浅谈建筑安装企业办公室的综合管理

摘 要：办公室综合管理工作不仅是企业管理的重要组成部分，它担负着承上启下的任务，是领导与基层沟通的桥梁，是各个部门间协调的纽带。本文主要阐述对于建筑安装企业办公室的综合管理的一些看法和见解。

关键词：建筑安装企业；办公室；综合管理

1 建筑安装企业办公室的综合管理的重要性

建筑安装企业的办公室和其他企业的办公室一样都是担负着上通下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作,处于协调企业各部门、连接领导和基层的枢纽地位,是企业的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。具有参谋、协调、服务、督查等职能,也就是说,办公室工作开展得如何,要看这几个职能发挥的如何。办公室所处的地位,受企业高层的认知程度、重视程度及企业规模等因素的影响,差异较大。一个大、中型企业,如果不能正确发挥办公室的职能作用,必然造成内部管理的混乱。如果办公室职能作用发挥得充分,这个企业将会在原有的基础上如虎添翼,发挥的更好。

2 建筑安装企业办公室的工作内容

2.1 建筑安装企业办公室对企业的生产经营、人事管理、财务运作、产品研发、日常事务等各个环节比较了解,工作中接触面广,涉及各个层次、各部门,能采集到方方面面的信息。

2.2 建筑安装企业办公室工作处在执行者的地位,起到督察室的作用。高层会议形成的重要决策、决定、决议是否执行到位,需要办公室去跟踪,各项内部规章制度需要办公室去检查落实,较多的工作任务需要办公室去催办等等。

2.3 建筑安装企业办公室工作处在者的地位,办公室负有承上启下、沟通各方的职能。上级的指示要传达,部门之间的关系要协调,下级的意见要反馈等等。

2.4 建筑安装企业办公室工作处在服务者的地位,起到服务站的作用。如办公室的后勤总务、会务接待、文秘文印等工作都是服务性的职能,工作千头万绪,琐碎繁杂。

由于办公室工作处在企业运行过程中的特殊环节,直接影响企业的整体益。正确履行办公室的职能,全面发挥办公室的作用,是高层领导应当关注的问题,也是办公室工作人员应当不断自省自励的问题。面对新的形势和新的任务,办公室的作用将越来越重要,工作要求也将越来越高。围绕企业中心任务,强化服务工作是办公室的重要职能,也是整个服务工作的重中之重。只有围绕中心工作,紧贴领导思路,加强服务意识,讲求服务实效,在深层次服务上下功夫,才能不断提高办公室整体工作水平。

3 建筑安装企业办公室与其他企业办公室管理的区别

建筑安装企业的部门分配特点和工作性质，决定了建筑安装企业办公室与其他办公室管理，既有其相似之处，也有其他企业办公室管理所不同的特点。

3.1 建安企业的企业特点,要求办公室人员熟悉工程施工的基本常识和特点，办理申报和年检企业各类资质、证照工作。

3.2 建安企业的部门分布的特点，决定了对于各部门的管理应当采取因地制宜的管理方式。例如考勤：工程部往项目、公司几头跑，使公司考勤制度的管理造成一定的难度和管理漏洞。可采取部门考勤的考勤方式，责任到每个部门。办公室统计考核，并且实施有效的监督。

3.3 建安企业主要是承接各种建筑安装施工承包工程，办公室必须协助好各个项目部门及时完成各级建设厅、建委的相关业务的办理工作。

3.4 建安企业的办公室在各个工程项目部门与公司中起到纽带连接的作用，人员必须加强自身的专业知识，熟练掌握各种工程基本知识。才能更好的为各个工程项目部门排忧解难。

4 建筑安装企业工作的难点

办公室工作的难点在于服务。服务的难点在于对服务的“五度”即高度、深度、密度、维度、态度的把握。服务，分为决策服务、事务服务、业务服务和其他工作服务四类。从层次上分，服务又分为基层次服务、中层次服务和高层次服务三个层次。基层次的服务比较具体，应达到细致、周到的要求。中层次服务，指的是事务、业务。这类服务，要把握的是正确处理好管理与服务的关系。管理与把关，从维度上讲，是“由上而下”。服务，从维度上讲是由下而上和彼此平行。既要站在整体利益的角度“由上而下”地把好印章关、政策贯彻关、文件保密关，又要彼此平行或由下而上地当好助手或帮助把事情办得不出差错。对上司，要做到深度与维度、原则性与及时的有机统一。对上司，要做到密度与维度有机统一，态度还要好。办公室真正的工作难点，在于高层次服务。高层次服务指的是服务决策，当好参谋这点。从“管理理分层次、责任分级别”的角度来看，这个责任理应首先落实到主任头上，其次才是秘书。服务决策的内容包括企业的经营战略、发展战略、中长期规划、及时总结推广工作经验，深人细致地分析形势，实事求是的确定任务，具体地想出措施等。当然，做为智囊提供这些参谋意见，目的在于为领导的重大决策和年度决策、工作决策，提供第一手参考意见。没有这一点，办公室的行政综合管理就没有高度了，就没有综合的作用了。而这个难点工作应当做好，办公室的整体素质、综合素养就必须高。

