浅析青年办公室主任在管理中应具备的素质

摘要：本文围绕青年办公室主任在管理中应具备的几个素质，以实际工作中发生过的事件为例，简要分析发生这些事件的原因，探讨解决或预防类似事件的办法，说明办公室主任具备的素质与解决问题能力密切相关。最后希望有机会参加专门的干部培训，有条件激励工作的激情和干劲，并对青年办公室主任今后的努力方向提出了建议。

关键词：办公室主任；管理

【中图分类号】G471.7【文献标识码】A【文章编号】1672-3783（2012）11-0537-01

引言：笔者2010年12月开始担任湖南中医药大学针推学院办公室副主任一职。工作一年多来，遇到很多的问题，犯过很多的错误。在学院领导的支持下，老师同事的帮助下，还算比较顺利的度过试用期，现已转正。虽然已不再像刚接手工作时那样迷茫和青涩，但却日益感觉任重道远，更有一种心有余而力不足的紧迫感。在此以真实事件为例，浅析发生的原因，认为解决问题的能力与办公室主任具备的素质密切相关。水平有限，还望专家同仁多多指教。

1应具备一定政治敏锐性和较全面的相关常识及专业知识

事例1：上级下发一关于评选评优的通知，我立即将通知转交学院领导，领导问：“符合评选条件的都有谁？”我马上想了想，说了几个人的名字。领导说：“那让他们都报材料上来再遴选。”于是，我通知了那几位老师。结果，等他们把个人材料报上来，才发现并不符合评选要求。而再落实评选条件时，却发现符合条件的老师反而没有通知到，再次通知到符合条件的人员准备材料时，时间已经比较紧迫了，老师和我都感到手忙脚乱。

发生的原因：有些领导在认真看过通知后，心里已经有了决定，但有时不会马上说出来，而是问下一办公室主任的看法。这样做，一来借此了解办公室主任的思想，起到沟通联络的作用，二来，看看自己考虑的是否周到，是不是有所遗漏，可以通过办公室主任来加以补充和完善。但是当办公室主任提供了不准确的信息或思想时，会直接影响领导决策的正确性。因此，在办公室管理中，主任应具备敏锐的观察力和广泛的知识面，担当了一定辅助决策的职能。一方面反映出领导对办公室主任的信任，另一方面也反映出，办公室主任的责任重大。

解决的办法：在接到任何的通知要转交领导之前，一定要先仔仔细细、一字一句的看一遍，尽量把握通知的中心内容，体会文件通知的精神思想，并根据通知内容预想一下领导会问的问题，尽量亲自收集第一手资料，保证信息的准确性。这就要求办公室主任具有一定政治敏锐性，同时对学院各方面的数据资料都有所了解和掌握。这样既可以对领导的问题有备而来，又可以应对领导突如其来的询问，体会到领导思想的方向，正确给出领导想要知道的内容。因为有很多时候，并没有充分的时间给你准备，或者你准备的内容并不是领导想要知道的内容。只有平时做足了功夫，才不至于临阵手忙脚乱。而当几次因提供准确信息辅助领导正确决策后，领导会对办公室主任的工作更放心，可以让领导有更多的精力放到更重要的事情上面，从而增进彼此的信任度。

2应具备良好的思想道德品质和保密意识

事例2：研究生毕业论文初审意见都会由初审专家先交到院办来，汇总后统一交到研究生处。在收齐上交之前，我并没有把已收到的意见放在柜子或抽屉里面，而是放在桌面上。于是，一位导师不小心看到了自己研究生毕业论文的意见，对意见产生了疑问或不满，马上打电话给这位初审专家解释或理论。结果可想而知，要么专家与导师产生意见分歧，闹得不愉快；要么专家接受导师解释，不得不更改初审意见。

