浅谈如何加强铁路设计院科技档案管理

【摘要】铁路设计院在勘察设计过程中产生的科技档案是铁路工程建设的重要资料和宝贵财富，是下一步施工、监理等建设环节的重要依据，只有不断的加强铁路设计院的纸质文件和电子文件的收集、整理和归档工作，才能保证铁路科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用，更好的为铁路建设服务。

【关键词】铁路设计院；科技档案；纸质文件；电子文件；信息化建设

在国家大力发展国民经济的形势下，铁路建设迎来了前所未有的高峰，新建、改建、扩建等一大批重点项目频频开工，高速铁路、城际铁路等建设如火如荼，随之产生的铁路设计文件数量显著增加；与此同时，随着计算机在工程勘察设计过程中的广泛应用，产生了大量的电子文件，电子档案的信息化管理也迫在眉睫；然而，铁路行业档案管理工作的标准和规范没有及时的修改和调整，很多管理规则和标准不能满足当前形势的需要，再加上各铁路设计院多年来形成了自己的工作模式和特点，整个铁路行业的档案管理面临着越来越大的挑战。笔者结合自己档案管理工作过程中的经验，从纸质文件和电子文件两个方面，分析当前铁路设计院科技档案管理存在的问题，并提出了自己的一些想法和对策。

1.纸质文件归档存在问题及对策

1.1形成与归档

由于铁路工程项目投资大、工期长等特点，设计人员形成的各种说明书原稿、外业资料、互提资料、计算资料、会议记录等都长期散落在设计者个人手中，不能够及时的归档，有的保管不善最终丢失，极大的影响了铁路工程项目档案的系统性和完整性。

针对上述问题，档案管理部门和各设计部门要共同研究和制定科技文件材料的归档范围和保管期限表，对各专业形成的文件哪些需要归档、由哪个部门负责归档、归档时间、归档的保管期限和密级性等都要做出明确的规定，项目总体负责督促各专业负责人做好本专业科技文件材料的积累、立卷和归档工作，工程项目完成验收要与科技文件材料的归档验收同步进行，没有系统、完整归档的工程项目按没完成处理，对项目总体和专业负责人要追究责任，必要时进行经济处罚。

1.2整理与编目

由于铁路设计文件自身的特点，我认为最好是以“自然件”为单位进行保管，对每一张图纸、每一册文件、每一本资料进行整理和编目，不要对文件进行合订和分拆等加工处理，即按“件”管理不要按“卷”管理。这样做有几点好处。

1.2.1有利于保护档案自身安全

把文件装订成“卷”后，一般厚度增加，要对文件进行复印、扫描等操作时往往要把装订线拆开，长久下去，文件极易损坏；按“件”整编可以避免这一问题，从而减少对文件的损坏。

1.2.2有利于提供利用和保密

按“件”整编后，借阅人员只借阅需要的文件，不必整卷文件都借走，利用更加方便，同时也缩小了借阅和使用的范围，更有利于保密。

1.2.3有利于鉴定和销毁

一个铁路工程建设项目产生的设计文件，从设计阶段上分，一般包括预可行性研究、可行性研究、初步设计、施工图等阶段；从专业上分，一般包括线路、轨道、路基、站场、地质、桥涵、隧道、通信、信号、房屋、给排水、暖通、电力等专业。一个项目产生的文件具有系统性和成套性，归档时要保持技术上的内在联系，很多保管期限不同的文件会排列在一起。

如果按“卷”整编，鉴定销毁时要么需要把案卷拆开剔除作废文件后重新装订，要么只能允许没有价值的文件继续存在；而按“件”整编后，可以对每份文件标识保管期限，鉴定时可以有针对性的剔除作废文件，不受其他文件的影响，使鉴定和销毁工作更加准确和方便。

2.电子文件归档存在问题及对策

随着信息化的迅猛发展，计算机在铁路工程建设领域得到了广泛应用，电子文件大量产生，如何保证信息化时代铁路勘察设计的真实历史记录能够长期保存和有效利用，已成为铁路设计院所面临的一项紧迫而艰巨的任务，在实际工作中也产生了很多问题。

