城市园林绿化工程档案管理的问题分析与对策探索

【提要】坚持问题导向，总结出当前城市园林绿化工程档案资料管理存在的四个问题，即思想认识偏差、资料搜集不够、存在安全隐患、管理不规范等，有针对性地从把档案资料收起来、管起来、活起来和提高人员素质等方面，提出了加强园林绿化工程档案资料管理的对策措施。

关键词:园林工程档案资料问题 对策

中图分类号：TU986文献标识码： A

随着城市化进程的不断加快，城市园林绿化建设的规模和速度、质量和水平都有了显著提升，城市人居环境质量明显改善。近年来，各地建成很多园林精品工程，绿化施工的水平也越来越高。但是在具体项目中，园林绿化工程档案资料的管理水平却还有较大差距，很多项目的档案资料无法全面反映园林绿化工程项目的规划设计和建设审批情况、施工和养护过程的情况，也不能为建设单位提供完整的变更、竣工资料，难以为后期使用、维护提供详尽的依据。要全面提高城市园林绿化工作水平，就必须解决园林绿化工程档案资料管理这个突出问题。

一、城市园林绿化工程档案管理存在的问题

一是思想上不重视，认识上存在偏差。园林绿化工程的主体是园林植物，而植物是生长的、变化的，于是很多人就认为这样的工程项目不用也没法存档案、编资料，觉得鲜活的植物比僵硬的资料更有现实意义。不少建设单位在项目档案管理方面知之甚少，不清楚建设项目档案工作有哪些要求，更不清楚项目档案工作的具体做法。项目建设单位一般不会制定相关的档案管理标准，或者存在不完善、可操作性不强的问题；对各参建单位的指导、监督、检查、考核力度不够，管理处在松散状态；相当多的项目在实施过程中，档案管理明显滞后，未将项目档案工作的有关要求列入控制管理内容。

二是工作不细致，资料收集不齐全。园林绿化工程档案资料要全，要符合工程档案资料完整性的要求。就单项工程形成的工程档案而言，应包含该单项工程全历程中形成的所有具备生存价值、切合实际性的文件资料。园林绿化工程档案具有不可分离性，体现在连结工程档案之间的资料要有机接洽，不能随意肢解与组合园林绿化工程资料，造成资料不能相互印证的问题。许多项目前期文件、设计文件和监理文件的收集不完整、不系统，多数单位没有收集项目施工前的原场地旧貌、开工仪式、施工过程、隐蔽工程、施工工艺等声像资料；竣工资料往往缺项更多。更重要的，植物的档案资料更少，特别是反映植物原生存状态的资料几乎没人收集，这成为所有园林工程档案资料中最大的缺项。

三是工作不严谨，园林绿化工程档案资料存在安全隐患。工程档案的精确，要求工程档案必需是真正的实际情况记载，使其档案为今后研究和实际使用提供可靠的依据和凭据。档案资料应按系统科学归档，并且要做到从个别到整体都能构成相互依存、相互证明的严谨关系。现实的情况是，各自为政的多，按规范做得少；得过且过得多，认真整理的少。很多项目是有什么算什么，资料不全可以去搜集、补充，缺乏严谨的态度。由于建设单位重视不够，自有知识产权保护不力，制度不健全，造成园林绿化工程档案的安全保存得不到可靠保障。最常见的问题就是，工程档案文件书写用材不规范，造成园林绿化工程档案资料保存时间不长的问题。还有些单位档案保护意识弱、保护方法少、保护手段滞后，导致档案较早被损坏，难以恢复原貌。

四是规范标准落实不够，工程档案资料不规范。按照规定，工程文件应笔迹、图样清晰，图表整洁，具名、盖章手续完整，但在实际工作中难以落实。在项目建设过程中，有些材料没有审核批准签名、不是原始记录；归档的文件应为原件，而许多档案资料中往往是复印件；有些档案立卷时著录项填写不规范；工程文件的实质内容及深度不能满足工程勘测、设计、施工、监理等方面的规定、规范要求；图纸应是蓝图，竣工图应是新蓝图，不能使用计算机出图的拷贝件等，参建单位不注意、无要求，造成竣工图纸资料白图较多；立卷千变万化，没有统一的标准，园林工程资料归档使用的表格各自为政、大小不一，档案资料杂乱无章。

