浅谈如何做好机电工程中的资料管理工作

摘要:近年来，我国高速公路建设飞速发展，交通机电工程的施工方法也在不断进步、更新。与此相对应的工程档案管理规范也日益更新，机电工程资料作为项目不可分割的一个部分贯穿整个施工过程，工程施工的每一个步骤都会伴随着工程资料的产生，因此做好工程资料的管理工作对项目工程起着重要的作用。

关键词:机电工程、内业资料、资料管理

中图分类号： E271 文献标识码： A

一、引言

随着社会的发展，国家进一步加强了对交通工程特别是交通机电工程建设的投资力度，同时对于机电工程的质量和进度要求也更加地严格和规范。机电工程一般都包含了隐蔽工程，因此对机电工程质量的检查和把关，既要有能直接反映施工过程完整性的信息记录，也要有能体现工程质量相关的数据记录，同时这些信息数据也是机电工程验收竣工所需的必要文件。因此工程资料的管理是机电工程一个重要的环节。机电工程资料管理能力的好坏也直接反映了承建单位对工程项目的管理水平。

但是，现如今许多机电工程承建单位在实际施工过程中，都普遍存在对机电工程资料管理不够重视、所委任的工程资料管理员技能较弱、对档案管理编制归档等国家相关规范理解不到位等情况，导致了整个机电工程出现了诸多的问题的：工程施工基础数据出现错误和缺失、施工记录内容出现时间工序冲突现前后矛盾、档案归集出现混乱和查处无据可依等。而这些问题正是造成机电工程施工已结束却迟迟不能交工验收、工程出现问题无从查证和问责而发生扯皮、工程完工已投入使用却无法对质量进行鉴定的主要原因之一。因此，如何解决这些机电工程中切实存在的问题和现象，做好机电工程资料的管理，对机电工程的承建单位是至关重要和迫切必要的。

二、如何做好机电工程资料管理的工作

1、机电工程资料的概念和范畴

了解机电工程资料的定义和范畴是做好机电工程资料工作的基础。根据2010年国家交通部出台的“公路工程交工验收办法实施细则（交公路发[2010]65号）文”，交通机电工程的工程资料的定义为机电工程建设过程中从项目地提出、筹备、勘测、设计、施工到竣工验收试运行等过程中形成的文件材料、图纸、图标、计算材料、声像材料等各种形式的信息总和。机电工程资料按周期可分为3个部分：1、机电工程前期资料：机电工程分项分部开工报告、施工组织、设计图纸；2、机电工程实施过程资料：施工图纸、技术交底单、施工日记、往来文件、机电工程设备报验单、分项分部工程检记录、隐蔽记录、试验记录、原材料报审单；3、机电工程完工验收资料：工程分项分部工程自评定和评定表、施工相册、竣工图等。

2、正确地看待机电工程资料管理工作

正确的态度是做好机电工程资料的前提。首先，整个机电工程项目参与人员要有正确的态度来看待资料管理工作。对机电工程项目的管理者来说，不能片面地认为机电工程资料工作是轻松和简单的，可以实行先施工后补资料、认为项目中技术员可以临时兼顾资料编制、甚至没有固定的人员负责资料工作。对资料员来说，要看到自身承担工作的重要性，不能认为资料编制就是待在办公室闭门造车，拍脑袋编数字不亲自到现场去了解和记录数据。对机电工程的技术员和现场负责人来说，也不能认为资料管理工作与自己毫不相关，对资料中的数据记录不检查不审核。正确地看待机电工程资料管理工作，就要认识到机电工程资料是机电项目工程及竣工验收的必备条件，是对工程进行检查、维护、管理的原始依据。机电工程资料的缺失、错误和混乱等都会造成工程无法交工验收、工程质量无法正确客观地评估、机电工程质量出现问题时无法分清责任出现扯皮等问题；因此从机电工程负责人、技术员到资料员都要对整个项目工程资料管理工作有一个端正的态度和全面基础的了解。正确的看待机电工程资料管理工作，并把它视为整个机电工程团队的责任，在资料管理过程中加强和发挥团队的作用；资料员要在完成资料的过程中做到资料整理及时、整洁、完整，并配合好技术员做好施工组织、方案、技术交底等工作，同时这也要求技术员在做好本职工作的同时对资料管理工作的各个环节都要有补位意识，并加强协调和配合。在项目施工资料工作中，工作的复杂性、艰巨性，每个人都会遇到，如何去完成好每一个施工项目的所有资料，这是要机电工程项目部的每个人在日常工作中多思考、多交流、多协调，认真地去工作、去落实。

其次，对机电工程资料工作的主要负责人资料员来说，机电工程资料管理工作它看似简单，但要把资料按照规范和要求整理和管理好却是不容易的。资料员对工作的管理态度在工程资料中显得至关重要。资料员是否在前期工作中对项目前期工作施工组织设计等进行了审核；在编制资料时是否用词恰当和规范，有遗漏和不全面；在资料审核时如何与监理、业主用谦虚的态度有说服力的语言进行沟通；在修改资料时是否对监理、业主提出的意见和建议充分了解并虚心接受；在复核资料时是否发现问题，能在第一时间和业主、设计单位进行了联系和沟通，并在最短时间段内解决；在项目过程中是否对管理人员在工作中所提出的建议乐于接受并落实到项目管理中去；在整个工程验收结束后是否对以前的工作进行了总结，对不足的地方吸取了教训，对做得好的地方总结了经验。踏实、勤奋、认真及科学的态度去对待资料工作、去做好资料工作；这些都是资料人员都要考虑和必须考虑的问题。