发生的原因：办公室是人员流动比较大得地方：教职工会顺便到办公室，希望及时了解与个人密切相关的文件精神或通知；学院领导也会时不时到办公室，希望及时了解教职工和学校相关动态；外来人员要了解本学院的事情，首先想到的肯定是到办公室咨询。因此，在办公室管理中，主任要有良好的思想道德品质和一定保密意识。办公室是对内对外的窗口，这种情况下，既有好的一面，可以获得全面的、真实的资料，及时将必要的信息反映给领导和职工；但如果没有良好的道德观和价值观，不注意将得到的信息或材料保密，使得个人资料或保密文件外泄，不但会给职工个人和学院带来不必要的麻烦，还会降低办公室在每个人心中的公信力。

解决的办法：办公室主任要“多听”，“多看”，“多想”，但一定不能“多说”。同时，不仅要对特殊文件材料保密，像这种涉及到个人利益的资料，更要注意保密。这里所说的“保密”，并不是“隐瞒”，在一定范围内的保密，有时候是为了更好地达到“公平、公正”的目的。因此，做一名好的办公室主任，要有正确的价值观和道德观。应该说的才说，不应该说的坚决不说，如果一定要说，应该不带任何功利色彩，如实转述。不应该做的坚决不做。只有这样，才能得到更多的信任和理解。一个让领导和职工放心的办公室主任，才能做得更好，走得更远。

3应具备较强的统筹规划和组织协调能力

事例3：经常同时接到很多任务，让我手忙脚乱。恰好在这个时候，领导安排了一个重要会议，并让我通知相关人员参会。当忙着将一个个任务通知下去之后，才发现忘记通知参会人员了，而此时距离开会时间已经比较近了，有些人因临时接到通知而不得不改变预先的安排，或者有些人因事先安排的事情无法变更而不能参会。最终，不但接到通知开会的人满腹怨言，甚至因人员不齐而取消会议。

发生的原因：办公室工作大多是琐碎而具体的。现在，越来越多青年人，包括很多是大学一毕业就进入职能部门和行政管理岗位，没有接受过正规干部培训，对自己所在岗位的职责和职能都没有很深、很全面的了解，对自己应有的能力和素质也没有经过锻炼和培训，因此在应对一般性事务上面，可能表现还过得去，不会出现大的原则性的错误和纰漏。但遇到处理复杂问题时，表现出经验不足，能力有限，分不清主次和轻重缓急，眉毛胡子一把抓。因此，在办公室管理中，主任要学会统筹规划，并具备一定组织协调能力。特别是二级学院的办公室，往往一人身兼数职，既是主任，又是干事；既要求有一定的统筹规划和组织协调能力，又要求有吃苦耐劳、为他人着想的服务意识。因此，提高工作效率，探索高效解决问题的途径和方法，成为办公室主任面临的挑战。

解决的办法：针对工作中出现的问题，有意识地培养自己各方面的能力，注意总结经验教训，思考处理类似问题的方法，探索高效工作的有效途径。个人认为，直接向主管领导请教是一个不错的办法。在这种学习沟通和交流中，既可以增进双方的了解，又能直接快速的获得领导在工作中的经验和忠告，往往有“听君一席话，胜读十年书”的效果。另外，阅读一些管理方面的书籍，参加相关的干部培训，也是不错的办法，毕竟理论学习是必不可少的，尤其是一些先进的理念和思维意识，要先从思想上认识并接受，才能在不断的实践应用中慢慢体会和升华。

综上所述，办公室是一个部门的重要科室，尤其是学校即将进行校院二级改革，在这种背景下，办公室主任的角色越发显得重要和关键。一名好的办公室主任，可以让领导的精神传达的更加到位，可以将每一位职工的主人翁意识激发出来，可以让整个学院的工作进行地有条不紊，可以使方方面面的关系都和谐融洽。要做到这一点，除了要具备文中提到的政治敏锐性、广泛知识面、良好思想道德、较强规划协调的能力和素质以外，还要具有一定保密意识、服务意识、较高理论政策水平、较好的文字功底等。青年人富有激情和干劲，充满理想和创新精神，却苦于缺乏有效的激励机制和专门的培训机会。新形势下，如何培养提高自身素质和能力、如何更好地发挥办公室职能和承担主任职责、如何高效而和谐地解决出现的问题是每一位有使命感、有责任感的青年办公室主任将要面临的挑战和思索的方向。

本文由湖南省重点学科项目资助。