5 如何发挥建筑安装企业办公室在企业发展中的推动作用

要实现建筑安装企业办公室工作的新突破,唯有创新。要在完成领导交办任务的同时,加大创新力度,经常提出经深思熟虑的参谋意见,成为领导必不可少的智囊。不仅要当起草文稿的“高手”,更要当领导的“高参”,这既是形势发展的要求,也是办公室提高服务水平的需要。

5.1 参与政务工作。这是体现办公室工作水平的重要方面。要求办公室人员要广泛收集信息、成功经验、先进科技,及时下情上达,上令下传。经过筛选,提出合理化建议,给领导当好参谋。要经常调查研究熟悉市场,熟悉本企人才、业务等各方面的情况。对现状要有透彻的分析,写出符合实际、有建设性、指导性的调研报告和工作计划安排、总结报告等。充分发挥好参谋辅助职能。要发挥好参谋辅助作用,就必须坚持与时俱进、开拓创新,认真研究改革和发展中的新情况、新问题,积极探索搞好服务的新思路、新方法、新途径,不断增强工作的主动性、适应性、超前性和时效性,实现由被动服务向主动服务、由常规服务向创新服务、由底层次服务向高层次服务的转变,抓住领导决定的“需求点”在重大原则问题上及时提供见解独到、分析透彻、论据充分、缜密周详的决策建议,为领导所接受和采纳,提高建筑安装企业办公室人员的决策辅助功能。

5.2 明确分工,搞好服务工作。办公室的人员必须明确分工,各自有所管的事务,有所担的责任,每个办公室的人员都要有敬业精神和认真负责的工作态度,把自己分管的工作做好,在细微之处见功夫,从点滴抓起、把好事办实、把实事办好,要事前想细、事中要做细、事后要查细。只有这样才能把工作做好,领导和群众才能满意。服务意识是做好办公室工作必备的第一意识。要服务好基层、服务好部门、服务好领导。办公室工作最大的规律就是“相对无规律”,既要“鞍前不能越位”,又要“马后不能掉队”,强化服务意识必须正确处理好苦于乐、名与利、得与失的关系。在企业会务及宣传工作方面。这是企业的门面,是办公室工作的重要方面,也是企业办事能力、工作效率、经济实力、发展水平的总体现。开会前必须准备细致、考虑周全,每个细节、每个步骤都不能忽略。对可能出现的问题要有所准备,瞻前顾后,把政策、宣传、时效、目的有机结合在一起,使会务和宣传工作搞得生动、实在、超前可信。同时办公室又是策划、管理协调和服务为一体的综合部门,其宗旨就是为企业服务、为领导服务、为员工服务。作为办公室人员应牢记这一宗旨,做到心平气和、不烦不躁、受得了气、听得了冤枉话。这就要求办公室工作人员要有裁判的规则、主持人的嘴、记者的文笔、运动员的腿。平时要“三勤四快”,即眼勤、嘴勤、腿勤。眼勤是指要勤观察、要有远见卓识、要能发现问题。嘴勤是指要勤说、勤安排、勤纠正、防患于未然。腿勤是指不怕苦、不怕难、反复检查,不断总结,及时汇报。“四快”即信息收集快、发现问题快、遇事处决快、任务落实快,只要群众满意、领导满意和其他部门满意,办公室的成绩就出来了。

5.3 发挥好管理协调职能。管理协调是保证企业正常运转的重要手段,办公室处在沟通上下、联通。办公室不是领导机关,但是辅助参谋是它的一项最重要的职能。为此,办公室人员首先要树立全局意识。无论是决策前的信息调研,决策中的督促检查,都必须站在企业工作全局的高度,紧贴领导的思路。出主意、提建议都要在全局中去思考、去谋划、去衡量。做到想领导之所想、谋领导之所虑、办领导之所需,与领导“同频共振”,提高辅助决策的针对性和时效性。

5.4 做好督促检查工作,督促检查是狠抓工作落实的重要手段。办公室要围绕全局性工作,抓住难点、重点、热点问题和一个时期领导关注的问题,出实招、动真格、用真劲,加大督查力度,促使工作落实。作为办公室工作人员要讲究工作的原则性,做到雷厉风行,布置下去的工作,要狠抓落实,使各项工作都落到实处

6 结束语

综上所述, 办公室工作千头万绪，涉及公司的方方面面。办公室管理制度是综合性的。工作中，要根据本单位的办公室的职责、权限，制定相应的系列管理办法，以便于做好办公室的管理工作。作为建筑安装企业的工作人员,要谨记部门性质,牢固树立服务意思和大局意识。当好“辅助管理员”“服务员”“协调员”“督察员”。为建筑安装企业的发展壮大,发挥自己部门的积极推动作用。

参考文献

［1］许文蕙，等.行政管理学［M］.人民出版社，1997.

［2］孙学玉.舍共行政学论稿［M］.人民出版社，1998.

［3］李德志.人事行政学［M］.高等教育出版社，2001.