浅谈信息化对档案管理人员的素养要求

【摘 要】信息技术的发展使档案管理工作全面走向信息化，计算机技术和网络等信息技术已成为档案管理中的普遍技术手段，这对档案工作人员提出了信息素养要求。在目前档案工作人员的信息素养普遍不高的情况下，通过强化档案工作人员的信息意识，加强档案工作人员的信息技术培训，提高档案工作人员的综合素养是有效提高档案工作人员信息素养的有效办法。

【关键词】信息素养；信息技术；信息意识；培训

随着信息技术的不断发展和进步，办公自动化和无纸化已成为必然趋势，档案的生成方式已转变为数字档案生成方式。这就要求档案工作人员必须具备一定的信息素养，改变传统的管理方式，适应数字化和信息化的要求，在档案管理中多运用数字化技术，档案管理人员必须提高自身的信息素养。

一、信息化对档案管理人员提出信息素养要求

随着计算机技术、网络技术和通讯技术的快速发展，计算机普遍应用于各行各业的管理工作中，办公自动化系统和各种管理信息系统普遍应用，在档案管理工作中产生大量的电子文件和电子数据，使档案工作收集的内容、管理和利用的方式、开发的途径等都与传统方式不同。新技术的发展要求档案工作者熟练运用现代化的技术和手段，做好库藏档案目录数据库、全文数据库和多媒体数据库建设，提高档案管理水平和服务水平；档案资源的收集从纸质载体档案向多种载体形式档案的收集发展，新的档案载体形式要求采用新的管理方式，电子文件的信息安全及规范化管理成为档案工作者面临的新课题。档案工作者必须适应环境变化要求，掌握先进的信息化技术，这就对信息化条件下的档案管理人员提出了提高信息素养的要求。而目前许多档案管理人员信息素养较低。主要表现在信息工具运用能力程度不高。

首先，懂计算机编程的档案管理人员较少，能开发高水平软件或者对管理系统进行二次开发，功能扩展的的就更少了，工作中以使用现成的商业应用软件为主，稍微碰到点问题就束手无策。其次，熟悉网络技术、能进行高水平网页建设，通过网络直接公布信息，开展宣传活动的不多，不能胜任档案信息披露与外部需要的接合面的要求。能担负起档案信息化建设软硬件规划， 建设档案网络，管理本部门服务器的就更少了，多数需要外聘专业的人员，增加了档案管理工作的成本。再次，许多档案工作人员在思想观念上还没有完全跟上信息时代的发展，很多档案人员仍安于做“看家守业，坐等利用”的“管理员”。这种状况势必影响档案工作的信息化建设。总而言之，信息化社会环境对档案人员提出信息素养要求，而档案工作目前却缺乏具有高信息素养的复合型人才。

二、档案管理人员应具备的信息素养

(一)应掌握一定的信息开发知识

开发信息资源是一门学问，有着完整的理论体系和方法。档案工作者应该把档案工作和信息工作结合起来，用信息学的理论和方法来开发档案信息资源，这是信息化条件下档案工作人员必须具备的信息素养。

(二)应具有系统的信息开发能力

档案人工作员信息开发就是有目的的进行信息收集、积累、文献资料二次加工、编制各种检索工具、汇编各种专题资料等过程，为单位各方面工作直接提供信息利用，最大限度发挥档案信息的作用。在市场经济体制背景下，信息对一个单位的发展至关重要，采用什么样的方式和方法，使档案信息资源发挥最大作用，需要档案人员提高信息素养，掌握信息学知识，了解信息规律, 既能汇集信息，也能深加工信息。

(三)应掌握计算机和现代通讯技术方面的知识

信息化环境最大的特点是对计算机和现代通讯技术的应用，利用计算机不仅可以随时对所有文件进行多角度的分类、检索， 也可以快速地组织出各种专题目录及索引，这使得档案管理方法和管理手段日趋数字化，因此档案工作人员必须努力学习计算机及网络技术方面的知识，提高自身素质，学习现代化管理手段，采用新型优质软件，提高档案的管理水平。在日常的档案信息管理过程中，能够科学管理好、维护好本部门的局域网、网络设备、数据库、网站、软件系统，推动应用好系统的各项功能，提高档案工作效率，确保信息化系统安全、稳定运行。利用现代科技整合档案信息资源，把丰富的档案信息资源直接推到利用者面前，由利用者择舍，保持档案信息使用通道的方便流畅，更好地适应利用者需要。

