浅谈大数据背景下高校基建档案的信息化管理

[摘 要] 当今社会已进入大数据时代，随着高校信息化建设步伐的加快，基建档案的信息化管理势在必行。该文结合高校基建档案管理实践，并在阐述高校基建档案信息化管理的内涵，分析其有利条件的基础上，从工程设计的无纸化、档案管理人员的继续学习、及时采集过程性材料、建立统一的数据标准平台、完善档案信息化管理的责任制五个方面提出了保障措施。

[关键词] 高校基建；档案管理；信息化

【中图分类号】 G64 【文献标识码】 A 【文章编号】 1007-4244（2014）03-117-2

随着社会信息技术的发展，信息化已深入到社会经济的各个领域，加之各种终端媒体的迅速发展，人们对于信息的获取、处理和利用越来越便利有效。就大数据信息的存储而言，传统的存储手段已远远不能满足办公信息化和经济现代化的需求。伴随着高校基建档案管理工作的信息化改革，传统的档案管理方式已不能适应高校信息化建设的发展形势。高校基建档案是对高校基建历史的记录，是高校基础设施建设的过程性资料，它完整地记录了工程招标、建设进度、质量监控、经费预算、造价审计等各方面的信息，其中包含了诸多有参考价值的信息。通过对这些信息的调取，可以为学校的规划建设和事业发展提供依据。因此，做好高校基建档案的管理工作就显得尤为重要。在当前大数据时代背景下，各高校信息化建设的进度加快，管理人员受到专业的培训，硬件环境得到空前的提升，软件环境有了根本的改善，网络环境有了迅猛的发展，这些都为高校基建档案的信息化管理奠定了基础。

一、高校基建档案信息化管理的内涵

高校基建档案反映的是高校基础建设工程项目的全过程，记录着工程过程中项目管理的过程性材料，以及工程实体的真实状况。以往高校基建档案是将涉及项目的文字，图像等资料以纸质档案或者其它形式进行汇总，并整理归档。目前，按照国家信息化建设的要求，各高校都投入大量资金加快了信息化建设进程，改善了硬件和软件设施，培训了技术人员，管理工作全面现代化。高校基建档案的信息化管理是高校信息化建设的重要组成部分，是以现代信息技术为基础，利用学校信息平台的优势，合理运用计算机技术，实现基建档案信息的数据化，以方便基建档案的整理归档和调取利用等工作，同时也避免了传统纸质档案存储的弊端，节约了存储空间与成本，实现绿色管理，高效管理。

二、实现高校基建档案信息化管理的有利条件

（一）我国的档案信息化建设有一系列文件的规范

2002年11月我国了《全国档案信息化建设实施纲要》；2003年又颁布了《电子公文归档管理暂行办法》；2005年又提出了《关于加强档案信息资源开发利用的意见》；2005年又制订了《纸质档案数字化技术规范》。这一系列具有指导意义的文件为基建档案信息化建设指明了方向，使高校基建档案的信息化管理有法可依，有据可循，有规范可行。

（二）大数据时代的挑战与机遇

所谓大数据，就是利用一些非传统的数据筛选工具，对大量的结构化和非结构化数据集合进行挖掘，以便发现和利用有用的数据。为了与我们俗称的海量数据相区别，它可以用三个V来总结，即Variety（多样性）、Volume（数量）和Velocity（速度）。随着信息技术的发展，特别是网络技术和信息终端的不断发展，越来越多的非结构化数据、半结构化数据呈爆发式增长趋势，且其组成结构、类型格式、存在形态等都愈加复杂，整个社会发展进入到了一个大数据时代。基建档案的信息化管理涉及面广，数据量大，包括文字、图片、照片、视频等等，必将成为大数据中必不可少的一部分。大数据时代的来临是对基建档案的信息化管理来说，既是一种挑战，也是一种机遇，只有抓住机遇，迎难而上，通过坚持不懈的努力，定能开创高校基建档案信息化管理的新局面。

（三）基建档案信息化管理软硬件基础的完善

笔者所在学院近年来加大了基建档案信息化管理的资金投入，在硬件上增加了档案管理必须的打印机、复印机、扫描仪，数码相机等设备，达到了人手一台计算机的配置，这就为实现档案的信息化管理提供了硬件基础设备。此外软件建设方面，配备了档案管理软件，为档案的收集、保管、利用等提供了操作上的方便。并采取校内培训与校外进修相结合、在岗培训和脱产进修相结合的方式，提高了管理人员的专业素养，这为基建档案的信息化管理创造了有利条件。

