漯河市档案馆档案数字化业务外包实践

【摘 要】2013年1月至4月，漯河市档案馆为加大档案的保护和利用力度，根据上级文件要求，将部分重点全总档案归纳整理，和某档案数字化加工公司合作，对这部分重点全宗档案进行了扫描加工等数字化处理，目前项目基本完工。现将我们进行数字化的情况提供给大家，以供参考和指导。

【关键词】漯河市档案馆；档案数字化；保护利用

一、档案数字化业务外包背景

1.内外因素促进作用

随着党委政府、企事业单位和社会大众对档案重要性的广泛认知，档案的社会利用率大大提高，档案管理部门的档案保护意识和利用意识也日益增强。传统手工查询费时费力，且不利于档案的利用和保护。内外因作用下，倒逼档案管理部门途穷思变，加快进行档案数字化建设，以便档案的利用和保护。

2.数字化工作人员严重不足

漯河市档案馆现有纸质档案25万余卷，工作人员19名，档案数字化加工人员4名，除1名专职从事档案数字化加工业务外，剩余3名人员均身兼多职，不能全力投入到档案数字化业务工作中，快速推进档案数字化建设动力不足。

3.设备、资金投入不足

档案数字化设备要求高速扫描仪、平板扫描仪，数字化处理软件等系列高质量设备和软件，这些设备价格昂贵且更新换代周期短，维护成本高。现有条件下，利用现有人员购买设备加工的成本和效率远不如把档案数字化业务外包的成本和效率。此背景下，把这些数字化业务进行外包不失为一种明智的选择。

二、外包公司的选择和监管审核措施

在进行此次档案数字化外包前，漯河市档案馆从未进行过档案外包业务的实践，对数字化档案业务外包没有任何经验，为顺利推进档案数字化项目，馆领导未雨绸缪，从外包公司的选择到监管审核措施的安排上都亲力亲为，面面俱到。

1.档案数字化外包公司的选择

（1）公司相关资质、规模及成本

资质和规模是我们档案馆选择外包公司重要方面，当然，两者对项目的成败不构成决定作用，但可以体现外包公司的整体实力和对项目可能出现风险的承担能力。在保证质量的前提下，尽量把成本控制最低。

（2）项目组成员的专业性及稳定性

档案数字化外包对项目组成员的专业性和稳定性要求较高，其专业性和稳定性影响着档案外包项目的总体质量。项目组要求外包公司参与人员须是有成熟经验的固定员工。

2.建立健全规范的监管审核措施，确保数据安全、档案安全

数据的质量关系着项目的成败，关系着利用者的切身利益。虽然对方是业界领先的数字化加工企业，又有相关政府项目的运营经验，为防万一，馆领导要求数字化监管人员采取措施，划分责任，切实保证利用者权益。

（1）严格管控项目物理环境，确保档案安全

项目启动伊始，局馆领导就多次强调档案安全重要性，工作场所要求确保档案安全。杜绝火源水源，禁止携带有违档案安全的物品入内，安装监控和报警器，禁止工作人员随意携带档案出入，禁止无关人员出入项目工作区域等。

（2）专人盯防，执行”三审”制度，确保数据质量

我们各自盯防所监管的全宗，执行严格的审查制度。初审看案卷扫描质量 ，是否有模糊、歪斜、黑边、污损等情况；二审看数字化输入条目是否与扫描件对照；三审看扫描挂接后是否有挂错，把好数据质量关。

三、档案数字化外包的优势和不足

通过这次外包业务实践，不仅使我们顺利完成上级交付的任务，还使我们开阔了视野，增长了对档案数字化先进技术和发展趋势的了解，益处良多。但是也伴随着诸多问题和风险。现将档案数字化业务外包的优势如实向大家作一反馈。

1.档案数字化业务外包的优势：

优势一：速度快、质量高。实施档案数字化外包前，市档案馆每年数字化任务5万页，实施档案数字化外包后，4个月就已完成20万页，完成业务量速度数倍于外包前。受技术、设备因素所限，我们一般将档案扫描后便直接挂接数据库。外包公司拥有技术力量和处理软件，通常扫描后会将档案扫描影像的黑边和污损处修复后挂接，扫描件质量较高。

优势二：成本低。此次业务外包业务量为20万页，数字化成本约为0.3元/页，成本远低于档案馆自身档案数字化成本。

优势三：有利于档案的保护和利用。档案存放时间越长，数据毁损的风险就越大。快速推进档案数字化建设，使之形成数据存放在计算机数据库，有利于对档案信息的保护和利用。

优势四，有利于集中人力完成其他工作和技术储备。漯河市档案馆数字化加工人员由于长期从事档案数字化基础工作，较少时间进行知识的更新和储备，容易造成闭门造车，固步自封的环境。如果将部分任务外包，可以空出大量人力进行其他档案工作及知识的积累和更新。

2.档案数字化业务外包是把双刃剑，虽然其本身有很多优势，同样也伴随着诸多不足和风险，需要我们档案管理部门严格掌控和监管，扬利除弊，确保档案安全和数据安全。

不足一：档案安全风险增加。档案数字外业务外包现象自出现伊始，其安全性便备受业界的质疑，业界质疑不无道理，毕竟档案经外人接触，其安全性变少了一层保障，多了一层风险。

不足二：易造成档案馆工作人员的依赖性。如果档案数字化长时间依赖外包公司解决，容易造成档案馆工作人员的依赖和惰性，不利于档案馆自身对新知识新技术的积累和掌握，长此以往，档案信息化自身发展必然受制于人。

不足三：档案加工快速化带来其他问题。档案数字化业务外包的快速开展，必然会衍生诸多问题，如扫描件有重扫、漏扫、扫描件次序混乱、扫描件数量与数据库数据条目数量不对应原文未扫全等造成原文与目录数据不能有效对应的问题，这些问题直接影响着利用者权益和档案馆的切身利益，档案馆工作人员必须切实履行监管审核责任，不能有丝毫马虎。

总之，档案数字化业务外包是现阶段部分档案管理部门迫不得已采取的一种临时手段，其目的是加快档案数字化进程，方便档案的保护和利用，有利有弊。作为档案管理部门，面对档案数字化外包不应一味的固步自封、逡巡不前或将其拒之门外，如能熟悉档案数字化加工流程，健全档案数字化业务外包监管审核措施，规范和引导档案数字化外包企业促其健康发展，档案业务外包必然会成为档案数字化建设的一支重要力量。

作者简介：

鲁顺奎，河南漯河人，工作单位：漯河市档案馆 职称类别：助理馆员，研究方向：档案管理。