浅谈图书馆期刊签收工作中的常见问题及对策

[摘 要] 期刊签收工作是图书馆期刊管理工作的重要内容之一。为了进一步改进期刊的签收乃至整个期刊管理工作，本文以期刊签收的实际工作为出发点，从签刊者角度和期刊本身分别论述了图书馆期刊签收工作中存在的常见问题，并针对每个问题提出了解决对策， 从而更好地促进图书馆期刊资源的有效利用。

[关键词] 期刊；期刊管理；期刊签收；汇文系统

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 114

[中图分类号] G255.2 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0239- 02

期刊是定期或不定期的连续出版物，是图书馆馆藏资源的重要组成部分。它因出版周期短、 刊载论文速度快、 内容丰富新颖等独有的特点， 成为高校教学、 科研获取情报信息的重要文献基础。期刊的管理也成为图书馆各项工作中的重要内容之一。

1 期刊签收工作的重要性

一般来说，对期刊的管理要经历从采购征订，到签收、上架，以及过刊的下架、装订、验收、典藏等几个步骤。可见，从期刊到馆后，期刊签收便成为了期刊管理的第一步。

期刊签收，是对期刊到馆情况的最原始记录，是对期刊进行上架、催缺以及下架、装订的前提和基础，它直接决定了期刊管理工作的顺利与否。因此，做好期刊的签收，是整个期刊管理工作的重中之重。

2 期刊签收工作常见的问题及对策

笔者所在图书馆利用汇文文献信息服务系统Libsys4.5的连续出版物模块，对到馆期刊进行签收管理，由固定人员担任期刊的签收工作。一般来说，对于新到馆的第一批期刊，首先要进行签收参数的设定。

签收参数包括订购参数、催缺参数以及装订参数，如果相应的参数设定错误，就会给期刊的管理工作带来不必要的麻烦，使以后的签收、催缺以及装订等工作变得复杂、繁琐。例如，将月刊错当作双月刊，设定每卷期数为6，那么当此刊的第7期到馆时，我们就会发现，在签收信息中没有可供签收的卷期，这个时候就需要我们再重新设定签收参数，或手工新增卷期进行修改后才可以继续签收。为了避免类似问题的发生，签刊人员每设定一本期刊的签收参数，都必须认真查阅期刊的相关基本信息，尽量做到准确无误。

但是在实际工作中，期刊本身也会存在一些意想不到的问题，影响签刊者对期刊基本信息的正确认识和判断，给期刊的签收工作带来困难。在遇到这类问题的情况下，签刊者若是一味地回避问题，不但不利于问题的解决，更会将期刊的管理工作带入歧途。相反，我们应该接受存在的问题，积极地想办法解决问题，日益完善我们的期刊签收乃至整个期刊管理工作。

2.1 刊 名

刊名是我们签刊时核对期刊信息最直接的依据，但是期刊在出版发行的中途发生更名的情况并不少见，这或多或少会影响签刊者对期刊信息的判断。例如，《求医问药》杂志于2014年更名为《当代医药论丛》，《文化博览・看点》杂志从2014年第5期起更名为《明周刊》。一般来说，这类更名刊的原刊名都会在期刊的封面有所标注，如上面列举的《文化博览・看点》第3、4期的封面都有期刊即将更名的提示，更名后的《明周刊》第5、6、7期又连续3期在期刊封面标注了原刊名，且《当代医药论丛》的封面上，原刊名《求医问药》也仍然处于十分醒目的位置。

另外一种情况是，期刊封面的主、副刊名不突出、不醒目导致的签刊者对刊名的误解。例如，《时代青年・哲思2.0》杂志，主刊名“时代青年”用半透明的字体印在封面的左上角，而副刊名“哲思2.0”则用大大的红色字体印在标题的位置，因此副刊名过于强化而产生了喧宾夺主的感觉。在这种情况下，我们只要通过查阅期刊目录页的相关信息，就很容易确定期刊的主、副刊名。

此外，我们还可以通过期刊的邮发代号、刊号等信息对这类刊名信息模糊的期刊进行判断。总之，只要签刊者稍加留意，就会避免将这类期刊误判为错发刊。

2.2 邮发代号

邮发代号是签刊时对相关期刊进行查询的主要依据，但是期刊邮发代号的标注位置无法统一，许多期刊的邮发代号标注也并不醒目，需要签刊者认真查找目录页才能找到。还有一些期刊存在刊名相同而邮发代号不同的现象，例如2013年的《格言》杂志，上半月版的邮发代号为14-229，下半月版的邮发代号则为14-230，还有《教育理论与实践》杂志的理论版与学科版的邮发代号分别为22-31和22-162。遇到这类期刊，如果单单根据刊名判断，很容易将这种同期刊的不同版混为一谈，造成错签或漏签的情况。

