企业会计的档案管理研究

一、ERP环境下会计档案的新特点

1.会计档案载体更丰富。根据财政部和国家档案局自1999年1月1日实施的《会计档案管理办法》的有关条例规定，要求采用计算机进行会计核算的企业，不仅要保存电子会计数据，还要保存打印出来的纸质会计数据。因此，ERP环境下的会计企业会计档案具有双重载体，既包括传统意义上的会计凭证、会计账簿、会计报表等内容，还包括电算化载体所需的系统程序、会计软件和储存在计算机硬盘、光盘等磁性介质中的全部文件资料，使得会计档案的形式和内容更加丰富。2.会计档案使用效率更高。企业ERP环境下的电子会计档案以磁盘、光盘等介质为载体，配合现代信息技术的使用，使得会计档案的读取、查阅更加方便。同时，利用计算机的各种功能对电子信息进行进一步加工分析，提高了会计档案的使用效率和效果，在保证数据真实、准确、完整的同时节省了大量的人力和物力。3.会计档案技术含量更高。现阶段企业的会计档案不仅有传统意义上的纸张，还包括计算机硬盘、光盘等对环境依赖性较强的其他磁性介质，需要储存在防潮、防水、防火、防磁、防尘的环境中。同时电子档案易被修改且不易留下痕迹，数据恢复困难，因此，需要注意会计档案的数据安全，提高电子会计档案的保密程度，防止恶意篡改和损毁。

二、ERP系统的实施对会计档案管理的影响

1.会计凭证的种类、数量增加。由于ERP系统贯穿企业所有业务流程，将企业所有的资源信息进行全面的整合，导致以会计凭证为首的会计档案种类发生变化，数量也不断增加。除了企业传统财务部门的会计凭证外，企业其他部门，例如投资、采购、销售、物流等各个部门的会计凭证以及系统自动生成的凭证，都将成为会计档案的一部分，会计凭证的种类、数量不断增加。同时，ERP系统的实施使得会计凭证由“实务凭证”向“电子凭证”转变，导致企业会计档案管理工作需要不断向制度化、标准化方向发展。2.会计凭证、会计账簿的格式变化。企业ERP环境下所提供的会计凭证、会计账簿的打印、记载程序区别于传统的会计档案管理，在ERP系统中打印的例如记账凭证、银行存款日记账等会计档案与传统纸质载体保存的会计档案在格式、内容等方面差别较大，也很难进行整合处理，从而不符合《会计基础工作规范》和《会计电算化工作规范》的要求。因此，ERP环境下对企业原始凭证、记账凭证、会计账簿等资料的格式设计、填制、审核、传递、保管等流程造成一定影响，也提出新的挑战。3.会计凭证的归集、分类变化。ERP系统作为企业的综合管理平台，将会计部门与业务部门整合起来，实现财务业务一体化，使得会计凭证成为整个信息处理流程的一部分。会计凭证的归集和分类不仅受会计工作基本规范制约，而且与企业不同的业务性质和管理需要有关，因此，ERP环境下的会计凭证不仅仅是简单的“收付转”三类，而需要根据不同的业务信息将会计凭证归集为不同的类别。