二、加强城市园林绿化工程档案资料管理的对策措施

一要千方百计把档案资料收上来。要明确目标，按照国家有关规范标准，明确工程项目的归档范围、资料类型、保管期限等，使这项工作的目标和要求更加明确。档案资料的载体也日渐多样化，除纸质外还包含照片、录音、录像、实物等，只有明确具体的要求，才能从源头上保证档案收藏资源。要及早介入，在工程建设初期收集工作就要跟上，这时候文件材料形成的部门很多,主要是文书材料和指令性的文件。一旦出现疏漏,就会给最后档案的归档带来很多负面的影响。工程项目开工前,就应该设立工程负责人分管档案工作,并协调好专、兼职档案人员与相关部门的工作关系,及时解决收集工作中出现的新情况、新问题。要建立网络，组织相关部门的专、兼职档案人员和工程技术人员建立一个多层次的文件材料收集网络。工程技术人员负责收集自己工作范围内形成的文件材料及电子档案;工程档案人员积累工程往来的重要文件原件、初步设计、施工图设计等文件材料及电子档案。

二是科学认真地把档案资料管起来。要健全制度，如建立档案室管理制度、档案查阅制度、档案保密制度、档案人员工作职责、保管利用制度、档案鉴定、销毁制度、保管期限、归档范围等规定。要按制度管理，制定专职档案人员的工作职责以及借阅、保管、保密、利用和档案工作考核检查制度，以严密的制度规范档案制作程序，保证档案质量，确保各种类别、各种载体的档案集中统一管理，做到从立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩等每个环节都实现规范、高效管理。要按制度考核，把有关制度和规定纳入岗位职责和考核体系，提高全员档案意识，使大家积极主动地配合档案部门工作，强化动态管理，一旦遗失及时查找补损，确保材料完整。

三是努力让城市园林工程档案资料活起来。档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，要通过档案的信息化管理实现社会化利用，提高档案的利用率。要强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态信息，搞好信息资源的开发和利用。比如能够汇总出一个城市当年某种乔木的种植数量、成活率，这对于园林行业来说就是很重要的信息。要通过现代信息处理技术对现有的各种档案进行数字化处理和存储，加强档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体数据库建设。在推进信息化管理的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低的情况对所有卷宗进行排队，将那些核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理，这样就可以加快档案管理信息化的进程和提高利用的效率。

四是加强档案人员的专业知识和技能培训。档案工作者素养的提升是档案管理的基础性工作。档案工作者要认清自己肩负的责任，有针对性地加强档案工作的专业学习，不仅要学习档案管理制度、整理办法，学习和掌握计算机知识和操作技能，而且要学习园林专业的业务知识、工程施工管理的政策规范等，真正做一个多面手。当前比较迫切的是，尽快培训园林绿化工程施工单位的资料管理人员，使其懂得园林绿化工程档案资料归档知识，达到规范园林绿化工程档案资料归档的目的。同时对参加各方的人员培训，引导大家在签订合同时对参建单位设立专门条款，明确规定各方应负担的责任，提交档案资料的套数、质量和时间等，最终实现园林绿化工程竣工资料交接与园林工程竣工验收同步举行。园林工程档案资料达不到完整、精确、系统要求的，没有通过竣工资料交接验收的就不能组织园林绿化工程竣工验收，通过以上办法使园林绿化工程档案资料更加规范、完整和实用。在此基础上，加强对档案资料工作人员的信息化培训，包括档案管理信息系统、电子文件的发展和计算机病毒等知识的培训；软件操作和维护技能培训；网络知识的学习和培训等。可以把园林绿化工程档案资料管理编制成一套成熟的软件管理程序，通过学习培训和程序的推广运用，达到规范管理的目的。

园林绿化工程档案资料的管理是一项系统工程，与园林绿化工程建设全过程环环相扣，紧密相连。科学规范的档案管理可以推动园林绿化行业管理水平的提升，有助于实现档案管理工作的自身价值，为城市的经济发展和社会进步做出应有的贡献。城市园林行业主管部门和园林绿化项目建设各相关单位应加强管理和协调，着力提高园林绿化工程档案资料管理水平，为今后城市园林绿化工程建设和行业发展积累资料、提供支撑。