电力企业人力资源信息化管理提升策略研究

摘要：运用人力资源信息化管理理论分析了人力资源信息化管理在现代企业管理中的作用，阐述了信息化与人力资源管理及企业管理之间的关系。结合工作实践，经过认真调查研究，分析SG公司人力资源信息化管理与企业发展目标、现代企业管理要求及全面人力资源管理要求之间存在的差距，提出了SG公司人力资源信息化管理的优化提升目标。最后从统一信息规范、统一信息平台、业务流程自动化、决策分析智能化及管理变革等方面入手提出切实可行的解决方法。

关键词：人力资源；信息化；优化

作者简介：施松阳（1980-），男，浙江天台人，浙江省电力公司，高级人力资源管理师；陈军海（1974-），男，浙江绍兴人，浙江省电力公司，高级经济师。（浙江 杭州 310007）

中图分类号：F272.92 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2013）36-0139-03

SG公司是一家国有全资大型电力公司，主要为全省社会、企事业、居民用户提供可靠、安全的电力产品，是一家公共事业服务企业。它既按照企业独立经营，同时承担着重要的社会责任。SG公司前身是政府职能部门，后经改制成为国有企业，但是改革未能彻底，SG公司至上而下的管理模式、管理理念仍然保留着深刻的行政管理痕迹，具有浓厚的半行政半企业管理氛围。伴随着国有企业不断深化改革，国有企业逐渐脱离政府的庇护，必将面临未来不断加剧的市场化竞争。

目前，SG公司已初步建立起现代企业管理制度，并在不断完善中。“十一五”期间，公司人、财、物集约化管理架构初步形成，“十二五”期间公司集约化管理的广度和深度将继续得到加强。为适应公司内外部环境变化，公司人力资源管理必须加以改进和优化，以促进公司总体战略的有效实施，提供公司发展的组织保障和人才保障。

本文的立意在于从优化人力资源信息化管理入手，提升公司人力资源管理水平，促进公司向现代企业管理转变，进而提升公司的综合竞争能力。

一、人力资源信息化管理现状

1.人力资源管理信息系统建设和应用情况

公司从2005年开始着手投入管理信息化建设，投入大量资金建设各类管理信息系统。目前，人力资源管理相关的组织管理、员工管理、薪酬管理、教育培训、绩效管理、人才评价、社会保险等业务均建设了相应的信息系统，实现人力资源基础数据的自动存储和管理。

（1）ERP-HR系统。它是公司企业资源管理（ERP）系统中的人力资源模块。ERP-HR系统中开发应用有组织机构管理、人事信息管理、薪酬管理三大基本功能模块。公司所有员工的个人信息管理、薪资发放均通过该系统实现。截至2013年6月底，系统中已录入组织机构单元9082 个，人事信息567万条，薪酬信息669万条。系统覆盖单位92家，在职职工3.95万人，劳务派遣用工2.5万人，退休职工1.6万人。

（2）人力资源管控系统。主要功能是统计分析人力资源状况，涵盖基础数据、报表统计和辅助分析功能，实现了公司系统所有单位员工基础信息、教育培训情况、企业负责人薪酬数据等统计报表编制和上报。该系统与ERP-HR相互独立，单独建设了一套自身使用的基础数据库，包括组织机构信息、岗位信息、员工人事信息。该系统基于Sotower平台开发，单独布置在一套应用服务器和数据库服务器上运行，用户使用IE浏览器来登录和使用。

（3）培训管理系统。为满足公司培训管理需要，公司委托第三方开发实施了HR培训系统和远程培训管理系统。HR培训系统提供的功能有培训需求统计、培训计划申报、培训计划下达、培训实施和效果评估等，实现了公司培训的全过程管理。远程培训管理系统是公司培训管理系统的一个重要组成部分。它在公司内部局域网上搭建了“网络培训中心”，公司员工可登陆网络培训中心选择培训课程、培训视频进行自主学习。

（4）绩效管理系统。绩效管理分为组织绩效管理和员工绩效管理。公司员工绩效管理正在部分基层单位试点，将逐步推行，目前暂未实行统一标准和统一系统。因此公司绩效管理系统目前的应用层面为组织绩效管理，即企业负责人业绩考核。

