浅谈协同OA系统的功能设计与实现

摘要： OA（Office Automation,简称OA）系统，在企业中已普遍应用，随着信息化建设进程不断深化，企业相继建立人事管理、财务管理、设备管理、项目管理、经营业务管理等信息系统，众多的信息系统产生了大量的企业运行数据，这时有些企业开始建立ERP，用于整合这些信息系统，解决“数据孤岛”的问题。然而，ERP系统涉及面广，系统庞大，实施难度较大，成本较高，实施存在一定风险，效果难以预计。利用协同OA系统，实现信息协同、业务协同、资源协同，将企业的各类资源整合到统一的平台上，实现协同管理。给企业提供方便、快捷的办公平台，降低企业运行成本，提高工作效率，也是很多企业选择的一种信息化建设思路。本文针对协同OA系统的功能设计与实现进行了全面的研究与探讨。

关键词：协同；办公；管理信息；系统；设计

中图分类号： S611 文献标识码： A

面对逐步形成的企业信息系统集群，有大量的企业生产、经营数据在支撑企业的运转。实施协同OA系统就不仅是简简单单解决文件管理、档案管理、工作流程等网络化办公需求，而往往被作为一个具有个性化的内部信息门户，在高效协同、知识管理等方面提出了新的要求，信息整合、流程整合将成为协同OA系统要解决的主要问题。

1协同OA主要功能设计

1.1文件管理

文件管理是协同OA的基础功能之一，主要处理收发公文、签报、项目资料、档案等。收发公文一般有签转、电子印章、套红头打印、归档等操作。当企业组织机构较为复杂、上下级单位较多时，涉及的公文接口较多，应灵活定制文件的签转流程，保证文件准确性和及时性；签报一般类似于公文；项目资料和其他资料一般为上传共享，增、删、改、查等权限的设置是关键，应从角色、机构、职务、授权对象等多个维度进行限定；档案管理应按照企业档案管理的相关要求，实现从收集、入库到借阅、销毁等方面的全过程控制和管理。

1.2知识管理

知识管理是提供给企业进行知识积累和共享的一种途径，利用集体的智慧提高企业的应变和创新能力，知识库的形成是企业积累财富的过程。知识管理需要对企业已有的知识进行整合梳理，并提供不断积累新知识的渠道，企业知识的来源多种多样，知识的表现形成也多种多样，有显性的，也有隐性的。系统设计要利于诱导知识的导入，提供检索共享功能。

1.3信息交流

信息交流，是协同OA功能里的重要部分，一般有新闻中心、通知公告、论坛帖子、手机短信、在线消息通讯、电子邮件、通讯录、各类消息提醒等。信息的沟通交流贯穿于协同OA的整个模块。使用手机短信进行事务提醒是一种非常有效的协同方式，目前可采用租用短信平台或购买短信猫等设备，前者成本较低，效率高，但受出租方一定的管理制约；后者成本较高，效率相对较低，但可自我管理。

1.4管理驾驶舱

管理驾驶舱为管理者呈现企业经营状况，提供决策支持平台，数据可来源于企业的信息系统集群，根据企业实际情况，通过信息系统软件接口，导入关键性数据，利用专业报表工具进行分析汇总，以图形化显示界面呈现企业运营相关指标，确保数据的时效性和真实性。

1.5职能管理

智能管理模块可包含企业的各项职能管理工作，例如人事、财务、项目合同、行政、安全、廉政、资产等管理活动，这些功能根据企业的管理深度，可作为协同OA的一个模块，也可是独立的一套信息系统，如人事管理系统、财务管理系统、项目合同管理系统等，可设计软件接口，将业务逻辑处理放在专业的信息系统里处理，将审批流、信息展现与协同OA融合；行政管理，一般涵盖多种管理职能，如：会议管理、后勤管理、票务管理、印章管理、车辆管理等。为应付企业管理延伸，在系统平台设计时，应充分考虑软件的扩展性，可设计提供用户层面的开发功能，通过表单的制作和工作流程的配置，加上报表和统计功能，快速响应企业需求。

1.6移动办公

移动办公是现代信息系统的发展趋势，依靠移动网络，通过安全连接将应用服务器上的内容（数据）请求推送到用户移动端。用户可以通过手机等移动终端设备获取信息和完成事务处理。

