浅谈如何做好ISO质量体系认证档案收集工作

摘要：企业通过贯标和质量体系认证，可以提高产品质量，为用户提供足够的信任。企业把贯标作为提高质量管理和质量保证水平乃是企业管理水平的一种手段，而档案管理作为基础性管理工作的一个组成部分，必须常抓不懈。

关键词：ISO、质量体系、认证、贯标、档案收集

Abstract: The enterprise through the implementation and quality system certification, product quality can be improved, provide enough trust to the user. Enterprises to mark of be linked together, as to improve the quality management and quality assurance standards as a means of enterprise management level, and archives management as a part of basic management work, must unremittingly.

Keywords: ISO, quality system, certification, standards, archives

中图分类号: F273

ISO质量体系是“为了达到质量目标，实施质量管理而建立的综合体，包括质量管理机构、职责、程序、过程和资源等构成的有机整体”。ISO质量体系要求工作全过程脉络清晰，各阶段产生的文件和质量记录，以便日后有据可查、可追溯。做好ISO质量体系认证过程中档案的收集管理对一个单位有着十分重要的意义，再次，本文试就ISO质量体系认证过程中档案的收集工作谈谈自己的看法。

明确ISO质量体系的概念范畴

国家企业档案管理的有关规定对企业档案的表述是：“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，其构成以科技档案为主，包括产品开发，生产经营，市场营销，技术管理，质量管理，资产管理，劳动人事管理，资金管理等各项活动中形成的对企业发展有价值的各种记录”。由此可见，ISO质量管理体系认证的文件也属于企业档案范畴。可以说，企业档案工作是保证ISO质量体系顺利贯彻实施的重要环节，是不可或缺少的重要项目；而企业贯彻ISO质量体系反过来可以推动和促进企业的档案工作，两者互为依存，共同发展，共同为了提高企业经济效益这个中心服务。

如何做好ISO质量体系认证过程中档案的收集

ISO质量体系认证过程中所形成的文件、资料、记录是企业活动的一部分，应当成为企业档案收集的内容之一。有查考利用价值的质量体制认证文件、资料、记录应作为归档处理。质量体系文件包括手册、质量计划、规范、指南、程序、作业指导书，图样和记录等，大体可归结为质量手册，程序文件，作业指导书和质量记录四种。质量手册是纲领性文件，程序文件是管理性文件，是质量手册的支持性文件，作业指导书是具体的规范和操作性文件，是程序文件的支持性文件；“质量记录是所有质量控制过程中的原始记录”，“是对质量要求程序和质量体系运行有效性的鉴证性文件”。由于ISO质量体系文件档案的涉及范围广，影响面大，故ISO质量体系文件材料的收集应注意以下几点：

1、建立健全ISO质量体系认证过程中文件材料的收集归档制度。ISO质量体系认证从筹备策划，方案出台到分工负责，组织实施，再到结束，总结，整个过程都是贯穿着一根主线——活动的筹备、开展、实施、结束：整个活动都有一个主管单位牵头负责，下层单位共同实施：整个过程中都在不断产生文件材料，纷繁众多，内容广泛。这就要求主管单位在制定工作方案的同时，应制订ISO质量体系认证档案收集方案，明确ISO质量体系认证档案管理的责任部门和人员，落实相应的保障措施，做好ISO质量体系认证档案的收集、保管，确保档案的完整与安全。文件材料的收集归档是ISO质量体系认证档案工作的起点，也是为企业积累档案财富的重要保证。因此，建立ISO质量体系认证文件材料的收集归档制度是非常必要的，企业应做出相应的规定确保ISO质量体系认证档案的安全。

2、ISO质量体系认证档案收集工作必须认真贯彻集中统一管理的原则。集中统一管理，是ISO质量体系认证档案工作的基本原则。ISO质量体系认证具有一定的时效性或突发性，就我们公司而言，1999年开展贯彻ISO国际质量标准即贯标工作，公司是主办单位，分公司，项目部协同进行，上上下下共同开展，这给档案文件材料的收集工作带来不少的困难，这就要求从活动的开始，公司必须明确ISO质量体系认证档案管理的工作部门和具体工作人员，实行集中统一管理，确保开展ISO质量体系认证文件材料齐全。

3、开展ISO质量体系认证档案的收集，必须完整，准确。开展ISO质量体系认证文件材料档案的完整、准确，是ISO质量体系认证档案质量的关键。只有完整准确的档案，才能充分发挥凭证，查考作用和科技储备作用，才能以质量体系文件为依据，“以标准化为手段，有条不紊地按文件标准的规定和要求去实施”，变“人治”为“法治”，做到“有法可依”和“有法必依”，“使企业的档案从形成到收集、整理、保管，到利用的全过程能保证有效的质量控制，为企业提供高质量，高效率的服务”。

4、开展ISO质量体系认证档案的收集，档案业务部门必须提前介入，加强检查和指导，开展ISO质量体系认证，在组织机构的构建上往往都没有考虑到档案部门，说穿了也就是没有考虑到今后档案的收集整理归档问题。这就需要档案部门具有敏锐的职业性和高度的历史责任感，要把事后诸葛亮转为事前参谋助手，主动的介入，对文件编制、收集、分类、贮存和保管作出明确的规定，以确保所有与质量有关的活动及结果有据可查。

三、开展ISO质量体系认证文件材料的收集要注意的问题

1、根据条款要求制订文件控制程序，目的是：规定文件的批准、、使用、更改等要求，确保与质量体系有关文件的有效性和可追溯性。适用范围：与质量体制相关的所有文件的控制，包括适当的外部提供的有关文件。工作流程：“文件的编制，文件的审批，文件的发放，文件的更改，文件的取消或归档”。

2、将档案工作和实施质量体系系列标准有机结合起来，吸收其中文件资料可操作性强的特点，建立并保存质量记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理的形成文件的程序，不断改进，完善和丰富档案管理制度，提高档案管理水平，完善档案管理体系。

3、文件分发必须登记，记录文件受控号，加盖“受控文件”、“非受控文件”、“保留资料”、“作废”等印章，受控文件的发放由档案部门填写《文件发放审批表》，经主管人批准，按分发范围发放。文件领用人在《文件发放签收表》中签字，每份文件都 有不同的分发号，便于追溯。

4、档案部门负责质量记录的归档，存取检索，鉴定和统计等工作，同时也要对质量记录的填写做规范性要求，并进行指导，对质量记录整理进行存放控制，减少档案部门工作量，同时保证质量记录规范性和完整性。

5、正确处理好ISO质量体系文件收集的数量和质量。开展ISO质量体系认证会产生很多文件材料，有些材料时效性不长，保存意义不大，所以说必须有所选择，保证收集质量；如果单求数量，超出范围地进行收集，就会降低档案的保存，使用价值，给档案的整理，保管，查找利用带来不必要的困难，所以档案收集工作既要按照收集范围去收集，又要防止不注意档案质量的滥收集，保证档案收集数量与质量的统一。

参考文献：

李亚军“质量认证与档案工作”《山西档案》2000年2期

陈兆裕 和宝荣主编：《档案管理学基础》中国人民大学出版社 1986年10月1版