（5）人才评价系统。实现功能有优秀人才的评选和年度工作业绩考评；公司所属各单位技师、高级技师聘任和年度业绩考核；公司系统供电企业的技能人才队伍建设，包括公司系统技师、高级技师资格考评、直接认定，实现了与OA系统、短信平台、SAP HR业务系统的信息集成。

（6）保险管理系统。保险管理系统由公司自行开发，系统功能包括基本社会保险基数维护、基本社会保险缴纳、补充医疗保险统筹管理，是一套覆盖公司所有员工的社保管理系统。

（7）干部管理系统。干部管理系统是为满足公司副处级及以上领导干部、后备干部及分（子）公司中层干部的人事管理需要而开发，由公司自行开发，分别布置于本部与各分（子）公司，本部与各分（子）公司均配置独立服务器，实现物理隔离，不共享数据。

2.人力资源管理信息系统工作流程及相互关系

以系统用户分类，公司人力资源管理信息系统可分为两大类。一类是仅供人力资源部门人员使用的系统，如ERP-HR系统、管控系统、HR培训系统、人才评价系统。一类是可供其他部门员工使用的系统，如远程培训管理系统、绩效管理系统。

以系统基础数据来源分类，公司人力资源管理信息系统可分为两大类。一类是具有独立基础数据库的系统，包括ERP-HR系统、管控系统、保险管理系统和干部管理系统。一类是不具有独立基础数据库的系统，包括HR培训系统、人才评价系统、绩效管理系统。上述三个系统与ERP-HR系统集成，其基础数据如组织机构信息、员工信息从ERP-HR系统共享而来。

二、人力资源信息化管理问题及原因分析

为了有效分析目前SG公司人力资源信息化管理存在的问题，笔者向SG公司员工进行了问卷调查。

1.问卷调查

笔者在调查问卷设计初期充分征求了公司人力资源管理专家的意见，经过专家的讨论和修改，最终确定被调查者的背景情况、信息系统使用情况、信息系统覆盖情况、信息化管理存在问题、信息化管理提升建议等五大方面的问卷题目。

因人力资源管理者和其他员工对人力资源信息系统的感性认识、对信息系统的了解程度存在明显差距，将问卷设计成两部分，问卷中14道调查题目面向所有员工，其余14道题目面向人力资源部门人员。

本次问卷随机发放，问卷面向人力资源管理人员及其他员工。共发放200份，收回有效问卷160份，其中人力资源部门人员89份、非人力资源部门人员71份。被调查者中有28%是HR系统的关键用户，19%是HR系统的最终用户，9%为系统运维人员，44%为其他人员。

2.存在问题的分析

（1）信息化管理水平与公司发展战略不匹配。通过调研发现，41.25%的人认为公司的人力资源信息化管理仍处于第一阶段，“传统人事管理阶段”；43.13%的人认为，公司人力资源信息化管理处于第二阶段，“人力资源配置阶段”；仅有15.63%的人认为，公司人力资源信息化管理处于“全面人力资源管理阶段”。而SG公司发展战略明确提出，要把公司建设成为“一强三优”现代公司，努力建成“世界一流电网”、“国际一流企业”。一流的企业必须具备与国际先进企业竞争的经营能力、管理能力，必须建立一支具有核心竞争能力的优秀员工队伍，这些都对公司人力资源管理和信息化水平提出了新的更高的要求，亟需改善提升公司人力资源信息化管理水平，以适应公司未来发展的需要。

（2）信息系统功能不能满足集约化管理需要。目前，公司人力资源管理有多个业务信息系统并存，且部分基础业务模块存在重复建设，部分业务系统之间通过多个接口实现数据的集成，造成系统的稳定性较低、数据规范性较差、日常维护工作繁冗等问题。

根据公司人力资源集约化管理要求，人力资源信息系统必须覆盖全资、控股、代管等各类单位，管理功能覆盖人力资源各项业务流程。从目前情况看，ERP-HR系统在功能覆盖度上存在不足，管控系统、培训管理系统、保险管理系统等系统功能较为单一，多个系统缺乏合力推进人力资源信息化的工作方式。