三、ERP环境下会计档案管理的新措施

1.建立规范的ERP系统内部控制制度。在ERP环境下，企业的会计数据主要以电子形式存放于计算机硬盘、光盘等磁性介质中，取代了传统的手工活页账、订本账的记载形式，同时由于计算机的智能高效，减少了工作人员，例如填表、审批、传递等各种手续流程易被合并处理，无法做到手工环境中的相互监督、制约，成为内部控制的隐患。规范的内部控制制度是保证ERP系统中信息真实可靠的基础，需要建立严格的程序操作规则，例如制定计算机业务处理流程中的具体操作步骤和具体要求，包括统一的操作指令、规范的审批制度、系统的传递流程和非常情况下的特殊处理等内容。在数据信息访问授权制度中，要为系统中的不同用户设置不同的身份识别标志，用户进入系统、离开系统、修改数据等步骤都会留下详细记录。针对各个部门的权责，明确各部门人员可访问的数据资源，并对访问进行身份鉴别和口令核对。同时，实行不相容职位的相分离，对不同部门不同岗位赋予不同权限，防止越权审批和越权操作。在电算化环境下，企业只有建立规范的ERP系统内部控制制度，才能保证会计档案信息的真实、可靠、准确、完整。2.加强纸质和电子会计档案的归档管理。电子计算机的智能操作一方面加大了数据信息的处理速度，另一方面由于管理和技术上的缺陷，使得数据在修改、传递、保存等方面的安全无法得到保证。企业ERP系统的建立造成会计数据的处理方式发生巨大变化，电子符号代替了白纸黑字，数据载体由传统纸张转变为磁性介质，这些介质对环境要求较高，易受高温、潮湿、电磁、剧烈震动等影响而失效。企业会计档案是反映企业的业务处理流程和经营效率效果的资料和证据，具有较高的安全性要求，因此，ERP环境下的企业会计档案的数据安全问题亟待解决。可采取以下措施：第一，定期在线备份和线下备份相结合。电子会计档案易被篡改、损毁，需要定期备份，备份盘也需定期复制、异地保管，从而防止因磁性介质老化等问题导致的数据丢失。备份包括线上备份和线下备份，线上备份可以使整个企业的数据信息得到及时流通、传递，防止因信息短缺导致决策失误等问题，线下备份可以保证企业数据的准确、完整，在网络中断的情况下提供相关信息。第二，纸质会计档案与电子会计档案相结合。纸质会计档案是电子会计档案的必要补充，现实工作中的大量一手会计资料是以纸质形式存在的，虽然拍摄、扫描等技术得到广泛应用，但一些原始凭证字迹不清楚、格式不规范，导致电子版本的可辨识性较差，仍需将纸质资料进行归档保管。同时，在财务软件的升级换代过程中，要确保软件的相互兼容，对于因不兼容造成的数据丢失，应及时做好纸质版本的备份，从而确保数据的完整。3.加强稽核，确保会计凭证格式的标准化。与传统管理模式相比，ERP环境下会计凭证的生成流程发生较大变化。传统记账模式中，会计人员根据原始凭证填制相应的会计凭证，同时稽核人员对原始凭证和记账凭证进行确认复核，确认无误后方可记账，若发现错误，需要根据复核结果对记账凭证进行修改。在ERP系统中，会计人员根据原始凭证在系统内直接做账进行业务处理，系统确认过账之后，即自动形成会计凭证。若业务处理错误，会计人员无法直接对已过账、自动生成的会计凭证进行修改，只能在系统内冲销错误的业务处理，重新产生新的会计凭证。因此，为了减少错误的业务处理，减少错误的记账凭证，需要提高会计核算的水平，加强会计稽核水准。加强稽核工作的重要一步是规范企业会计凭证的格式，对会计凭证的合规性、合法性进行稽核，确保企业ERP系统生成的会计资料的准确、完整。同时，企业根据内部控制的规定，对各个项目的预算审批、立项结项、经费报销、价格控制等流程的审批单据进行规范，完成相关内部控制的具体要求，设置审核批准栏，并要求相关人员签字盖章。对于一些原始凭证，如验收单、交货单、入库单、工程进度单等，应按照单据类别进行分类和排序，统一格式标准，及时归档整理，并由相关人员定期检查。4.建立会计凭证的分类和归集标准。企业应根据实际业务流程，将ERP系统中的全部会计凭证进行分类处理，如分为单项会计凭证、集成会计凭证和系统会计凭证等三个大类。单项会计凭证是指针对一些特殊的业务处理，由财务人员根据业务内容，手工录入系统中产生的全部会计凭证，进行会计核算。集成会计凭证是指由系统中其他模块生成的会计凭证，以及数量较多无法手工录入、分拆装订的单项会计凭证。系统会计凭证是指企业ERP系统自动生成的各种凭证信息，如系统进行月结操作时，根据当月数据自动生成的管理信息凭证。按照这种分类标准，会计凭证不再是简单的“收付转”三类，而是根据业务流程形成的不同凭证类别，为之后的编号、打印、装订等步骤提供了便利。在会计凭证的归集过程中，需要建立统一的编号规则。对于单项会计凭证，会计人员应设置自动编号程序，从而在ERP系统中形成连续的、不间断的顺序号，例如ERP系统编号与利润中心顺序号两个编号实现一一对应的关系，对于集成会计数据应按类别划分，并确定统一的归集时间和归集方法，确保各个部门凭证传递的顺畅，实现会计凭证的快速查询和准确检索，保证会计档案的完整和安全。

作者：孙颖 戎冰 单位：保定职业技术学院