城市基础设施建设前期档案管理的探讨

摘要：基础设施包括城市基础设施、文卫科教、交通、通讯、水电燃气等社会公共事业。本文从城市基础设施建设前期档案资料管理存在的问题进行分析，并对城市基础设施建设前期档案管理提出了建议和措施。

关键字：城市建设；基础设施；资料管理

中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：

1城市基础设施建设前期档案的作用

基础设施建设前期档案是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件材料。基础设施建设前期档案是基础设施建设档案的重要组成部分，是工程建设的凭证性和基础性文件材料，是对一个企业永久保存的法律性原始凭证。只有规范前期档案管理和明确归档范围，确保前期档案的齐全、完整，才能为主体工程档案管理打下良好的基础。因此，基础设施建设前期档案具有重要的作用。

2城市基础设施建设前期档案资料管理存在的问题

2.1前期建档意识不强，不懂建档范围

基础设施建设是城市的神经和脉络，是城市赖以生存和发展的基础。因此，基础设施建设档案既是工程建设的实际记录，也是城市发展的历史缩影。根据这点来看，档案是非常重要的，若没有这些档案是无法想象的，但现在的情况恰恰就是档案形成不规范、不科学，甚至在有些地方存在不归档不收集不整理的“三不”现象，最后弄一些虚拟材料上报，临时组卷上报，随着近年来，一些城市的市政建设投资规模不断扩大、工程数量持续猛增，每年都有很多基础设施建设项目竣工。因此，城市建设的快速发展给基础设施建设档案管理工作带来机遇的同时也面临了许多挑战，如何加强基础设施建设档案的管理，保证其完整、准确、系统，得到妥善保管和有效利用，杜绝隐患是建设和管理单位必须引起关注的重要问题。但是，不论是建设单位还是主管单位都没有这种意识，更没有一种对于前期档案管理重要性认识的科学意识，从而导致前期档案建立的条件先天不足。

2.2制度匮乏，无法可依，组织不力

目前，基础设施建设的前期档案形成中存在许多的问题，比如在项目立项到实施阶段中，经常会遇到政府资金困难，进行分段实施，由此所有文件资料组卷都将于实施项目不符，这些项目也许一搁就是几年，多年后是否从新办理土地报批等前期资料手续。如重新办理，土地局、发改委、建设局等部门会回复已办理过了，退回。如不重新办理，分段实施的工程没有了原件，而进行设施调整后的初步设施就更不知哪个文件真实性。这些问题直接阻碍了前期档案资料的形成，可以说是前期档案的罪魁祸首。当迈向新的发展时期，就会越来越觉得档案的重要性，档案也加上了现代的外衣，而作为政府主导的基础设施建设，我们有理由相信，必需重视前期档案的收集工作，这主要是社会发展的需求更为现实的要求档案管理机构，必需寻找更好的出路。从目前来看，制度不够完善和制度形同虚设并存，除了反映我们中国人文本源的价值取向外，更多是跟无法可依有必然的关系，虽然我们有档案法，但是档案法不够明确和详尽的规定前期档案的法条，这在很大情况下失去法律对过程的监督。

2.3档案管理人员素质欠缺

由于多年来历史原因，从事档案工作人员多为一些弱视群体，虽然近年来，这种局面大有改观，但是有些从事档案工作人员素质欠缺，一是业务素质欠缺；另一个是，有些单位有了专职档案员，但都是临时性用工，由于其体制原因，其自身素质也很难提高。

同时，档案管理人员素质欠缺，还体现在与上级档案主管单位联系欠主动，并未及时反映、研究存在的困难和问题，共同谋求及时、合理、正确的解决办法，以达到提高工程档案管理水平，为工程竣工验收创造良好条件。

3城市基础设施建设前期档案管理的建议

3.1明确档案资料管理的主体

收集整理材料的阶段性，要求基础设施施工部门先出图再施工，以保证图纸资料的完整性，做到有物进行某项建筑维修、改建时，要提前通知档案室，档案室接到通知后，着手准备基础设施项目的档案资料，以最快、最有效的方式向维修基础设施部门提供准确和完整的档案资料。

在工程施工阶段中，要发扬不怕苦和累的精神，对工程技术资料实行动态管理。

在竣工前阶段中，为把基础设施档案资料存在的主要问题在竣工前解决，防止因缺少资料而影响到工程的验收和今后的交付使用，必须要做好竣工图纸和资料的初步验收和整理工作，并逐一登记，对于不完整或不系统的部分及时补充，以便于归档文件的完整、准确、真实性，有利于工程的竣工验收。

在工程验收阶段中，要有完整的技术档案和施工管理资料，这是国务院《城市建设质量管理条例》中城市建设竣工验收应当具备的条件之一。

3.2强化管理意识，落实档案管理制度

搞好基础设施档案管理离不开领导的重视，基础设施领导首先应具备较强的档案意识，将档案工作列入到管理日程，纳入到有关人员的职责范围，纳入到年终考核目标，建立专门档案机构，配置专门档案人员，制订严格的档案管理制度，规范收集、整理、保管、登记、使用等行为。基础设施档案的科学管理将会影响到工程项目今后的维修、改造、扩建。工程竣工后如果没有一整套完整准确的档案资料，将是后患无穷。因此，需要建立健全一支有责任心、事业心，对基础设施历史负责的档案管理干部队伍，认真做好此项工作，最好是由既懂城市建设专业又懂基础设施档案专业的人员担任，以利于工作的开展。

3.3加强培训，提高档案人员素质

档案工作服务质量的好坏，档案人员的素质是关键。档案人员素质主要包括政治素质和业务素质以及时代意识。

政治素质主要是指档案人员的政治理论水平、政治态度及职业道德。这就要求档案人员要牢牢把握正确的政治方向、政治立场和政治观点，加强政治纪律，提高政治鉴别力和政治敏锐性。

业务素质主要是指档案人员履行职责的知识水平和技术实践能力。档案人员应具有较高的专业知识，不仅学习掌握档案理论知识，还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术，如文史知识、社会学、情报学、统计学、心理学、传播学及现代化设备的操作技术，特别是从事信息开发和编研工作的人员，必须以博才、或通才取胜。同时，档案人员还要在继承传统的基础上，研究探索档案工作发展中出现的新情况、新问题，用先进的观念和技术解决新问题，丰富和发展档案工作的理论与实践。

时代意识主要是指档案人员应具备与时代步伐相一致的思想观念。应包含以下四种意识:信息意识；市场意识；现代化意识；法纪意识。

参考文献：

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[2]刘增学,崔亚娟,高平安.城市基础设施建设投融资问题研究[J].现代经济信息.2010(14)