关于县级医疗机构人事档案管理的思考

摘 要：人事档案是县级医疗机构人事安排、薪资调整和职称评定等相关工作开展的主要依据，也是职工政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、个人经历等内容的文字材料，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。随着我国医疗水平的提高、人事制度改革的不断深入及医务人员的流动性持续加大，县级医疗机构人事档案管理工作应与时俱进，实施档案的信息化管理，使县级医疗机构档案工作适应时展的需要。

关键词：县级医疗机构；人事档案；信息化；管理

随着我国医疗事业水平的不断提高，县级医疗机构的信息化建设进一步加强。县级医疗机构人事档案管理的信息化是十分必要的，有助于县级医疗机构的管理和运行减少成本、提高效率。

一、县级医疗机构人事档案管理信息化的作用

1、节约成本，提高效率

实施人事档案管理信息化，既可以消除人工查阅、搬运的不便，又可以避免人工抄写可能出现的错误，即使出现错误亦方便改正，把人事档案管理人员从繁重的劳动中解脱出来，同时保证了档案材料的格式统一，整齐一致。

2、利于保存，安全有保障

实施人事档案管理信息化非常有利于完整保存原始资料。除在创立原始数据库之初需要利用档案原件外，不需要或极少再查阅原件，这样就不会造成档案的缺损，利于档案库内环境的稳定，延长了档案材料的使用寿命，极大地保障了档案的安全。

3、有效利用档案信息

人事档案是个人的书面反映。个人档案的信息化有助于本人更好地了解自己的不足和发展方向，同时方便县级医疗机构管理者对县级医疗机构人员的情况有一个全面了解，有助于个人的进一步发展。在考核评价中用真实信息说话，所有人的情况都能一目了然，使考评工作公开、公正、公平进行。

4、促进档案管理人员提高业务水平

档案利用是档案管理的最终目的，档案管理信息化对人事档案管理人员的业务水平提出了较高的要求。县级医疗机构人事科应定期举办培训讲座，提高管理人员的责任感，培养管理人员的电子计算机和网络的操作能力、档案的管理能力以及对新技术的探求和学习能力。

二、县级医疗机构人事档案信息化建设的优点

1、从根本上来讲，县级医疗机构人事档案材料具有专业性、机密性、政治性三大特点，因此，人事档案材料需要进行单独存放，而且要求有专人进行保管。传统的县级医疗机构人事档案管理模式比较落后，而且长期以来县级医疗机构在人事档案材料的存放和保管这一方面没有给予足够的重视，使人事档案档案基础设施差，收集、整理、归类、编目等工作还主要依靠手工操作，而且查找不便，不但影响档案资料的准确性和完整性，还严重增加了很多工作量，使用计算机管理县级医疗机构的人事档案就不同了，由于计算机的运算速度快，存储信息量大、计算精度高，可以及时给决策人员提供准确、全面、快速人的人事资料和有关数据。既可避免手工抄写出现的失误，又可使档案人员从繁重的劳动中解放出来，节省时间，提高工作效益，对数据查询又快又准。

2、利用计算机管理县级医疗机构人事档案，有利于材料的完整保存，除了在信息输入时需要用档案原件外，很少再接触原件，延长了档案的寿命。

3、利用计算机管理县级医疗机构人事档案，可以把大量的档案材料存放在软盘、优盘、光存储介质及硬盘上，大大节省了资源。按传统的和理模式，要全面完整地保存好档案资料，仍需要改建的库房，增添大量的设备，这样不仅要投入大量的资金并增加人力，而且仍难避免霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏。

三、县级医疗机构人事档案管理存在的问题

1、管理手段相对落后

县级医疗机构的人事档案管理完全人工操作，其查阅、调取、存放会耗费大量人力物力，非常不便。人事科的人员往往很有限，在大规模招聘、县级医疗机构人员集体签订劳动就业合同以及人事调动方面，容易出现错误和纰漏，而补救措施比较繁复，浪费档案持有者和管理者的时间和精力。

2、材料的完整性与安全性无法保证

人事档案的材料历来是纸质的，即使要查阅一些很基础的信息，也需从档案保存库中检索、调取、审阅和转入转出，需要查阅的越多，期间翻阅档案材料的次数越多，极容易造成档案的老化、缺损、甚至丢失。而且由于管理人员频繁进出档案室，直接导致档案保存库很难保证温度、湿度的恒定。如果不注意进出人员的衣服面料、随身物品，稍有不慎甚至会引起火灾等重大灾难事件的发生。

