青岛市电子文件管理模式素描

2002年，青岛市档案局印发《电子文件归档与管理规范（试行）》，结合自主开发的电子文件归档管理系统（易初档案管理系统），在全市机关开展电子文件归档工作。2003年，第一批机关电子文件接收进馆。2004年，以实现“机关电子文件资源共享，推行网络环境下馆室一体化管理”为目标的青岛市数字文件中心正式投入运行，标志青岛市已从单纯的电子文件管理发展到电子文件利用，从只限于查阅本单位电子文件发展到全市电子文件共享。截止2006年9月，青岛市市直机关文书档案电子文件归档率达到100%，青岛市档案馆接收电子文件18万件。30个市直机关建立了数字档案室，实现室藏档案全部数字化、网络化。各机关、各处室的工作人员都可以通过网络全市各机关的公开级电子文件，工作效率大大提高。

一、基本思路

以利用为导向，以共享为目标，先易后难，逐步规范，这是青岛市电子文件管理的基本思路。2002年电子文件管理起步时，有关电子文件许多具体问题还没有从根本上解决，譬如电子文件的真实性问题、法定效力问题和存储格式问题等，而如果等到这些问题全部解决再抓电子文件归档接收，还需要很长时间。在这种情况下，如果不加强管理，许多电子文件就会消失，造成资源的浪费。鉴于这种情况，青岛市根据国家的有关标准和本地实际情况，开发了“易初档案管理系统”，供各机关使用，有效地解决了相关标准和软件技术问题。而对真实性问题，先从管理角度入手，即只要是按规定程序归档的，暂时视为有效的，即使有万分之一的差错，但毕竟还有纸质档案并存，何况多数利用者主要是利用档案信息，不一定都作为法律凭证。在实施电子文件管理的过程中，不断发现问题，解决问题。如果不实践，就不可能发现问题，也不可能一步就达到尽善尽美。按照这样的思路，自2002年以来，青岛市在业务指导上把重点放在电子文件管理上，从软件使用到质量检查，从数据管理到档案利用，对各机关进行系统指导监督，促使电子文件管理在较短的时间内基本走上正轨。

二、管理模式

随着经济和科技发展，党政机关和各行各业都在采用计算机提高效率，加速现代化进程，随之产生大量电子文件。电子文件操作方便，传递快捷，存储空间小，具有传统文件无可比拟的优势，但从目前的情况看，由于电子文件真实性、安全性还没有完全解决，在很长一段时间将与纸质文件并存，因此，电子文件管理必须与纸质文件联系起来考虑，实行“四同步”，即“同步归档、同步著录、同步整理、同步利用”。

（一）同步归档：在文件生成、运转过程中，我们要求各单位电子文件要制作纸质拷贝，纸质文件要进行数字化形成电子文件。文件归档时，由文书人员核对文件材料是否完整，同时核对其电子版本的真实性与原始性，如果不符合要求，文书人员重新制作电子文件，如果符合有关要求，则将电子文件保存到计算机硬盘中进行物理归档。

（二）同步著录：电子文件在收文、发文登记及其流转过程中按照公文处理的要求进行著录，并随文件的流转而补充和确认，文件归档后，按照归档文件整理要求补充与电子文件相对应的纸质文件应包含的档案信息（如：全宗号、保管期限等），电子文件与其对应的纸质文件共享这些著录信息。未经收发文处理的归档文件及电子文件著录信息采取归档时集中录入的方式进行。

（三）同步整理：我们认为同一份文件的电子版本和纸质版本应该采用相同的分类方法，具有相同的保管期限，在电子文件管理系统中确定电子文件的档号，归档纸质文件与其对应电子文件使用相同的档号，电子文件根据全宗号、年度、保管期限、件号等著录信息生成存放路径保存（如C:\DATA\000012003100001，其中“DATA”为规定的存储电子版本的文件夹；“000012003100001”为存储一件电子文件的文件夹，文件夹可通过全宗号、年度、保管期限、件号自动产生，其中第1-5位为全宗号；第6-9位为年度；第10位为保管期限，永久是“1”，长期是“2”，短期是“3”，第11-15位为件号。）。

