浅谈检测机构仪器设备档案管理

中图分类号：TH70 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）45-0211-01

检测机构仪器设备档案是指从事检验检测业务的单位在设备购置、验收、调试、运行、维修、改造、报废等设备管理全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等形式的文件材料。仪器设备档案管理是检测机构档案管理中的一个重要组成部分，是仪器设备管理的基础，其管理水平的高低，直接影响到检验人员的使用和工作效率， 影响出具检测报告的质量，影响科研水平甚至影响到检测机构的效益，所以加强仪器设备档案管理是极其重要的一项管理工作。

1 检验检测仪器设备档案管理的特点

1.1 仪器设备档案的动态性

检测仪器设备档案管理是一个持续不断变化和向前发展的过程。从设备购进到设备报废或转移出本单位期间，仪器设备档案信息资料随着设备本身的变化而变化，它始终处在一种动态的过程。例如一台仪器设备在使用过程中，必然要形成使用、检修纪录、更新改造等信息，只要这台设备还在使用过程中，它就要不断地产生新的文件材料，直到设备的使用期结束，才会停止该设备档案信息的更新或管理。

1.2 仪器设备档案的综合性

质检检测仪器设备档案管理工作涉及到众多部门，从计划购进设备到购置合同、从开箱安装到调试使用，从验收完成到支付货款，从检验维修到更新改造，从停止使用到报废清理等各环节，不仅涉及到不同的部门和不同的专业人员，同时涉及各种各样的专业资料，设备本身的多样性和设备管理的综合性，这也就决定了设备档案管理的综合性。

1.3 仪器设备档案的成套性和连续性

要保证仪器设备的正常运行和使用，在设备管理中，就要对该设备的档案有个连续性的记录，形成成套的档案资料，这些资料是该设备的过去和现在情况的完整体现。

1.4 档案材料的真实性和准确性

从设备开箱就要严把验收关，把所有材料纳入档案，作为原始材料保管和使用，其反映历史活动的客观过程必须是真实的、准确的，在史实方面较其他资料更为可靠，因为它客观记录了以往的历史情况，更因为它准确反映了当时的事实。

2 检验检测仪器设备档案管理的内容

2.1 制订开箱验收制度

新设备开箱时必须有档案人员在场，严格执行开箱验收制度，认真填写设备开箱记录单，包括设备名称、开箱时间、外包装状况检查、开箱后检查、装箱文件及备件查验、中（英）文仪器设备说明书、光盘、合格证、装箱单、配件、工作标准物质、辅助器具、辅助材料、随箱工具等查验；中标单位签名、生产企业签名、相关管理部门及检测使用部门到场并签字。

2.2 设备验收安装调试形成的档案

根据仪器设备出厂的各项要求，选择适宜的场地和环境，满足技术要求；仪器设备的校准证书及检验合格证书，达到国家规定指标标准方可使用，所有调试、验收、校准证书一律归档，仪器安装人员，厂方技术人员，检测机构培训上岗人员均应签字，并撰写操作规程。包括设备安装记录，试车验收记录，设备竣工图，设备备件目录。

2.3 设备运行期间形成的档案

包括设备日常运转情况记录，技术性能参数和精度定期测试记录，设备各类修理及更换零件的竣工验收记录，设备修理费用及主要能耗与材耗记录，设备结构或零件更改、改造、增减记录，仪器设备运行故障和事故记录；高耗能仪器设备的能效测试报告、能耗状况记录以及节能改造技术资料，设备利用、停用、封存与启封记录和设备报废记录。

3 检测机构仪器设备档案管理的措施

3.1 仪器设备档案要及时整理归档

作为档案管理人员，对档案的管理要有责无旁贷的责任感和使命感，不仅要有崇高的政治素质和业务素质，还要有极强的责任心，做到动态管理，随时检查，随时归档的管理原则；做到仪器定期保养与维护，加强对设备的检查、监督校准、检定证书符合国家规定标准。

3.2 对检验仪器设备实施分类化管理

检验仪器设备纷繁复杂，合理确定仪器设备档案范围，对设备档案进行分类管理，建立系统有效的设备档案管理体系，各个分类之间可以相互融合，交叉运用，实现档案的立体式管理，有助于档案的整理和提高档案收集的质量，提高查阅率和实现资源共享，分类依据包括综合管理、仪器设备项目等相关材料开箱验收、安装调试、运行维修、随机样等六个方面。分类归档的重点是仪器设备项目（特别是价值10万元以上的）各个环节形成的不同载体的文件材料。

3.3 对检验仪器设备实施信息化管理

信息化管理是档案管理的趋势，所谓档案信息化就是在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。目的要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享；要引发档案管理模式的变革。档案实行信息化管理，有利于避免档案因长期保存可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害影响，避免由于档案需反复查阅，可能造成的原件受损或遗失。要实现档案信息化管理，就要制定档案信息化管理的有关标准，运用档案管理软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立规范的档案信息网络。通过馆藏档案数字化、数据导入导出、网络资源共享等实现案卷综合管理等功能。

3.4 对检验仪器设备实施条形码管理

条码技术是依托计算机应用的一种自动识别技术，按照一定的编码规则排列，用以表达一组信息的图形标识符。目前在商业领域广泛运用。条形码具有输入速度快、可靠性高、信息量大、灵活实用和低成本等优点。将条形码技术运用于检验仪器设备档案管理，可以与现有的主流档案管理系统实现无缝链接，尤其是在扫描档案原文时，通过对档案原文上条码的识别，可以实现档案原文与档案管理系统中的文件题名自动一一对应，从而大大提高工作效率，降低了工作误差率；同时，制定档案条码编码规范，通过“部门编码+档号+存址”来唯一标识档案的属性，提高档案管理系统的规范性与普及性。