3、做好资料管理工作所必备的技能

必备的专业技能是做好机电工程项目的资料的管理工作的条件，这要求资料员不仅在工作的思想和态度上要端正，而且还要求具备一定的机电工程相关专业知识，因为工程资料管理工作是一项涵盖了工程施工组织方案、工程档案建设管理、工程质量体系管理、工程档案资料管理等多学科多种专业知识的复合型工作。这些相关的机电工程知识的学习不能光靠基本规范和手册的阅读来学习，资料管理员更应当在有条件的情况下多到实地的施工现场进行了解，了解机电工程施工的每一道工序，设备测试的每一个数据对于机电工程和资料工作的重要意义，参与一个整个完整的机电工程施工过程，多增加实践的经验才能更好的做好工程施工资料工作。因此工程资料管理员要具备一定的工程施工相关专业知识，特别是在当前机电施工工艺不断更新的情况下，资料员更是要对自己相关的技术有所了解。

机电工程施工是施工单位根据图纸、规范、方案、技术交底等资料组织的施工工作，资料管理员所要做的就是在这个过程中按照相关规范、标准、方案等形成以施工测量记录、质量检验、施工记录、施工试验记录等相对应的文档资料。因此资料员在具备一定的机电工程相关技术知识的前提下，还要求具备一定的档案管理岗位知识有：熟悉和了解国家、省、市城市档案管理相关的法规、政策和标准；能读懂高速公路工程设计施工图，并能辅助编制和修改工程竣工图中的内容，包括竣工图的说明、图框、基础图表等；了解当今高速公路工程项目施工组织技术和发展方向；能按照相关规定和办法中的标准正确地填写各种施工记录表、隐蔽工程记录单以及竣工技术资料表等；了解工程测量有关知识，熟悉工程定位测量、施工测量、竣工测量，并能填写相应的工程测量技术文件及表格；掌握一定的机电工程档案收集、编制、整理的方法；了解计算机在档案管理中的作用及基本知识等；了解文档管理基础知识，熟悉高速公路机电工程项目内业的报告、批复、通知、纪要等相关流程，做到按照规定的流程对资料上交、批复、修改等工作进行实施。在当今高速公路飞速发展，机电工程施工工艺不断更新的形势下，资料员还要通过不断的学习交通行业的新技术和新规范来满足机电工程资料管理工作的要求。

4、解决资料管理工作中出现的问题

运用合理和有效的管理办法、方法来解决资料管理过程中出现的问题。在机电工程施工过程中，由于客观和主观原因造成资料的基础资料的缺失、错误等问题是不可避免的。机电工程资料的编制由于涉及多部门审批，手续繁多，程序冗杂，加之各个地方对档案法、档案知识等资料管理标准不一，从而造成大多数施工单位的资料存在内容错误、缺漏、重复，资料进度与施工不同步，资料归集组卷混乱等。再有，在施工过程中，由于场地变换等原因，资料也容易随着工程进行而丢失或损坏。

解决这些问题首先要建立健全完善的档案管理体系。在机电工程开工前，应对项目所有施工人员加强教育，普及档案法，认识到资料管理在工程中的重要性。设立专业的资料管理人员，建立健全内、外业协同作业的资料管理体系，避免“脱节”现场发生，落实档案管理责任制，做到“谁接收，谁负责”，交接有序。

其次，实时把握工程进度，严格做到同步―在施工过程中，资料员应全程关注施工进展，经常与现场作业人员沟通，及时发现并解决资料缺少问题，主动与监理部门沟通，做到全部工序先报验，后施工。严格执行工程资料编制的“同步”原则，即工程立项开工与竣工资料收集同步，工程施工过程与竣工资料形成同步，工程完工验收与竣工资料验收同步。

再次，可尝试新型的机电工程资料管理模式，工程资料实现“无纸化”―在工程施工过程中，工程资料的形成一般为纸质形式。由于很多资料都是在施工现场同步形成，因此，对于保存和归档带来一定难度，在形成竣工文件后，也会因为这部分资料影响整体效果。同时，一般工程竣工后，施工资料需要保存一定年限，因此数量巨大的纸质工程资料也迫使资料接收单位及相关档案管理部门必须浪费大量人力物力来保存。针对以上情况，施工单位可以根据不同资料类型，在经工程监督部门确认后，以电子版形式代替纸质材料，需要签证的资料在签认后以扫描件形式存档。同时，也可以制作“内业资料管理信息平台”，实现现场监督，网上管理，实现完全“无纸化”作业。

三、结论

机电工程资料是一个复杂、繁琐而又漫长的工作，它是施工单位机电工程项目管理的重要组成部分，它贯穿整个施工过程，矢志不渝的建立健全的机电工程资料管理体系，切实有效的做好内业资料管理工作，不仅是对资料管理员的要求，也是对机电工程项目承担单位每个参与者的要求，工程项目管理者是否重视资料管理工作、资料员是否具备一定技能来完成工作、技术员是否能配合资料的管理和完善都决定着承建单位能否顺利完成施工任务。而做好机电工程的资料管理工作，工程项目管理者在工作中不断地完善工程资料管理体系，资料员能在实际工作中吸取经验不断学习新的规范，技术员在完成本职工作同时更能协同完成资料管理工作，成为一个多面型人才，这些都为机电工程承担单位在将来更好、更高效地发展打下了坚实的基础。

【参考文献】

1．《建筑工程资料管理》；谢咸颂、陈锦平；化学工业出版社；2009年9月1版

2．《资料员一本通》；《资料员一本通》编委会；中国建材工业出版社；2008年5月1版

3．《公路工程竣（交）工验收办法实施细则（交公路发〔2010〕65号）》；中华人民共和国交通部；2004年3月15日