（3）人力资源信息化覆盖度低，流程管控能力不足。在过程管理方面，公司人力资源信息系统显得尤为不足。目前使用的人力资源信息系统中，除了ERP-HR系统和培训管理系统设置了一部分流程管控外，其余系统几乎没有使用工作流，无法在信息系统中动态实际管理情况。在管理中，一般是在实际管理动作发生后，其产生的结果通过人为整理后输入系统中。信息系统没有参与管理过程，无法实现事前计划控制和事中流程控制。在问卷调查中，有76%的被调查者认为公司人力资源信息化管理还未实现全过程覆盖，如图1所示。

在业务覆盖方面，公司七大人力资源管理信息系统覆盖了组织机构、人事调配、考核、培训、薪酬、福利保险、分析统计等业务，而人力资源规划与计划、人员招聘、劳动合同管理方面仍然缺少必要的信息系统支撑。公司人力资源规划与计划工作主要依靠外部咨询公司来主导完成，人员招聘主要依靠参与高校招聘会、现场接收简历方式开展工作，劳动合同依然使用传统方式管理。问卷调查中，80%的被调查者认为公司人力资源信息化管理还未实现全业务覆盖，如图2所示。

（4）普通员工参与管理活动少，人力资源信息化管理开放度不足。公司现有HR管理系统大多局限于人力资源管理人员使用，使用的主要目的是为提高人力资源事务性工作的效率，这种情况当然也无可厚非，毕竟信息系统使用的最初目的就是为此。但是，信息化时代，现代企业人力资源管理已将管理的触角扩散到企业管理的所有成员，采用信息化技术使得所有员工都能参与到人力资源管理活动中来。

而SG公司现有信息系统尚无法提供合适的平台，让所有员工能积极参与到人力资源管理活动中来。在非人力资源管理人员的调查中，54.93%的被调查者使用HR管理系统的频率少于每月1次，22.54%的被调查者使用频率低于每周1次，高于每周1次的人员仅占22.54%。

三、对策措施

1.建立统一、集成的信息平台，实现信息高度共享

如前文所述，近些年来公司投入大量资金建立了许多人力资源信息系统，基本满足了各个子专业管理的需要。但是就整个人力资源管理而言，整合各子专业管理，将各个管理活动集成融合，发挥出整体协同效应，能更有效促进人力资源管理水平。

在对公司人力资源管理人员调查中，58.43%的被调查者认为“各系统缺乏数据共享，数据源不统一”影响了公司人力资源信息系统的应用效果；在“公司人力资源基础信息因以下哪些方面不足，影响了信息化管理水平”的调查中，55.06%的被调查者选择了“信息不共享，不同系统中信息不一致，影响使用效果”；同样，在“公司人力资源信息管理流程存在以下哪些方面问题，影响了信息化管理水平”的调查中，58.43%的被调查者选择了“各个系统相互独立，不能共享数据或反馈结果”。可见，公司人力资源集约化管理的形势下，公司HR系统仅满足各专业自身管理需要已跟不上管理需要，人力资源工作者对信息系统相互集成、数据共享的呼声越来越强烈。

构建统一、集成的信息平台（如图3所示）可从两方面入手。

一是规范信息标准，从信息系统底层集成各个系统。首先从规范信息标准入手，梳理出一套规范的、标准的基础信息类型，作为系统配置的标准，为数据集成和共享创造条件。其次，应建立基础信息平台，作为权威的、唯一的数据源。

二是规范访问方式，从前端平台集成各个系统。建立统一的信息平台，作为各系统统一的登录入口。在此平台上集成各系统的工作流配置，可查询工作提交、工作流转、工作审批情况，使用户能及时、清晰地了解人力资源管理工作的进度。同时，在此平台上可公司的人力资源政策、规章制度、近期工作重点，方便人力资源工作者了解公司的工作部署并主动参与工作。

2.加强人力资源内外部业务紧密耦合，实现流程化管理

在与公司人力资源管理者的调查和访谈时，65%的被调查者认为目前公司人事管理、组织管理、薪酬管理、绩效管理、培训管理、人才发展等各专业职能管理日益得到深化，专业管理水平已达到相当高的水平，但各专业自成系统的现象由来已久，相互之间的独立性很强，信息共享较少，信息相互反馈缺失。这种情况为信息化管理留下了广阔的提升空间。通过完善流程节点，打通各专业管理之间的信息屏障，继而建立一套自动化的工作流程，促进人力资源内部业务的紧密联系。