（四）档案管理的标准化

完善的法律法规，规范的管理机制，统一的管理标准是档案信息化管理的重要保证，特别是档案管理的标准化更是档案信息化建设的基础工作之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、档案统计标准、档案服务标准和各项档案技术标准等等，它是衡量工作质量好坏和工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立，如果各单位的档案管理员不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，档案资源共享也就难以实现。

三、实现高校基建档案信息化管理的保障措施

（一）工程设计的无纸化

随着图形图像软件的升级换代，工程设计已步入无纸化时代，CAD、Sketchup等工程设计软件层出不穷，已进入工程设计的各个领域。现在不仅能制作出精准的施工图，配合平面软件，亦能够制作出精真的工程效果图。所以作为基建档案管理部门，可以要求设计单位提供电子材料。以工程项目为总纲进行前期设计资料的汇总。在这一过程中不仅材料的收集、整理方便快捷，同时也实现了无纸化办公，体现了信息化办公的高效性。

（二）档案管理人员的继续学习

不断提高档案管理人员的信息化技术能力。针对数据信息化的技术要求，不断提升对于纸质档案转化为计算机数据的操作能力，具体是要掌握扫描仪、照相机、打印机等的操作维护技能。同时给予基建档案管理人员继续学习的机会，例如提升学历层次的进修，提高信息技能的培训，改进管理水平的同行研讨和外出交流取经等。

（三）及时采集过程性材料

项目的过程性材料，即是详细记录建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及后评价等项目管理过程中的材料，在项目酝酿和实施阶段都要实现纸质材料向计算机数据材料的转换工作，利用打印机、扫描仪、照相机等设备及时进行相关数据的采集和转换。高校基建的档案时效性很强，有些资料具有隐蔽性，有些资料甚至稍纵即逝，如质量监督的过程资料等，所以档案管理人员要和现场施工和监管人员相互配合，协同合作，及时采集保存过程性材料。

（四）建立统一的数据标准平台

配备专业、统一的数据管理软件，建立统一的数据标准平台，及时做好数据的存储管理工作。利用计算机软件对电子质图形图像进行合理的编排，实现分类存储的最优化。对于数据资料的上传工作，要做到：系统对数据资料能进行字符的自动识别和转化、目录的自动编制和排列，基建档案信息的自动检索和下载，文档的一体化管理。

（五）完善档案信息化管理的责任制

健全档案管理的组织机构，避免因人员流动引起档案。完善档案信息化管理的责任制，明确责任人。在施工方和档案管理人员出现流动时，要做好相关工程资料的交接手续，做好资料的检查、复查工作。同时在档案管理员进行交接时，要做好系统操作以及硬件操作的移交工作。在实现数据信息化之后，严把档案管理权属，明确修改权限，同时要做好数据的日常维护和安全工作。

四、结语

促进高校基建档案的信息化管理，不仅是大数据时代背景下的顺势而为，更是提高档案管理效率的必然举措。传统纸质档案的管理费力费时，档案原件的保存环境和条件受到限制，且受天气等自然因素的影响，在档案编排上也较复杂，且纸质档案一旦丢失或损坏，就不可能恢复，这给基建档案的管理工作带来很多不便。高校基建档案的信息化管理，可以较小的空间，更快的速度高效地进行档案管理，同时不受自然因素等外部条件的限制，有效解决了纸质档案存在的各种问题。随着高校信息化建设的快速发展和各种终端媒体在管理工作中的使用，给数字化档案的传输与存取带来方便，且可以不受时间、地点的限制，随时浏览。所以，做好高校基建档案的信息化管理工作势在必行，这对于史料保存和现实使用都有重要价值。

参考文献：

[1]王天泥.知识咨询：大数据时代图书馆的知识服务增长点[J].图书与情报，2013，（2）.

[2]朱彩云.浅谈基建档案管理中存在的问题与对策[J].兰台世界，2013，（z3）.

作者简介：胥传瑛（1985-），女，汉族，江苏盐城人，苏州农业职业技术学院基建科助理工程师，研究方向：基建档案管理。