关于信息时代的电子档案管理应用探讨

【摘 要】现阶段，随着科学技术的发展，计算机的使用逐渐普及化，不同行业都开始使用计算机技术，用于企业运营管理以及对电子档案进行管理。企业中的电子档案管理已经成为企业管理的重要内容。所以，在企业实际管理中，企业管理者就一定要对企业本身真实状况构建完善、合理的档案管理制度，进而提升企业在信息时代背景下的综合竞争力，保证企业能够健康长远的发展。文章通过对电子档案管理进行分析，探讨信息时代背景下，电子档案管理在企业中的实际应用，同时也为其他企业能够进行有效的电子档案管理提供参考。

【关键词】信息时代 电子档案 档案管理

随着信息时代的到来，电子信息技术在迅速的发展，现如今，企业的档案管理逐渐从文书管理模式转变成电子信息管理模式，档案管理也开始适应现代先进科学技术。多数企业已经开始把企业的资料和档案结合计算机技术进行管理，不仅提升了档案管理工作的效率，减少了工作量，并且使档案查询也变的便捷。但是电子档案管理在实际应用上还有一定问题，等待解决。

1 电子档案的优点

1.1提升档案管理工作效率

信息时代背景下，采用计算机技术对企业档案进行有效管理，使企业档案具有信息化和电子化等特点，明显减轻了相关管理工作的工作量，使档案管理变的更加便捷，从而使企业档案管理工作更加系统化。以往企业都是使用文书模式对其进行档案管理工作，工作人员经常会因为档案的检索和归档问题而犯愁，因为所有的档案规整、检索都由人工来完成，档案立卷，编档都是通过人工书写的方式来完成，工作效率长时间得不到提升，档案出现的错误也不容易被发现，而电子档案的运用就省去了人工处理档案的麻烦，工作人员只要使用几个关键字或者是词，就可以快速的找到想要的文件，既方便又快捷[1]。

1.2有利于档案信息的查缺补漏

电子档案使用计算机技术对档案进行录入存档，这样就可以避免因为档案不齐全，对纸质档案进行拆装的问题，并且可以随时对不完整的档案进行补充，对档案的查缺补漏非常方便。计算机技术的应用，不仅减轻了档案管理人员的工作量，也有效的提升企业档案管理工作效率，不会出现因为人手不够，而出现的档案积压的现象出现。

1.3使企业档案的保密性提升

以往企业档案受到档案存储介质的影响，档案管理人员只能提供整卷的档案，通常情况下，档案借阅人都只会使用到档案中间的一部分，所以，档案借阅者就会看到企业整卷的信息，这种情况就导致了企业档案信息，可能会发生泄漏现象。电子档案就可以解决这一问题，通过档案检索，就可以从档案中提取借阅者所需要的部分，并将这部分信息制作成文件，再提供给借阅者，还可以有效的避免企业档案信息发生泄漏。传统的档案管理都是由人工进行归纳、建档的，一般情况下，档案管理人员都会具有自身主观性，按照自己的主观意志对档案进行管理，这样就使档案管理没有统一的管理体系，不仅不方便档案借阅人使用，还直接导致了企业的档案质量较低。电子档案的应用就解决了以上这些问题，提升企业档案管理的质量，并且在补充完善档案信息上，节约大量时间，从而提升档案管理质量。

1.4提升档案管理的工作质量

档案管理工作的根本目的就是方便阅读和利用，想要提供可靠的档案信息，就要具有高质量、高水平的档案卷宗作为基础。由于传统档案管理都是由人工来进行书写，随意性很大，不能做到档案立卷的统一，这就导致档案管理水平得不到提升，也给阅读和使用人员造成困扰。使用计算机技术对档案进行记录，不仅可以提升书写速度，还减少了相关人员的工作量，档案人员就可以有大部分时间进行档案的补充和二次编写，既提升了工作效率，又充分发挥了电子档案的时效性。

2 电子档案管理应用中的问题

2.1电子档案管理普及率较低

现阶段，计算机的使用得到了很大程度的普及和推广，但是在大部分企业中，电子档案只是在企业会议、办公、企业与部门、部门与部门之间的沟通上使用，相对运用的频率较低，在企业档案管理方面使用的也相对较少[3]。部分企业虽然使用了电子档案管理软件，但是从没进行深入应用，多数只是用于档案目录管理上。