1.7协同管理

设置项目协同、督查督办、工作联系单等模块。项目协同实现临时性的协作项目执行和过程管理；督查督办功能对企业重要工作任务进行督办，提高办事效率；工作联系单用于企业内部的工作任务流转管理。

1.8辅助办公

除了以上的主要功能，协同OA还应在为个人办公提供便捷功能，如：工作、日程安排、便签、工作日志、问卷调查等，根据企业的实际情况灵活设置。

2协同OA功能设计要点

2.1信息集中

根据新闻类、通知类、消息提醒、文档资料等内容，集中统一，不重复，不遗漏，设计合适的首页版面，直观的信息展现，减少页面层级。

2.2事务集中

通过系统集成，接口实现等，将各个信息系统的待处理业务集中到协同OA中，通过优化设计系统的工作流，实现各类业务的审批和业务流转。利用短消息等进行提醒催办等。

2.3数据集中

通过数据接口，整合信息系统集群，提取大量企业运行数据，利用报表工具，根据管理需求，集中呈现有效的决策数据。

2.4良好的人机界面

作为企业门户，除了实用外，系统的易用性和美观性直接影响系统功能优越性的发挥。

3协同OA系统软件的实现

3.1技术架构

3.1.1 基于B/S(Browser/Server)结构。通过WEB实现用户接口。

3.1.2 SOA（Service-Oriented Architecture）技术，SOA基于服务的框架结构。数据和业务逻辑融合成模型化的业务组件，有助于开发和进一步扩展，可以很容易地与其他系统或应用集成在一起。

3.1.3单点登录SSO（Single Sign-On）技术，介于门户和集成的应用系统之间的认证服务，用户只需要做一次身份验证，就可以对所有被授权的网络资源进行无缝的访问，从而可以提高用户的工作效率。

3.1.4 Ajax（Asynchronous JavaScript and XML异步的JavaScript和XML）架构，使用客户端脚本与Web服务器交换数据的Web开发技术，是基于几种相关技术的组合，充分发挥各自的作用。将一些服务器的负担工作转嫁给客户端进行处理，也减轻了带宽压力，提升了业务处理效率。

3.2软件平台

目前，OA系统的开发主要有三大主流技术平台，即：SUN公司的JAVA平台、微软公司的ASP/.net平台、IBM公司Lotus Domino平台。三种技术平台各有优缺点：JAVA平台稳定性较高、可跨平台运行、支持多种数据库、应用范围广、技术开放，但实施技术难度稍高；.net平台与微软软件的融合性较好、界面友好、易于维护、应用广泛，但不能跨平台，不支持多数据库；Lotus Domino平台在电子邮件、非结构化文档处理方面具有优势，系统稳定、安全性较高，但很难与关系型数据库结合，扩展能力较弱，维护难度较大。

一些从事OA软件开发的服务商，通过总结实施经验，打造出了成熟的软件平台，将OA系统比较基础和通用的功能进行了内置，在实施新的客户时，他们就利用现成的基础平台，使得实施工作就变得轻松、快捷。企业可以根据实际情况，选择适合的软件平台。

3.3项目实施

项目实施时，应建立PMO（Project Management Office项目管理办公室），提供组织保障，协调企业资源。充分调研企业自身需求，统一规划，分步实施，先易后难。调动各方的积极性，参与需求的提出和系统的应用推广。组建稳定的技术团队，对系统后续提供维护和持续完善的技术保障。

4结束语

协同OA的应用，功能设计是关键，选择合适的技术平台，结合企业自身的特点，合理设计系统的各个模块内容，充分发挥软件平台的特点，以实际需求为驱动力，解决企业实际问题为目的，促进企业管理提升。

参考文献

[1] 左美云．知识转移与企业信息化[M]．北京：科学出版社，2006.

[2] 顾春红，于万钦．面向服务的企业应用架构:SOA架构特色与全息视角 [M]．北京：电子工业出版社，2013.

作者简介：

贺启瑜（1980-），男，工程师，主要从事电力企业信息化管理工作，负责企业信息系统的实施与管理。