物和各种专门档案（会计档案、基本建设、设备管理、科技档案及本部门、本行业的专门档案等），档案的整理、编目、鉴定、保管、统计、编研和提供利用工作才具备物质对象；离开了归档文件材料的来源，档案工作就成了“无米之炊”；而且，收集工作的质量，直接影响着其它业务工作的开展，决定着其它业务工作质量的优劣；如果归档的文件材料不齐全完整，那么整理工作中就难以保持文件之间的有机联系；在鉴定工作中就难以正确判断档案的保存价值，正确划分保管期限；在利用工作中就更难满足本机关和社会各方面利用档案的需要。

1.3做好归档文件材料收集工作是贯彻集中统一管理原则和推动档案工作发展的重要措施。只有通过细致的收集工作，才可能把本单位的全部归档文件材料集中到综合档案室，实现规范化的整理和集中统一管理，避免档案管理“各自为政”、分散保管的现象发生，使机关档案工作管理的基本原则落到实处。同时，使机关和各乡镇档案室的室藏档案得到丰富，以便于集中人力、物力、财力，不断更新和添置档案保管与保护设施，改善机关档案室保管保护条件，加快机关档案工作现代化管理的进程。

2.立卷归档要求和管理方法

2.1文件材料应该收集齐全完整

（1）正常收集。将上年度预立卷类目夹（盒）中的文件材料取出，进行检查、调整和分类并确认部门应归档的文件材料收集齐全后，再立卷归档。

（2）补充收集。①按部门收发文登记簿，检查文件是否短缺；②请部门领导、主管人员和经办人员彻底清理文件并将有保存价值的文件材料理顺分类后交给文档人员；③检查归档文件材料的定稿与打印稿、主件与附件、请示与批复、来文与复文及相关材料是否都收集齐全。

（3）检查行文手续是否完备。检查归档文件材料（包括定稿）是否署有单位全称和行文日期，是否加盖公章或个人签名，以及其它应有手续是否完备。

2.2文件材料分类清楚、组卷合理、排列有序、标题拟写正确

（1）分类。教学评估档案的文件材料应按照我校《部门本科教学工作水平评估任务书》内容次序进行分类。其它档案应按照文件材料的形成规律和特点保持文件的历史联系，区分不同价值（永久、长期和短期）进行分类。

（2）组卷。①应运用以问题特征为主的方法组卷，如无法按问题特征组卷，则可按作者特征、地区特征、名称特征或通讯者特征进行组卷。②组卷以薄卷为主，即一个相关问题立一卷或一件相关事件立一卷或一个相关业务立一卷。厚度一般不超过一公分。

（3）排列。组卷后卷内文件材料的内在联系和前后秩序不应混乱，每卷案卷内文件材料的排列要保持它们之间的历史联系，按照文件材料的重要程度、事情的来龙去脉有条理、有秩序的排列。具体方法：①如卷内只有一个问题一个作者，按时间顺序排列；②如卷内只有一个作者几个问题，先按问题后按时间排列；③如卷内一个问题几个作者，按作者地位排列；④如卷内有几个问题几个作者，按问题、作者、时间排列或按作者、问题、时间排列；⑤排列还要做到重要文件在前，一般文件在后；批文在前，请示在后；正文在前，定稿在后；结果（结论）材料在前，过程材料在后。

（4）拟写标题。组卷后的案卷标题拟写要做到结构完整（包括作者、内容、名称三要素），用简练的文字准确的概括出案卷的内容、字数一般不超过50个字。

2.3归档案卷装订结实美观

装订后的案卷应尽量整齐，且无金属、无压字、无脱落现象。方法：①装订前应去掉文件材料上的所有金属物；②检查每份文件材料是否留有装订线位置，对未留装订线位置或装订线位置上有字迹的文件材料应补贴加边；③残破的文件材料应修补；④装订时先将文件材料的左右两边和下沿整理整齐，然后再打洞装订；⑤左侧装订。三个洞口的位置为：第一个洞口位置在A4纸张左侧中间，第一个洞口向上和向下7公分处为第二、三洞口位置；⑥用双线装订，线的结头要结得牢固。