2.2没有给予电子档案管理充分的重视

多数企业中的档案管理人员，对已经整理好的文件，图片打印完成以后就容易忘记电子档案的保存，而对档案的备份就更少了。时间一长，企业电脑中的信息可能被删除或者是被其他信息覆盖、修改，电脑的自身故障导致的资料丢失，都会造成档案信息失去管理的价值。因为，档案工作人员没有给予电子档案充分重视，致使电子档案管理如同虚设。

2.3电子档案自身问题

企业的电子档案存储方式通常会使用光盘、磁带、移动硬盘，这种方式通过计算机技术把档案信息刻录到光盘上，方法既复杂又不稳定，并且光盘和磁带等在发生破损时，会导致档案信息的直接丢失、或者是信息不完善等现象，致使档案信息失去本身价值[4]。由于企业对存储电子档案的介质没有统一的存放标准，档案管理人员可能会随意带出，并且电子档案还有一定开放性，这些原因都很容易造成电子档案被删除、覆盖、窃取或者是被恶意修改。

3 电子档案管理应用问题解决

3.1企业领导必须重视电子档案管理，建立完善的档案管理体系

电子档案管理想要在企业中应用范围更大，企业管理者就要清楚知道电子档案所具有的优势，然后给予一定程度上的重视，构建起统一、完善的电子档案管理标准。像我们火电施工企业，一台机组资料的形成周期长、产生的单位也多、数量比较大，更需要提升档案管理人员的计算机操作水平，真正把电子档案落实到企业管理中去，并把档案管理作为企业管理中的重要内容去完成。提升电子档案管理的速度，使之具有数字化、电子化、统一、完善等特点，对管理中涉及到的项目和技术，进行严格的管理，真正把档案管理普及到企业的每个角落[5]。

3.2提升电子档案管理人员素质

在企业进行电子档案管理时，一定要对相关工作人员进行培训，让档案管理人员充分认识到电子档案管理工作的重要性和优点，对能够接触到电子档案的相关人员进行审查，保证不会发生因内部员工泄密，而导致企业档案泄漏的现象发生。让信息化和管理相结合，从而完善电子档案管理系统，进而促进企业电子档案管理工作有效开展。

3.3引进先进的技术手段，建立电子档案数据库

加大企业在电子档案管理上的投入力度，使用现阶段比较先进的电子产品和数码设备，然后辅助企业进行电子档案管理，构建完善的档案数据库，运用电子化载体做到整合企业内部资源，其中包含办公自动化和企业资源计划，从而给企业档案管理创造良好的条件，从根本上解决电子档案不稳定、存储困难、复杂等一系列问题。除此之外，还需要建立、科学、完善、共享的电子档案数据库，并且要对数据库设立防护墙，确保企业电子档案不会被恶意窃取和修改[6]。

4 结语

总而言之，在信息技术飞速发展的今天，对企业进行电子档案管理，一定要根据电子档案本身所具备的特点，不单单是对硬件进行建设，还要充分利用计算机技术和网络技术，加强软件建设，构建完善、统一的电子档案管理制度，提升相关工作人员的业务能力，加强电子文件制作的水平，使电子档案管理的各环节进行有效的沟通和完善。只有通过不断的完善，顺应时代的发展，给企业管理带来新鲜血液，才能够保证给企业提供有力的信息资源。充分认识电子档案的优点，适应时展，推动电子档案在企业中的实际应用，从而提升企业的综合竞争实力。

参考文献：

[1]单海燕，刘子利.探析信息时代背景下的电子档案管理[J].赤子，2014，（1）：235-235.

[2]李忠丹.信息时代背景下的电子档案管理[J].科学与财富，2014，（3）：167-167.

[3]王菁慧.关于信息时代电子档案管理的探讨[J].黑龙江史志，2014，（3）：141-141.

[4]姜雪.浅析现代化电子档案管理模式[J].科技创新与应用，2015，（10）：265-265.

[5]刘妍.电子信息时代会计档案管理的探讨[J].现代经济信息，2014，（15）：111-111.

[6]冯怡.电子档案管理存在的问题及发展浅谈[J].办公室业务，2014，（19）：46-47.

作者简介：高荣（1970―），女，陕西西安人，陕西师范大学（中文秘书专业）毕业，档案专业中级，现从事科技档案管理工作，研究方向：档案利用效率提升（如何由实体保管者向知识提供者发展）。