一是薪酬管理与人事管理、时间管理、绩效管理紧耦合。改变目前人力资源各职能管理条块分割的现状，利用信息化手段提高人事管理、时间管理、绩效管理与薪酬管理的衔接程度。人事管理为薪酬管理提供准确的员工信息，包括工龄、岗薪级等信息，以此确定薪酬的基本标准；时间管理为薪酬管理提供准确的考勤信息，包括请假信息、加班信息、年假定额等等；绩效管理为薪酬管理提供准确的考核结果，将员工的业绩体现到薪酬中，实现良好的人员激励效应。

二是人才发展与组织管理、绩效管理、培训管理紧耦合。首先，依据人才发展中的能力素质模型来描述组织管理中的岗位说明书：将能力素质模型应用于岗位说明书的编制，可用于直接生成岗位招聘要求，提高招聘效率；其次，在能力素质模型的体系下，依据岗位说明书来制定绩效考核指标，并用于员工的绩效考核：在绩效管理中引入能力素质模型，通过对员工绩效和能力的综合评定结果进行固定的薪酬调整，体现员工能力成长。此外，依据能力素质模型评价培训课程的提升方向，并依据人员的职业生涯规划和绩效考核结果编制培训计划：基于能力素质模型，设计培训课程体系，建立培训、激励、发展、能力素质一体化培训管理机制，以提高员工的积极性和培训效果。

三是人力资源管理与财务管理紧耦合。通过工作流实现信息维护、薪酬核算、薪酬过账三项业务过程衔接顺畅。薪酬专职完成人员薪酬信息维护后，发起薪酬核算与过账工作流；应发数经过分管领导审批之后，流转到薪酬核算专责；薪酬核算专责完成薪酬核算之后，流转到薪酬过账专责；薪酬过账专责最终完成薪酬核算结果的过账操作，生成计提凭证和发放凭证；系统根据审批状态自动发放工资条、奖金条。各业务环节的融合使用户与用户之间的联系紧密，通过建立作业流程之间的工作衔接和协调机制，加快响应速度，人力资源部门和财务部门可以更好地协同开展工作。

3.推行自助服务，促进全面人力资源管理

员工自助服务将给公司人力资源管理模式、服务模式带来变化。

一方面，从公司及人力资源管理的角度看，员工自助服务改变了人力资源部门处理和分享信息记录的方式，同时也达到了降低成本、提高效率、改善员工服务模式的效果。此外，它解放了人力资源管理工作，使之能够提供更好的服务。相关统计表明，人力资源部门大约有70%的时间是花在处理行政事务上。而随着人力资源信息系统投入的增加，人力资源管理人员的许多工作如管理员工记录，为员工提供相关信息，实施培训、薪酬计算与发放等都可以实现自动化。

另一方面，从员工的角度看，员工自助服务（ESS）以及人力资源信息系统全方位的人事管理功能可实现对员工在企业中的全生命周期管理。ESS给员工提供了很多的使用功能，主要有给不同层级员工提供不同的服务、在线完成各类申请等。

正如通用汽车公司执行理事迪克·欧布赖恩所言，人力资源管理向自助服务转变“是为了支持员工形成这样的习惯，即为自己找到需要的信息并把工作完成”。与此同时，提供智能自助服务以后，员工和管理人员都对人力资源管理部门的满意度较高。

4.开发决策分析工具，辅助人力资源战略决策

人力资源辅助决策支持系统能将各类人力资源信息通过数据中心平台进行整合，运用数据仓库技术和商业智能工具提供形式多样的数据分析和挖掘手段，以丰富的表现形式进行展现。例如，提供综合报表管理，实现对公司人力资源状况汇总、统计形成各类报表，为用工状况分析、绩效考核工作提供支持。提供指标监控管理，实现对关键业务指标的过程监控，准确把握公司的总体运营情况。同时利用不断积累的数据、模型和方法，可进一步细化基础数据粒度，能够更好地实现决策支持功能，为制定公司人力资源战略提供科学依据。