(四)应具备较强的判断能力

由于数字化信息技术的发展，信息的搜集环境日益开放化，如果档案信息管理不善，很容易发生信息泄露事件。这就要求档案人员不断提高自己的政治素质，具备较强的判断能力，妥善处理好开放与保密的关系，灵活机动地提供利用信息。档案管理是每一个单位职能活动的一个组成部分，这决定了档案室主要是为本部门服务，对社会仅提供诸如学历、工资、亲属关系等项证明。而即使在单位内部，也要求档案人员能按照不同档案种类、不同档案内容、不同部门及查阅人员群体来正确区分档案的开放、保密的程度，保持适度开放，做到既有利于工作的开展又不致信息泄露。所以档案人员既要讲求原则，严格按保密制度办事，同时又要有较强的判断能力，对新用途的掌握灵活机动。严格执行借阅保密制度，准确、快速地给查档人员提供有关档案材料。

三、提高档案工作人员信息素养的对策

(一)强化档案工作人员的信息意识

过去档案所包含的丰富信息固化在纸质载体上，限制信息的疏通、传递，信息的功能发挥受到很大限制。信息技术的发展使档案管理进入了信息化时代。树立档案工作人员信息意识成为迫切的需要。信息技术的发展一方面为档案工作的发展提供了有利条件，另一方面也使档案信息资源的泄密变得更加容易。档案管理首先是保证档案信息资源的安全，所以在信息化的背景下必须强化档案工作人员的信息意识，对外防止信息被窃取，对内防止信息泄密。强化信息意识是档案管理人员提高信息素养的基础和前提。

(二)加强档案工作人员的信息技术培训

信息化的档案管理方式要求档案工作人员必须具备信息化处理技术，对计算机、网络、软硬件开发与维护等相关技术都要有一定的掌握，才能适应信息化对档案工作人员的素养要求。这就必须加强对档案工作人员的信息技术培训，建立健全在岗档案人员信息技术培训制度，经常性的对档案人员进行信息技术培训，并使这种培训经常化、制度化。要鼓励档案人员到高等院校在职进修信息技术。可以开展针对性、应用性项目培训，通过报告、讲座、结合参观访问、实习交流等多样化方式加强对计算机技术、信息技术方面的学习。还可以利用网络技术开展各种形式的远程培训和网上课程学习，提高档案人员的信息化素养。

(三)提高档案工作人员的综合素养

信息化条件要求档案工作人员要掌握档案管理的专业知识和具备计算机及网络知识，由档案业务人员向档案技术型人才转变，由消极的库房保管员向积极的信息管理者转变，承担起档案资源信息化、网络化、数字化的开发、传播和利用的重要任务。这对档案工作人员的综合素养提出了极高的要求，成为档案工作发展的关健因素。档案工作者必须根据档案工作出现的新特点不断学习、更新自己的知识、提高自己的水平，以适应时展对档案工作提出的新要求。档案部门还应该引进吸收外来行业特别是计算机管理行业的高素质人才，培养档案部门中的复合型人才。档案工作人员还广泛开展学术研究和交流。使自身的综合素养不断提高。

总之，随着现代信息技术的发展，档案管理工作面临着新的技术条件，也对档案管理人员提出了新的素质要求。档案管理人员必须强化信息意识，加强信息技术学习和培训，提升自身的信息素养和综合素养，才能适应信息化对档案工作人员的要求。

参考文献：

[1]夏冰,周雪梅,周碧蓉.浅析档案管理人员的信息素养[J].铝加工,2011(1):56-57.

[2]林慕婵.信息化社会环境下档案工作者的素质要求[J].热带农业科学,2010(3):79-82.

[3]杨凤仙.论新形势下档案管理人员素质提升对策[J].中小企业管理与科技,2009(9):15.

[4]郝学清.信息化条件下档案管理的相关问题分析[J].中国对外贸易,2011(5):294.

[5]萧丽景.浅谈档案管理人员的职业素养[J].企业技术开发,2010(12):103-104.

[6]姜瑞秋.提高档案管理人员素质 做好档案管理科学化[J].2010(11):83-84.