3、档案意识淡薄

现代社会，人才流动加速，人档一体、档随人走的格局被打破。实际工作中，人事档案里的信息很难被县级医疗机构管理者快速有效获取。随着时间流逝，往往连工作人员本人也对自己档案里的内容感到印象模糊。因此，无论档案管理者还是档案的拥有者往往对档案的重视程度不够，认为档案并不能对实际工作起到作用。

4、人事科部分人员的业务水平较低

人事档案管理需要高素质的人才队伍，而县级医疗机构一般对医务工作者的专业素养比较重视，却往往忽视了对人事科人事档案管理队伍的技术培训、业务水平提高以及责任感、使命感的培养，造成业务能力的不足。同时，人事科人事档案管理人员需要相对固定，频繁的变动也会造成业务处理能力下降。县级医疗机构是一个特殊的行业，对医务工作者的思想品德、专业知识、业务能力等方面具有很高的要求。县级医疗机构在选拔学科带头人、技术骨干等人才的时候，会更看重该同志的专业技术能力及学科领域内的专长，在相关学术领域产生了什么样的影响。而我们现在的档案最大的弊端恰恰就是干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足县级医疗机构发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。这就要求人事档案管理人员掌握文件精神，积极准确收集归档材料并正确归类，使个人档案内容更加充实，有血有肉。

四、县级医疗机构人事档案信息化的实施

1、充分利用县级医疗机构内部互联网，创建和完善县级医疗机构人事档案管理系统：由于档案管理人员人数、人力有限，县级医疗机构可充分利用县级医疗机构内部互联网，按照人事档案的管理要求，建立高效的科技档案管理系统，可促进充分发挥县级医疗机构人事档案的作用。

2、县级医疗机构人员个人信息管理：以科室为单位，将县级医疗机构人员的个人科技档案信息输入县级医疗机构人事档案管理系统。此系统可提供各类人事档案，如人员的基本信息、各年度考核、各项专业技术职称及个人的科研教学信息等。

3、县级医疗机构人事档案信息化的基本数据建设

人事档案信息化建设包括系统设置、数据维护、信息查询、统计报表等组成。而其中系统设置和数据维护是关键。因此，首先要选用一套设置合理、管理科学的信息化系统，利用计算机管理县级医疗机构人事档案。可以实现县级医疗机构人事档案管理的微机化、网络化。在此我做了如下几个步骤：

（1）建立县级医疗机构人事档案基本信息数据库。包括县级医疗机构职工姓名、性别、出生年月、学历、毕业学校、入党团时间、参加工作时间、职务与任命时间、职称评定与聘任时间、工资、年度考核、公积金、养老保险等各项信息。

（2）建立县级医疗机构人事档案材料接收数据库。建立联系、送交、催要、登记制度，将接收来的材料名称、时间、姓名、送交人、接收人等项录入数据库。使人事档案材料接收管理工作规范、有序。

（3）建立县级医疗机构职工工资数据库。可以把职工的绩效考核成绩与工资互相关联。

（4）建立县级医疗机构人事档案目录数据库。将医务人员按职称归类。录入人员姓名、档案编号、档案柜号等，查找人员档案时只须打开计算机”查找功能，输入某个人的姓名即可知道该职工的人事档案编号及存放的档案柜。

（5）建立职务任免数据库。包括职能科室主任、科长职务任免审批表和科主任、护士长聘任表等。如果要查找一个人哪一年担任某职务，输入该人的姓名，打开该职工职务变动登记表总目录，那么该职工的基本情况便一目了然。

（6）建立其它档案数据库。将人事档案接收登记表、转递登记表、查（借）阅登记表、政审证明材料登记表均录入计算机管理.把部分纸质文件和图片制成电子文件。逐步实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和数据交换。实现资源共享。

（7）建立和完善卫生技术考核档案与医德医风考核电子档案，将考核结果形成的数据库与个人档案数据库建立关联，通过授权实现个人业绩查询系统。

总之，县级医疗机构人事档案管理信息化是县级医疗机构发展的必由之路，人事档案信息化建设在保障得力的情况下，将为县级医疗机构的稳定发展、医务人员的进步发挥重要作用。创建和完善县级医疗机构人事档案管理系统，将一定程度上促进档案管理的计算机化和档案工作的信息化，并更好地实现将个人人事信息客观、真实、系统、全面地提供给组织人事管理部门，积极对人事档案进行开发、挖掘和利用，使其发挥最大化地利用效力，将是人事档案工作者努力的方向，也是今后县级医疗机构人事档案改革的主导方向。