行政事业单位档案管理的创新探讨

【摘要】目前，行政事业单位想要发展与生存，离不开科学、系统管理制度，档案管理是保证单位管理高效、协调、有序运行的基础和关键。现阶段，社会经济体制不断改革，高科技信息建设加快，档案管理面临巨大挑战，应不断加强管理创新，促进信息化、科学化和规范化发展。此文对行政事业单位档案管理存在问题进行分析，提出几点创新建议。

【关键词】行政事业单位 档案管理 创新

档案管理是对单位原始档案实体和档案信息进行收集、分类、整理和统计的工作，主要为单位档案进行管理和服务。在社会不断进步下，单位需要管理的档案事物较多，管理工作日益复杂。为了使工作与时俱进，提高管理水平，档案管理需不断创新，满足时代及工作需要。

一、档案管理存在问题及分析

（一）硬件设施落后

很多领导将更多财力、人力和物力投入到其他建设，导致档案管理财力、人力和物力投入不足，硬件设施落后，无法实现规范、科学和统一管理，满足不了现代化管理需要。部分办公环境差，没有专门设立档案室，集接待室、办公室和档案室于一体，影响档案管理独立性。

（二）管理方法及制度有待完善

部分单位针对档案管理建立了有关制度，但制度不完善，在安全保管上未建立具体的制度规定，组卷混乱或组卷不统一规范现象严重；很多单位缺乏档案鉴定，未按一定法定程度对档案擅自进行销毁；许多单位虽然引进计算机技术，但未建立健全信息系统，信息化利用度较低。

（三）对管理创新缺乏认识

很多单位领导在档案工作上存在误区，认为此工作无法为单位创造经济效益，忽视管理工作，未将档案管理纳入日常议事日程，未将其纳入任期考核和年度考核的考核范围，致使管理措施执行不力，缺乏监督。

（四）人员素质不高

档案管理专业性较强，对管理人员素质、专业能力有较高要求。现阶段，很多管理人员多为兼职，忙于其他事物，在档案管理上相对薄弱。很多人员并非专业管理人员，与档案管理专业不对口，上岗前未接受有关培训，缺乏工作经验，缺乏先进技术及理论知识，在工作中专业性不高，把握不准确，导致工作局面混乱不堪。

二、档案管理创新建议

（一）提高对档案管理的认识及重视

单位领导的意识和决策直接影响着档案工作，为确保有效管理，单位领导自身应加强学习，从思想上认识到档案工作的重要性及管理创新必要性，提高认识及重视程度，从财力、人力和物力各方面加大投入，配备先进管理设备，引进先进技术，配备专业人员，提高管理高效性。单位宣传部应加大对档案工作的宣传力度，创新宣传措施，使单位全员都能了解档案工作内容，主动积极配合，如单位议会宣传、网络宣传等。

（二）建立完善管理制度

建立完善管理制度是档案信息有序管理的重要前提与保障。根据管理工作的现状及实际需要，对现行管理制度进行补充、完善，建立合理、科学的体系。管理制度最终应用于实践，应满足可操作性强、简明实用等要求，确保在日常工作中有效规范及约束。该管理制度除了对管理人员有直接约束作用，还应对单位领导有约束性，确保管理工作独立性，防止在管理时由于个别领导意志引发不符合规定事件。科学建立奖罚机制，坚持奖罚分明，合理制定奖励与惩罚措施，针对严格按规章制度工作的人员，给予口头表扬或物质奖励，激励其更好工作；对于恶意篡改信息、非法操作者，给予严厉处罚，保证管理工作有序、健康、稳定进行。

（三）实现信息化管理

以往传统管理方法已无法满足工作需要，应借助科学技术手段，实现信息化档案管理，促进管理及时性、实效性、高效性和准确性，真正实现信息化、数字化管理。采用新技术对文件传输、检索、接收、加工控制和存储等流程进行改变，应用多媒体技术、数字化技术和网络技术，实现数字化信息管理、共享和共用，解决档案信息受时间限制、地域限制等问题。利用网络技术，对档案信息进行电子储存，提高档案完整性及安全性。对于保密范围之外的档案信息，应利用网络开展资源共享，确保档案信息在单位各部门之间得到有效的利用，提高档案信息利用率，并有效提高工作效率，避免财力资源、人力资源及物力资源浪费[3]。通过信息共享，可大大促进的单位发展，促进各部门之间交流与沟通，使单位领导加强对档案信息的了解，更好作出决策，可将互联网技术与目录方式联合，实现信息化共享及网络互动，拓宽档案信息服务范围。

针对中小型单位，对全部收藏的档案信息进行数字化信息化管理，工作难度大，付出成本较高，此时应突出重点，选择使用频率高、影响范围大、保管期限长、使用价值大的档案信息进行数字化信息化处理，以此分层次、有计划的实现信息化。

（四）提高人员素质

想要实现档案管理的有效性及创新性，必须建立优秀、专业的人才队伍。积极引进专业性强、信息技术水平高、综合素质高的优秀人才，淘汰缺乏责任心、消极懈怠的人员。对现有人员开展定期或不定期培训，通过自学、专家讲座、集中授课等方式，使其了解掌握最新管理理念和管理技术，加强考核，提高每位人员对知识水平提高的迫切愿望，激励其进步[4]。对传统培训机制进行创新，根据实际需要制定特色性、针对性培训计划，结合网络体系建立多样化培训，如实践培训、多媒体培训等，使人员充分掌握多媒体技术、网络技术及计算机技术，避免因人员缺乏先进技能与知识导致工作漏洞或局限。作为管理人员，应具有积极进取精神和较强责任心，主动、积极的培训学习，提高自身技能水平。

三、结束语

行政事业单位档案管理创新是一项系统、长久工作，除了积极引进新技术、新方法，加大财力、人力及物力投入，努力实现信息化数字化管理，更需要各个部门的紧密配合。在实际工作中，应结合自身单位特点，完善管理体系，实现统一规划和管理，达到共享性、独立性现代化档案管理目的。笔者查阅有关资料后，对档案管理存在问题及创新建议进行探讨，供学者参考。

参考文献：

[1]李隽.探讨行政事业单位档案管理的创新思路[J].企业技术开发，2013.

[2]张长水.试论行政事业单位档案管理的创新思路[J].办公室业务，2012.

[3]刘爱秋.对行政事业单位档案管理的创新研究[J].东方企业文化，2015.