（四）同步利用：在文件查阅时，利用者可以通过同一“档号”，检索到纸质和电子两种类型的同一文件。在提供利用时以电子文件利用为主，将可公开的电子文件在网上直接提供利用，另外还可通过刻录光盘或复制软盘提供利用。由于电子文件的真实性、凭证作用、法律效力尚未根本解决，因此在需要发挥档案凭证性作用时，可按照同一件号调阅纸质文件。

“四同步”管理模式可以充分利用文件管理的成果，提高了电子文件归档齐全完整程度，实现文档一体化；可以使纸质文件及其电子版本建立准确、可靠，即统一的标识关系；可以有效地发挥电子文件便于利用和资源共享的优势，又便于确保具有凭证依据作用的实体档案的安全，是电子文件法律效力尚不明确阶段档案整理的较好模式。通过“四同步”方法管理电子文件及纸质文件有利于对纸质文件及其电子版本进行一致性的核对，提高电子文件的有效性和完整性；有利于缩短文件管理的时间，消除纸质文件整理过程中不便利用的弊端；有利于避免文件管理时间过长容易造成归档材料丢失，使重要文件能够及时整理归档；有利于档案行政管理部门监督指导，从网络上检查文件材料归档的情况，提高工作效率。

三、初见成效

我们在开展电子文件归档整理的同时发现，不能仅要求各单位归档、整理、移交电子文件，还要让各单位充分感受到电子文件利用的好处，进而提高各单位实施电子文件归档的积极性，如果只给各单位档案人员压任务，要各单位增加投入而感受不到实惠，就很难全面推进电子文件归档的有效开展。为此，我们以电子文件资源共享为目标，并在信息共享方法上进行了研究探索，推动电子文件资源共享工作的全面开展。青岛市电子文件信息资源共享工作总体分三个部分。首先是建设数字档案室，利用局域网实现本单位电子文件信息共享，其次是建设青岛市数字文件中心，依托全市电子政务网实现面向全市各单位电子文件共享，第三是全面实现网络环境下的馆室一体化。

（一）依托数字档案室，解决电子文件在各单位内部利用问题。2004年，我们制发了《青岛市机关数字档案室建设标准》，在市直机关开始数字档案室建设。考虑到各单位不仅仅利用新形成的电子文件，以前纸质档案的利用率也比较高的特点，我们在数字档案室标准中提出“存量数字化，增量电子化”的要求，各单位不但要通过本单位局域网实现电子文件的收集、管理和利用，还要将室藏档案全部数字化，在局域网上同时提供利用，使本单位工作人员“自助式”查阅档案信息资源成为可能。目前，青岛市已经有30多家单位建成了数字档案室，实现了电子文件网络查询。实践证明，这种利用方式不但为各单位内部实现信息资源共享奠定了基础，而且为全市范围内的信息资源共享打好了基础。

（二）依托青岛市数字文件中心，实现全市机关电子文件信息资源共享。在全市数字档案室建设全面启动基础上，为进一步提高电子文件资源共享水平，2004年，青岛市档案局开始建设青岛市数字文件中心，借助青岛市电子政务信息网建立电子文件归档、管理、利用一体化的工作平台，实现全市各单位公开级电子文件的实时联网查询，在市直机关范围内开展电子文件信息资源共享。目前，各有关机关及其工作人员已逐步转变档案利用观念，从在机关内部四处找档案员查阅相关文件，变为即时利用青岛市政务信息网上的档案查询模块开展电子文件查阅，省时、省力、高效便捷。数字文件中心为各单位解决了文件查阅难题，实现了机关档案信息资源共享，在全市各单位引起很大反响

（三）依托网络环境下的馆室一体化建设，实现馆室档案资源共享。青岛市档案局与青岛市电子政务办公室联合印发了《关于印发网络环境下馆室一体化实施方案的通知》，本着先易后难，先机关后企业，全面参与，分层实施，分级管理的原则，指导相关单位着手“一体化”建设，逐步实现档案移交馆室一体化、档案管理馆室一体化、档案利用馆室一体化、档案监督工作一体化。

（作者单位：青岛市档案局266034）