卷烟厂备品备件信息管理系统建设实践与思考

摘要：本文通过分析备品备件管理信息系统建设实践活动，充分认识到信息化可以作为基础管理上水平的重要手段之一，不断提高提高企业管理水平。

关键词：备品备件；管理信息化

卷烟工厂烟机备品备件种类繁多、材质各异、数量庞大，管理难度较大。存在的主要问题：一是依靠人工记忆和手工录入登记，不但效率低，准确性差，而且不能实现信息共享，零备件管理信息的滞后对设备的高速、高效运行形成了潜在的阻碍。二是现在使用的ERP NC系统主要侧重于备品备件的账务管理，在实际运行中与实物存货管理形成脱节。因此，开发一套实用、高效的备件管理信息系统势在必行。

备品备件管理是指从计划编制到报废的全过程，涉及到的主要活动包括备件需求计划编制、备件采购、到货检验、入库、出库、使用、维修及报废，也包括对备件信息、供应商信息、操作人员信息及货位信息的管理。而备件管理信息系统还会涉及到用户权限设置，各类信息的查询及报表生成。在备件管理信息系统中引入当前成熟的条码与无线技术，采用条形码作为标识，以条形码为数据源，使用数据采集终端扫描条码标识，进行数据采集，实现对备件到货检验、入库、出库、移位、库存盘点、使用追踪等各个作业环节数据的自动化采集，保证备件管理各个作业环节数据输入的准确性，提高工作效率。同时，与OA协同办公系统实现对接，避免用户在不同系统重复审批，提高系统可操作性。

1、系统模块

备件管理信息系统主要包含八个功能模块：

（1）系统管理模块。实现对系统用户的管理，可以对用户权限，用户状态进行设置，可以进行增加、删除编辑等操作。用户登陆系统后可以修改密码。管理人员可以通过系统通知或公告。

（2）基础数据管理模块。对备件进行编码，为每一类备件生成唯一编码，可以在数据库中对备件进行添加、删除、编辑和导入EXCEL表等，可以打印备件条码。

对备件库货位进行编码，为每一个货位指定唯一编码，可以在数据库中进行添加、删除、编辑和导入EXCEL表等操作，可以打印货位条码。

对供应商进行编码，为每一个供应商指定唯一编码，可以在数据库中进行添加、删除、编辑和导入EXCEL表等操作。

（3）备件领用申请模块。维修人员通过系统提交领用申请。

（4）出入库信息管理模块。备件到货后，系统自动生成相对应的条形码标签，通过条码打印机打印标签并给备件贴上条形码标签。

入库信息管理：扫描条码入库，库存自动增加。可以对入库信息进行查询、统计及导入EXCEL等操作。

出库信息管理：当有领用申请时，扫码出库，库存自动减少，可以区分正常使用出库，退货出库及报废出库等不同的出库方式。可以对出库信息进行查询、统计及导入EXCEL等操作。

盘点管理：可随时盘点仓库，检查帐，物，卡是否相符。

库存上、下限报警：当库存数量超出某一范围的时候，系统报警。

（5）换件确认模块。机长对本机台领用的备件进行使用确认，同时增加短信提醒功能，确保确认的及时性。

（6）回收管理模块。对废旧备件进行分类回收。

（7）查询模块。生命周期查询：统计价值较高的备件的平均使用周期、平均库存周期、平均生命周期，并可以将查询结果生产相应报表。

及时库存查询：可以根据备件基本信息查询备件的实时库存情况，并将查询结果生成相应报表。

库存变化查询：可以查询一定时间范围内的库存量、库存金额变化情况、并将查询结果生成相应报表。

（8）报表结转模块。按月结转库存数据。生成月度出库报表。生成月度报废报表。

2、项目效果

（1）系统通过对数据采集器上传的数据进行实时记录、汇总、统计及追溯，并通过计算机网络及时准确地反映给相关工作人员，破除信息孤岛，实现信息共享。

（2）通过对备件生命周期的跟踪，实现了备件使用情况统计，为备件计划、采购、保养提供数据支持；通过系统提交备件领用申请及短息提醒换件确认，堵塞管理漏洞，缩短维修时间，为生产服务提供有效保障。

（3）引入条码技术，实现备件管理各个作业环节数据的自动化采集，提高工作效率，为合理控制和保持零备件库存提供事实支撑。

（4）通过对业务流程实行重组，使备件管理流程更加合理化，为减少不必要的岗位及人员提供决策依据。

3、项目思考

（1）通过运行系统以来，需要进一步延伸到备品备件供应商，确保入库时具备信息化支撑性数据。

（2）加强信息数据的应用，使其真正发挥对设备管理的指导作用。