浅谈工程项目中采购过程管理

摘要： 作者结合参与过的国内外总承包工程经验，讨论国内工程公司项目采购过程管理的主要工作内容和要点。

Abstract: Combining experiences of several foreign and domestic EPC projects, the author discusses procurement process management of domestic engineering companies in the article.

关键词： 工程项目采购；采购过程管理

Key words: project procurement；procurement process management

中图分类号：TU71 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）24-0092-04

1 概述

在总承包工程项目中，采购过程管理是工程项目管理一个非常重要的环节，是工程项目管理在采购职能上的延伸。

工程项目管理主要围绕质量、进度和费用三个基本目标进行。所以，采购过程管理的目标也是“质量、进度和费用”。“质量、进度和费用”三大目标之间是对立统一的。三大目标之间需要作为一个系统来统筹和平衡，力求以资源的最优配置实现采购过程管理目标。

采购过程管理的范围是从采购策划开始，到货物制造完毕运抵施工现场并入库，直至货物质保期结束为止。采购过程管理的工作包括综合管理、合同条款管理、进度管理、质量管理、费用管理、增补采购管理、物流管理、工地开箱检验、供货商文件管理和索赔等关键环节。

本文拟结合作者参与过的国内及国外工程的经验，从上述几个关键环节描述国内工程公司在总承包工程项目中采购过程管理的主要工作内容和要点。

2 综合管理

2.1 采购过程管理的组织设计 目前国内工程公司投入项目采购团队的人力资源还比较少。相比较而言，国外工程公司采购部门人力资源比较充足，职能分工也比较明确，工作细化专业性强。在采购部门建设方面，国内工程公司仍在不断地探索之中。

对项目组织结构的设置，国内工程公司一般都采用以项目为中心，以专业部室为基础的矩阵式项目组织结构。当项目成立后任命项目采购经理并组建项目采购团队。

无论项目采购团队的人力资源配置如何，以下组织机构的职能是一个工程项目的采购工作必须覆盖的：

2.2 综合管理的内容 综合管理由采购经理负责，主要的工作内容包括：①配合采购部主任组建项目采购团队。②对项目采购目标“质量、进度和费用”进行总体控制。指导采购工程师的工作，监督采购工程师按照项目采购目标和项目执行体系运作。③编制、审核及项目采购的采购实施计划、各类指导性文件、程序文件和文件模板。④编制采购月报。⑤组织编写项目采购工作完工报告。⑥负责项目采购团队与项目其他成员和公司采购部门之间的协调和沟通。⑦确定项目供货厂商名单，并经公司采购部门及项目经理批准，必要时需经业主确认。⑧组织、监督并统筹协调项目采购的询价、报价评审、合同谈判、合同签订、催交、检验、物流和工地验收等工作。⑨接受设计经理的请购单及询价技术文件。⑩指导采购工程师进行合同谈判。{11}对供货商进行动态管理，跟踪供货商履行采购的状态，对“质量-进度-费用”目标进行控制。{12}对供货商提交的各类文件进行收集、整理并归档。{13}组织并协调处理采购合同执行过程中遇到的商务和技术问题。{14}编制采购用款计划，以便公司财务部统筹资金使用。{15}组织制定采购工作的计划工作预算费用（BCWS），定期（一般是按月）测定已完成工作费用（BCWP）和已完成工作量的实际费用（ACWP），计算费用偏差（CV）和进度偏差（SV）。{16}负责项目采购售后服务工作。

在执行过程中，综合管理需要对采购过程管理的各个环节及时进行测量和统计，对各个环节的成果及时反馈、不断改进，从而对采购过程管理整体进行统筹、协调和管理。

3 采购合同条款

采购合同是工程项目合同体系中的重要组成部分，与施工合同居于同样重要的地位。采购合同应依据工程承包合同的相关内容订立，并符合工程承包合同对货物的质量要求和工程进度需要。

国内工程公司一般将采购合同分为商务合同和技术合同两个部分，虽然都由采购经理签署，但是合同这两个部分编制的人员是不同的。商务合同主要由采购工程师负责编制，而技术合同主要由设计工程师负责编制。如何衔接和整合好商务合同和技术合同是采购经理需要考虑的事情。

采购合同的标的是货物。采购合同条款应围绕货物制订。

采购合同条款主要包括以下内容：

3.1 商务合同：

①货物名称和规格（应与技术合同一致）；②包装要求；③交货条件；④检验和验收；⑤质量保证期；⑥价格和付款方式；⑦违约责任；⑧争议解决方法。

3.2 技术合同：

①货物名称和规格；②技术标准；③质量要求。

承包商（在采购合同中作为“购货方”）和供货商（在采购合同中作为“供货方”）都必须严格按照合同条款履行采购合同。所以采购合同条款对于采购合同能否顺利执行是至关重要的。

按照项目执行的逻辑，工程承包合同对货物的各项要求应详尽正确地体现在采购合同中。这就要求，采购合同中对货物的要求不能低于工程承包合同对货物的要求。因此，采购经理在采购合同签订之初，就应结合工程承包合同要求确定采购合同的通用条款，并编制采购合同模板。

需要特别注意的是，采购合同模板不能直接用于各货物的采购合同。

随着工程公司的工程技术规范和采购合同的标准化发展，工程承包合同中对货物的特殊要求往往最容易被忽视。为了完整正确地履行工程承包合同，这就要求在采购合同签订前，编制采购合同的相关人员都应仔细学习工程承包合同，并收集其他专业对货物的特殊要求，然后将这些要求全部体现到采购合同中。根据这些要求所形成的合同条款就是采购合同的特殊条款。