对此，只要签刊者以期刊的邮发代号为依据，对其进行查询和签收，或是仔细查找期刊的基本信息，就可以很好地避免将同刊不同号的期刊相混淆，保证期刊的签收质量。

2.3 期 号

期刊签收时主要以期号为标准，每次签收对应一个期号。而使用汇文Libsys4.5设定签收参数时，系统默认的期数排序方式为双月刊1～6、月刊1～12，以此类推。这时，如果各种期刊期号的排序方式不一致，就会给期刊的签收带来一些麻烦。例如，旬刊《医药前沿》期号排序为1A、1B、1C至12A、12B、12C，《知音》上半月版、下半月版和月末版期号排列分别为1、4、7……，2、5、8……和3、6、9……。这样一来，在期刊签收列表中就无法找到与期刊封面上相一致的期号。

针对这种情况，我们可以手动修改签收信息中的期号，使之与期刊的排序方式相一致，但是这种方法比较繁琐，需要逐条进行修改。另外一种方法，是根据签刊者的工作经验和对期刊的了解程度，推算出期刊实际期号在签收列表中所对应的期数，直接进行签收。例如《医药前沿》的1A对应签收列表中的期1，1B对应签收列表中的期2，1C对应期3，2A则对应期4等，以此类推。

2.4 合 刊

期刊在出版发行的过程中，将某两期或某几期合并在一起，这种情况非常常见。例如2014年《科技导报》4～5期、《中国奶牛》3～4期、《CAD/CAM与制造业信息化》1～2期都是两期合并的合刊。

这类合刊在签收时如果还是按照常规的签收方式对两期分别进行签收，则会给年底期刊的下架装订工作带来麻烦，因此我们需要先手工合并卷期信息再进行签收。具体操作是在签收列表中同时选中需要合并的两期，点击合并卷期将两期合并为一期，然后对这一期加以签收。

2.5 非正刊

这里的非正刊指增刊、副刊、索引刊等，并没有标明期数、无正常出版周期的除正刊以外的刊物，这类刊物在期刊签收工作中也会经常遇见。如2014年《中华骨科杂志》第3期附带一本副刊，《工程力学》第6期附带增刊。

由于这类期刊不是正刊，没有固定的出版时间，因此在签收列表中找不到与之相对应的签收信息，需要签刊者手动添加签收信息。具体操作方法是，在签收信息中点击新增卷期，填写卷期信息并选择相应的期刊类型，生成新的签收信息并进行签收。

2.6 停 刊

期刊在出版发行的中途，也存在由于某些特殊原因而停止出版发行的情况。例如，笔者所在图书馆2014年《当代医药论丛》第3期签收后，直到6月底仍然不见第4期，进行了催缺之后，才从邮局送刊人员处了解到此刊已停刊。

可见，签刊者定期对期刊进行催缺，及时了解期刊的缺刊及停刊情况是十分必要的。

2.7 附件资源

附件是随正刊赠送的包括光盘、别册、海报、广告单等在内的各种形式的资源，一些附件资源也具有重要的馆藏价值。例如，《名作欣赏》会定期随刊赠送一本别册，每本别册介绍一位名家的作品，再有《海外英语》每期也都随刊赠送一张光盘。

在签刊过程中，海报、广告单这类无收藏价值的附件，可以直接清理丢弃，但是对于有价值的附件资源，如光盘、别册等，就必须全部保留，做进一步的登记处理，并放于特定位置，供读者检索和阅览。

3 做好期刊签收工作的必要性

期刊签收工作虽然只是所有期刊管理工作中的一个环节，但也是最重要、最基础的一个环节，是做好其他期刊管理工作、确保图书馆期刊资源得到最充分利用的前提。期刊签收过程中的一时疏忽，就有可能对期刊的催缺造成影响，使年底的下架装订工作出现差错，给图书馆的馆藏资源带来损失。

因此，签刊者在工作中必须具备高度的责任感，在保证期刊签收质量的同时，要不断增强自身业务能力的培养，提高自身解决问题的能力，把好期刊到馆的第一关，从基础上改进图书馆的整个期刊管理工作，使图书馆的期刊资源更好地为广大读者提供最有价值的信息。

主要参考文献

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