2.1现阶段铁路设计院电子文件归档存在问题

2.1.1电子文件归档时间延迟

电子文件归档时限原则上应与纸质文件相同，但是由于工作忙、工期长等种种原因，专册及总体没有及时收集整理电子文件，导致归档时间延迟。

2.1.2与相应的纸质文件不一致

由于归档时间拖延，收集和整理出来的电子文件很难与相应的纸质文件在版本、时间、内容上面保持一致性。

2.1.3电子文件名的命名不规范，档案管理人员要进行修改和整理，带来很多麻烦。

2.1.4归档交接目录和实际电子文件数目不一致。

2.1.5刻录光盘来保存电子文件，保存年限不长，安全性不高。

2.2针对以上问题，提出以下几点建议。

2.2.1电子文件与纸质文件一同流程，一同归档，不容许拖延。 由项目总体向各专业负责人通知项目电子文件归档的截止时限，各专业负责人收集和整理本专业需要归档的电子文件，形成“专业文件夹”，项目总体收集“专业文件夹”，整理后形成“项目文件夹”，确认本项目的电子文件完整、准确后填写移交表归档。

2.2.2档案管理部门负责监督、检查，不按要求整理的电子文件不接收。检查的内容和范围包括

应归档的电子文件是否按规定归档。

归档的电子文件是否按规定命名。

归档的正式电子文件（最终版本）是否与纸质档案相一致。

归档的电子文件是否规范，是否出现缺图，是否与移交表中的数量相符。

归档的电子文件是否经检测病毒、木马，是否引起电子文件不能读或丢失。

2.2.3档案部门接收合格的电子文件归档后，建议采用移动硬盘存储，定期检查，异地备份。

3.档案管理信息化展望

实际上，电子文件归档工作要想做好，必须与整个设计院的铁路勘测设计信息化建设相结合。只有实现计划作业流程控制、进度控制的自动化，实现设计文件审签流程自动化，实现各专业间互提资料电子化、标准化，各系统数据与档案管理系统互通，才能把电子文件的归档工作做好，真正提高电子文件归档工作的效率。

通过对其他勘察设计企业的调研，参考各企业在信息化建设方面的经验，结合铁路设计院档案管理的特点，现对档案信息化管理系统的组成和实现的功能分析如下。

3.1数据录入子系统

对于档案工作部门，其中一项非常重要的工作便是对各种类型的档案进行归档，包括录入完整的工程项目信息、案卷信息及文件信息，数据录入子系统就用来实现这一功能。

3.2收集整编子系统

在实际档案工作中，经常是首先收集零散文件，之后进行组卷归档。这一过程可以在整理编目子系统中完成。

3.3档案查询子系统

档案查询子系统主要是安装在终端机上，提供检索数据和浏览图纸等功能。

3.4权限设置子系统

为了保证档案数据以及整个系统的安全性，由权限设置子系统来保证实现整个系统的安全性。

3.5借阅管理子系统

它帮助管理员记录每次的借阅人姓名、借阅文件的有关信息、借阅时间以及设置借阅人的借阅期限、每个人最多借阅文件的个数，并判断每个借阅人是否有权借阅该文件等。

3.6鉴定与销毁管理系统

主要是设置和管理已归档文件的密级、保管期限以及到期文件的统计与销毁。

3.7统计报表子系统

它的功能主要是根据用户的要求选择打印数据和制定报表样式。

以上只是对档案信息化管理系统将要实现的功能的一些思考，要真正实现这些功能，还有很多的工作要做。信息化过程中会遇到很多问题，比如：数据量大、数据安全性、资金、人力物力等问题，但只要领导重视，全体职工共同努力，一定能克服困难，档案信息化管理系统完成后，一定能极大的提高科技档案工作的管理水平，更好的为勘察设计、生产经营提供服务。

4.结束语

铁路设计院科技档案，是铁路工程建设勘察设计过程的真实记录，是勘察设计人员劳动智慧的结晶，是铁路现代化建设的依据和必要条件，是国家宝贵的科学技术资源。我们只有从纸质文件管理和电子文件管理两个方面，不断的总结经验，跟上时代步伐，逐渐的完善、健全铁路设计院的科技档案工作，坚持集中统一的管理原则，才能保证铁路科技档案的系统与完整，更好的为铁路建设服务。■

【参考文献】

［１］阎玉荣.铁路建设项目工程电子档案的特点及管理.北京档案,2010（8）.

［２］陈英姿.浅谈科技档案的按件装订. 《科技档案》,2007，（3）.

［３］梁爱珍.浅析铁路工程项目档案管理工作中存在的问题及其对策.铁道建筑技术,2009（6）.